Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w dniu 17.11.2016 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie z siedzibą przy ul. Szpitalnej 15 (zw. dalej SOSWdDN) w zakresie ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy głównego księgowego. Ocena kontrolowanego zagadnienia i wnioski pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z kontroli z dnia 30.11.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy głównego księgowego nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie realizacji zapisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (zw. dalej k.p.), aktów wykonawczych oraz organizacji pracy, w szczególności:

• prowadzono indywidualną imienną ewidencję czasu pracy,
• sporządzano harmonogram godzin pracy pracowników administracji i obsługi,
• potwierdzanie obecności następowało poprzez złożenie podpisu na liście obecności,
• wyjścia służbowe oraz prywatne odnotowywane były w ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników,
• Dyrektor  SOSWdDN dokonywał kontroli obecności pracowników w pracy.

Kontrolę wszczęto na zlecenie Prezydenta Miasta Szczecin z dnia  16.11.2016 r.Kontrolą objęto ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy głównego księgowego od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 17 listopada 2016 r.W dniu 16 lutego 2008 r. Dyrektor SOSWdDN zawarł z główną księgową umowę o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy na ww. stanowisku. Do zakresu obowiązków głównej księgowej należało m.in.:

• prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
• prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami,
• analiza wykorzystania środków będących w dyspozycji jednostki,
• opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora, dotyczących zasad prowadzenia rachunkowości. 

Dla prawidłowego ustalenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń, związanych ze stosunkiem pracy prowadzone były imienne indywidualne papierowe Karty ewidencji czasu pracy.

W § 15 ust. 1 pkt 2 Regulamin pracy SOSWdDN wskazano że na stanowiskach administracyjnych praca rozpoczynała się o godzinie 7.30 i kończyła o 15.30. § 15 ust. 5 Regulaminu pracy przewidywał możliwość sporządzenia indywidualnego harmonogramu pracy na wskazany okres rozliczeniowy.

Potwierdzanie obecności w pracy pracowników administracji i obsługi SOSWdDN następowało na podstawie podpisu złożonego osobiście na imiennej liście obecności znajdującej się w sekretariacie jednostki.

Fakt wyjścia służbowego albo prywatnego pracownika SOSWdDN odnotowywany był w prowadzonej przez jednostkę ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników, zawierającej m.in. informację o: dacie, godzinie, celu oraz osobie powiadomionej o wyjściu służbowym albo prywatnym.

W dniach 21.09.2016 r., 30.09.2016 r. oraz 27.10.2016 r. na zlecenie Dyrektora SOSWdDN specjalista ds. kadrowych przeprowadziła kontrolę list obecności.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

Godziny pracy pracowników administracji i obsługi, w tym głównej księgowej były ustalane przez Dyrektora SOSWdDN pisemnie indywidualnie dla każdego pracownika w formie harmonogramu pracy na poszczególny okres rozliczeniowy. Harmonogram pracy ustalony dla głównej księgowej wskazywał godziny świadczenia pracy: w poniedziałki od 7.00 do 18.00, wtorki i środy od 7.00 do 14.00, czwartki od 7.00 do 15.00 oraz w piątki od 11.00 do 18.00.

Dla głównej księgowej w okresie objętym kontrolą prowadzone były miesięczne indywidualne Karty ewidencji czasu pracy, co wypełniało dyspozycję art. 149 § 1 k.p., według którego pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Karta ewidencji czasu pracy prowadzona była z zachowaniem warunków określonych w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem  pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej), według którego pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W okresie objętym kontrolą główna księgowa nie wykonywała pracy ponad obowiązujące normy czasu pracy, a także pracy ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy. W związku z powyższym, w okresie objętym kontrolą, według przedstawionej do kontroli imiennej listy płac, o której mowa w § 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,głównej księgowej nie było wypłacane wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kontroli poddano prawidłowość prowadzenia listy obecności we wrześniu 2016 r. oraz od dnia 1 listopada 2016 r. do dnia zakończenia kontroli. Wszystkie dni robocze (z wyjątkiem udzielonego w dniu 03 listopada 2016 r. urlopu okolicznościowego) zawierały podpis głównej księgowej napotwierdzenie obecności w pracy.

Kontroli poddano również prawidłowość prowadzenia ewidencji wyjść służbowych i prywatnych głównego księgowego. W okresie objętym kontrolą w ewidencji wskazano 20 wyjść głównego księgowego, w tym 15 wyjść służbowych (m.in. Urząd Miasta Szczecin, Powiatowy Urząd Pracy, Szkolenia z VAT, bank) oraz 5 wyjść prywatnych. W każdym przypadku wskazano godzinę oraz cel wyjścia, a także powiadamiano Dyrektora SOSWdDN. Według § 24 ust. 2 Regulaminu Pracy SOSWdDN Dyrektor mógł zwolnić pracownika na czas niezbędny dla załatwienia ważnych spraw rodzinnych lub osobistych, które nie mogą być załatwione poza godzinami pracy. Za czas zwolnienia pracownik zachowywał prawo do wynagrodzenia

II. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano