Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 28.09.-3.10.2006 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym Nr 1 ul. Policka 3 w Szczecinie (zwanym dalej SOSW) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.10.2006 r.  

            W toku kontroli ustalono, że mimo opracowania przez Dyrektor SOSW w formie Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora SOSW z dn. 26 listopada 2003 r. – dokumentacji opisującej procedury kontroli finansowej w Ośrodku – nie wydano stosowanego Zarządzenia. Było to niezgodne z art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm. – zwaną dalej uof), obecnie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm. – zwaną dalej uofp), wg którego kierownik jednostki, zobowiązany był do ustalenia w formie pisemnej ww. procedur. Forma pisemna obejmuje bowiem ustalenie zarówno samych procedur jak i udokumentowanie wprowadzenia ich do stosowania przez pracowników jednostki.

            Kontrola wykazała podobne nieprawidłowości związane z prowadzoną przez  Dyrektor w SOSW dokumentacją opisującą zasady (politykę) rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że jednostka posiadała jedynie załączniki do zarządzeń, a ślad                 o wprowadzających je w życie zarządzeniach znajdował się jedynie w prowadzonej przez  Dyrektor Księdze Zarządzeń.

Dotyczyło to następujących załączników:

- Załącznik do Zarządzenia Nr 6 Dyrektora SOSW z dnia 5.01.2002 r.  w sprawie Zakładowego Planu Kont,

- Załącznik do Zarządzenia Nr 7 Dyrektora SOSW z dnia 2.11.2002 r. w sprawie instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

- Załącznik do Zarządzenia Nr 8 Dyrektora SOSW z dnia 3.11.2002 r. dotyczący instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

            Dodatkowo w SOSW znajdowało się Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej, na którym nie odnotowano daty wprowadzenia oraz nie nadano numeru. Powyższe zarządzenie nie zostało wpisane do Księgi Zarządzeń. Do zarządzenia tego dołączona była instrukcja inwentaryzacyjna, która została przez  Dyrektor zatwierdzona, ale nie posiadała daty jej wejścia w życie. Powyższe świadczyło o uchybieniach ze strony kierownika jednostki, którego obowiązkiem zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwaną dalej uor, jest ustalanie w formie pisemnej i aktualizowanie zasad (polityki) rachunkowości.

            W trakcie kontroli stwierdzono, że kategorie zaszeregowania 2. spośród 3. kontrolowanych pracowników w 2005 r. w SOSW, nie pokrywały się z tabelami miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego dołączonymi do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego dla pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin, zawartego w dniu 8.01.1997 r. w Szczecinie i Protokołu dodatkowego Nr 1 z dnia 2.07.1999 r. do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy.

Dotyczyło to następujących osób:

- głównej księgowej, która w miesiącach styczeń-czerwiec 2005 r. otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze wg XVIII grupy zaszeregowania w wysokości 1.570 zł, a wg tabeli zaszeregowania XVIII gr. mieściła się w granicach: 1.510 zł – 1.562 zł.
W związku z powyższym pracownik otrzymał łącznie 48 zł więcej (za okres styczeń-czerwiec 2005 r.) niż przewidywała kategoria zaszeregowania.  
– konserwatora, gdzie w miesiącu grudniu 2005 r. uzyskał wynagrodzenie zasadnicze XI gr. zaszeregowania w wysokości 698,5 zł (1/2 etatu), a wg tabeli zaszeregowania XI gr. mieściła się w granicach; 1235 zł – 1287 zł (cały etat), co w przeliczeniu na ½ etatu dawało kwotę 617,5 zł – 643,5 zł, przekraczając tym samym określoną kategorię zaszeregowania w miesiącu grudniu o 55 zł.

                Kontrola wykazała, że wszystkie badane faktury (6 faktur) sprawdzane były pod względem formalno-rachunkowym przez Dyrektor jednostki, a według Załącznika instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych z dn. 2.11.2002 do Zarządzenia Nr 7 Dyrektora SOSW : „kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez Głównego Księgowego lub przez upoważnionego przez niego pracownika księgowości”, w Zarządzeniu Nr 9/2002 Dyrektora SOSW do instrukcji obiegu dokumentów z dnia 4.11.2002 r., wskazano ponadto, że osobą upoważnioną do podpisywania dokumentów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym jest główny księgowy.  

               Kontrola stwierdziła, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w  art. 35 ust. 2 uof (obecnie art. 45 ust. 2 uofp) dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli ustalono, że Dyrektor jednostki nie wywiązała się  z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje nie były sporządzane w 2005 r., jednak od 2006 r. zaczęto je sporządzać i przesyłać do wydziału nadzorującego.

            W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SOSW:

1.      Uzupełnienie przez Dyrektor SOSW stosownymi Zarządzeniami dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z art. 10 uor.

2.  Przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących wynagradzania pracowników w SOSW, związanych z obowiązującymi kategoriami zaszeregowania pracowników nie będących nauczycielami.

3.      Dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej przez osoby wskazane w instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz instrukcji obiegu dokumentów w SOSW.