Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 01 września do 06 października 2006 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” w Szczecinie przy ul. Romera 21-29, zwanym dalej DPS w zakresie elementów gospodarki finansowo- księgowej za okres 2005 r. i I-szy kwartał 2006 r., dotyczących gospodarowania mieniem i ewidencji majątku, wynagrodzeń osobowych, w tym premii i nagród, realizacji zamówień publicznych, procedur związanych z likwidacją depozytów zmarłych podopiecznych DPS oraz zagadnień dot. wyżywienia i organizacji posiłków, regulowanych w Rozporządzeniu Ministra Polityki Społecznej z dnia 19.10.2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. Nr 217 poz. 1937).

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia     listopada 2006 r.  

            Dom Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” powstał z dniem 1 września 1983 r. na mocy decyzji Nr 63/Or/83 Wojewody Szczecińskiego z dnia 15 września 1983 r. Zgodnie z ww. decyzją przedmiotem działalności DPS  było sprawowanie opieki nad ludźmi starszymi i inwalidami, zapewnianie podstawowych potrzeb bytowych i opieki lekarsko - pielęgniarskiej oraz zaspokajanie potrzeb materialnych i kulturalno – oświatowych.

            DPS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. Podstawą gospodarki finansowej był plan dochodów i wydatków. Swoje wydatki realizował poprzez budżet Miasta, a uzyskane dochody odprowadzał do budżetu Miasta. W 2005 r. wydatki DPS wynosiły 5.706.418,90 zł, a w I-szym półroczu 2006 r. 2.778.214,00 zł.

            Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w niektórych kontrolowanych zagadnieniach dotyczących działalności DPS.

            Kontrola stwierdziła, że dyrektor nie wprowadziła pisemnych procedur kontroli wewnętrznej, dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem  mieniem, mimo iż obowiązek ten wynikał z art. 35a ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (jt. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej ustawą o finansach publicznych, (obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. – o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Przepis ten zobowiązuje kierownika jednostki do zapewnienia przestrzegania i ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej, obejmujących: przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli finansowej.

Dopiero w trakcie kontroli, Zarządzeniem Dyrektora DPS nr 25/06/0120 z dnia 01.09.2006 r., wprowadzone zostały procedury kontroli finansowej.

            Podczas kontroli dokumentacji dotyczącej stosowanych zasad (polityki) rachunkowości stwierdzono brak opisu programu komputerowego stosowanego przy prowadzeniu gospodarki magazynowej. Ponadto stwierdzono, że w Zakładowym Planie Kont nie było opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dotyczących konta 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, ujętego w wykazie kont syntetycznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej ustawą o rachunkowości) jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in.: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania. Wg art. 10 ust.  ustawy o rachunkowości, za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację dokumentacji, o której mowa powyżej odpowiada kierownik jednostki.

            W trakcie trwania kontroli Zakładowy Plan Kont uzupełniony został o zasady funkcjonowania konta 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” oraz Zarządzeniem Dyrektora DPS nr 31/06/0120 z dnia 26.09.2006 r. w sprawie zmian w zasadach prowadzenia rachunkowości, wprowadzono opis systemu przetwarzania danych dotyczący ewidencji gospodarką magazynową.

            Kontrola wykazała, że w aktach osobowych głównej księgowej znajdował się niezaktualizowany zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności głównego księgowego oparty na prawach i obowiązkach głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, „określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 listopada 1997 r. (Dz. U. z dnia 28 listopada 1997 r.)”. Natomiast obowiązki i odpowiedzialność głównego księgowego określał art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a obecnie art. 45 ust. 1 (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W trakcie kontroli sporządzono aktualny szczegółowy zakres czynności głównego księgowego.

            Kontrola wykazała nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w dokumentacji dwóch przeprowadzonych w 2005 r. postępowań o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, dotyczących modernizacji pomieszczeń i termoizolacji dachu, znajdowały się Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia nie podpisane przez kierownika jednostki. Było to niezgodne z obowiązującym w DPS regulaminem pracy komisji przetargowej. Według rozdziału I ust. 3 ww. regulaminu, komisja przygotowując i przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną m.in. projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W regulaminie pracy komisji przetargowej   powoływano się ponadto na nieaktualne przepisy dotyczące zamówień publicznych, a mianowicie na ustawę z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych z aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz Uchwałę Zarządu Miasta Szczecina w sprawie zasad wykonywania w Gminie Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych. W badanym okresie obowiązujące przepisy w tym zakresie stanowiły: ustawa z dnia 29.01.2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U Nr 19, poz. 177 ze zm.), zwaną dalej Ustawą – Prawo Zamówień Publicznych oraz Zarządzenie nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego. Natomiast zgodnie z § 7 ust. 6 załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r., organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określał regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki. 

            W dokumentacji przetargu dotyczącego termoizolacji dachu, stwierdzono ponadto brak zawiadomienia do Wykonawcy o wybraniu jego oferty, mimo że obowiązek taki wynikał z art. 92 ustawy – Prawo Zamówień Publicznych w brzmieniu obowiązującym przed 25.05.2006 r., wg którego o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę.

            Kontrolujący mieli również uwagi do zasadności podpisanego przez dyrektora aneksu nr 1 do umowy nr 3/ZP/AG/05 na remont IV piętra bloku „B” DPS, dotyczącego przedłużenia terminu zakończenia robót ze względu na fakt choroby trzech pracowników Wykonawcy i odstąpienia od naliczania kar umownych z tego tytułu. Według § 2 ww. umowy termin wykonania prac wynosił 60 dni kalendarzowych począwszy od dnia podpisania umowy (01.07.2005 r.). Natomiast według aneksu termin zakończenia prac ustalono na 23.09.2005r.

            Wątpliwości kontroli odnosiły się ponadto do terminu rozpoczęcia postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawę środków czystości. Stwierdzono bowiem, że ogłoszono przetarg o udzielenie zamówienia w miesiącu wrześniu 2006 r., mimo że wcześniejsza umowa nr 1/ZP/AG/05 z 25.05.2005 r. na dostawę tych artykułów obowiązywała tylko do  31.05.2006 r.

            Kontrola 14 faktur dotyczących zakupów środków trwałych oraz wyposażenia na kwotę powyżej 3000 zł wykazała, iż dokonywane były one na podstawie analizy rynku udokumentowanej sporządzeniem notatki służbowej. Stwierdzono jednak  dwa przypadki, w których wystąpiły uchybienia. W pierwszym przypadku nie wskazano kursu euro (zakup drzwi przeciwpożarowych), w drugim zaś zabrakło  pisemnych ofert dostawców (zakup zestawu komputerowego). Było to niezgodne z § 9 ust. 4 pkt 1 i 2 wyżej cyt. zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania ustawy prawo zamówień publicznych, który stanowił, że przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców; udzielając zamówienia każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

            Podczas kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że obowiązujący regulamin wynagradzania nie zawierał informacji o tworzeniu funduszu nagród i sposobu jego rozdysponowywania. Według art. 77² § 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, w którym pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. Stwierdzono ponadto dużą dysproporcję w wysokości przyznanych nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego tj. 84,89 % pracowników DPS otrzymało nagrodę w wysokości do 200 zł, przy czym wysokość najwyższej przyznanej nagrody wynosiła 3000 zł. Brak opracowania regulaminu przyznawania nagród może powodować powstawanie wątpliwości co do bezstronności przy ich podziale.

            Podczas kontroli dokumentów księgowych wykazano ponadto nieprawidłowości związane z poprawianiem błędów na dowodach wewnętrznych. Stwierdzono bowiem, że w wykazach pracowników do premii za listopad (1 z 9-ciu), do premii dodatkowej (5 z 9-ciu), do nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego (6 z 9-ciu) błędy poprawiane były za pomocą korektora, a w kartotekach magazynowych nie utrzymywano czytelności poprawianych liczb i nie podpisywano wprowadzonych poprawek. Niezgodne było to z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej oraz nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

            Kontrola wykazała również brak uregulowania zasad korzystania pracowników DPS z posiłków. Stwierdzono bowiem, że pracownicy korzystający z tych posiłków pokrywali jedynie koszty zużycia surowców, bez uwzględnienia narzutu kosztów pośrednich (np. zużycie mediów).

            Na podstawie prowadzonej ewidencji na kontach depozytowych pensjonariuszy, stwierdzono, że według stanu na 30.06.2006 r., na ogólną kwotę 121.729,57 zł, depozyty po zmarłych pensjonariuszach wynosiły 45.170,88 tj. 37,1 %. Podjęte przez DPS w latach 2000-2001 działania w zakresie likwidacji nie podjętych depozytów nie dały konkretnych rezultatów. Wyrokiem z dnia 16 marca 2004 r. Trybunał Konstytucyjny orzekł ponadto, że rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 marca 1971 r. w sprawie orzekania o przejściu depozytów na własność Państwa jest niezgodne z Konstytucją (Dz. U. Nr 51, poz. 514).
W związku z powyższym do momentu wejścia w życie nowych aktów prawnych, sprawa likwidacji depozytów po zmarłych pozostaje nierozwiązana. W chwili obecnej depozyty mogą być likwidowane jedynie na podstawie postanowień sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Kontrola stwierdziła, iż w 2005 r. dokonano likwidacji jednego depozytu na powyższych zasadach.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono Pani Dyrektor:

 

1.      Bieżące wprowadzanie zmian w zasadach prowadzonej polityki rachunkowości w oparciu o aktualizowane przepisy w zakresie rachunkowości i finansów publicznych.

2.      Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji oraz zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 07.07.2006 r, w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.

3.      Ujęcie w regulaminie wynagradzania wszystkich składników wynagrodzenia za pracę oraz rozważenie możliwości opracowania zasad przyznawania tych składników  (nagród). 

4.      Nanoszenie poprawek na dowodach wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

5.      Ustalenie zasad korzystania z posiłków przez pracowników DPS.

6.      Uzyskanie pisemnej informacji od właściwego Urzędu Skarbowego o trybie postępowania w zakresie likwidacji nie podjętych depozytów oraz monitorowanie stanu prawnego w tym zakresie.