Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 25 stycznia 2006 r. do 23 lutego 2006 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień w Szczecinie (zw. MIW) w zakresie stanu gospodarki finansowo – księgowej za 2005 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w  wystąpieniu pokontrolnym z dnia  22 marca 2006 r.  

        Do podstawowych zadań MIW należy izolowanie osób w stanie nietrzeźwości, sprawowanie nad nimi opieki, zapewnienie im odpowiednich warunków pozwalających na bezpieczne trzeźwienie i powrót do normalnego stanu fizycznego i psychicznego. Działalność jest finansowana z budżetu Miasta. Podstawą gospodarki finansowej jest plan dochodów i wydatków. Swoje wydatki realizuje poprzez budżet Miasta, a uzyskane dochody odprowadza do budżetu Miasta. 

        W badanym okresie MIW osiągnęła dochody (otrzymane i odprowadzone) w wysokości 325.512,93 zł a wydatki wynosiły kwotę 1.048.942,34 zł, z czego kwota 995.642,34 zł ujęta była w rozdziale 85158 – izby wytrzeźwień i kwota 53.300 zł w rozdziale 85154 – przeciwdziałanie alkoholizmowi.

Największą pozycją w wydatkach MIW stanowiły wynagrodzenia wraz z pochodnymi i wynosiły kwotę 702.638,18 zł, tj. 67 % ogółu wydatków.

        Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w niektórych kontrolowanych zagadnieniach dotyczących działalności MIW.

Dochody w wysokości 325.512,93 zł stanowiły kwotę należności otrzymanych w 2005 r. i pochodzących z opłat za pobyt w izbie wytrzeźwień w 2005 r., jak również z lat poprzednich. Według ewidencji osób doprowadzonych do izby wytrzeźwień suma należności za 2005 r. wynosiła 599.500,00 zł (2.398 osób), a łączna kwota należności z całego okresu działalności Izby wzrosła na koniec 2005 r. z kwoty 2.101.069,64 zł do kwoty 2.412.576,65 zł. Przyczyną takiego stanu były przedłużające się dyskusje kto miał zajmować się egzekucją należności, gdyż na początku 2005 r. wg statutu MIW egzekucją miało zajmować się Biuro Egzekucji Administracyjnej. W zmienionym, uchwałą Rady Miasta Szczecina z dnia 27.09.05 r., statucie MIW nie wskazano jednostki odpowiedzialnej za prowadzenie egzekucji. 
        W miesiącu lipcu Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej zdecydował, że egzekucją zajmuje się MIW. Nie opracowano jednak pisemnych procedur dotyczących windykacji tego rodzaju należności, a w szczególności w zakresie prowadzonej dokumentacji z uwzględnieniem terminów ich sporządzania.  

        Kontrola prowadzonej dokumentacji związanej z postępowaniem w celu wyegzekwowania tych należności wykazała duże opóźnienia, stwierdzono bowiem, że za 10 niezapłaconych rachunków za pobyt w izbie z okresu 21-23.10.05 r. z tytułami wykonawczymi do Urzędów Skarbowych wystąpiono dopiero w dniach 17-18.01.2006 r. natomiast na 2 rachunki z dnia 31.12.2005 r. tytuły do US przekazano 01.02.2006 r.

      Kontrola stwierdziła, że nie zaktualizował Pan polityki rachunkowości, w tym  instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, w której powołano się na nieaktualne w chwili obecnej przepisy, między innymi takie jak rozp. RM z dnia 02.05.1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych, rozp. Min. Fin. z dnia 1.08.1995 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych oraz uchwały Rady Miejskiej z 1993 r. i 1995 r. w sprawie działania i statutu MIW. Natomiast w przedstawionym zakładowym planie kont w zespole 4 nie wykazano stosowanych kont analitycznych, a zgodnie z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a wg art. 10 ust. 2 ww. ustawy dokumentację, o której mowa powyżej, ustala w formie pisemneji aktualizuje kierownik jednostki.

        W wyniku kontroli zagadnienia dotyczącego wynagrodzeń stwierdzono, że wprowadzony przez dyrektora zarządzeniem Nr 4/2005 z dnia 03.06.05 r. Regulamin wynagradzania określający zasady wynagradzania za pracę oraz pozostałe świadczenia związane z pracą i warunki ich przyznawania pracownikom zatrudnionym w MIW z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2005 r. był przyczyną powstania szeregu nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzenia. Stwierdzono bowiem, że w jednym przypadku (głównej księgowej) nie naliczano od 01.06.05 r., przysługującej zgodnie z regulaminem premiowania, premii regulaminowej a przy naliczaniu wyrównania za okres od stycznia do maja 2005 r. nie uwzględniono zwiększonej podstawy i nie naliczono zwiększenia z tego tytułu  premii. Ponadto w czterech przypadkach stwierdzono przy naliczaniu wyrównania za okres od stycznia do maja 2005 r. potrącanie wcześniej naliczonego i wypłaconego dodatku utrudnieniowego a wynikającego z zawartej umowy o pracę bądź decyzji o jego wypłacanie. Według art. 91 § 1 Kodeksu Pracy „należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Nie dokonano wypowiedzenia warunków płacowych w zawartych umowach ani nie zawarto w tej sprawie porozumień z pracownikami. Porozumienia takie z pracownikami zawarte zostały dopiero pod koniec 2005 r. z mocą obowiązującą od 01.06.05 r.

        Kontrola wykazała, że w wyniku zawartej dniu 01 października 2005 r. umowy z Polskim Komitetem Pomocy Społecznej w Szczecinie na nieodpłatne użyczenie 7. pokoi i dwóch pomieszczeń sanitarnych o łącznej powierzchni 192,3 m² usytuowanej na I piętrze budynku Izby przy ul. Gen. Dąbrowskiego 22/24 oraz pomieszczeń po byłej noclegowni z salą ogólną oraz dwoma pomieszczeniami sanitarnymi o łącznej powierzchni 55,2 m² na parterze ww. budynku, ustalono że PKPS ponosić będzie opłaty związane z eksploatacją przedmiotu użyczenia tj. energią elektryczną, cieplną oraz wodą – wg wskazań podliczników i zgodnie z wystawionymi na rzecz PKPS fakturami. Z tytułu obciążeń za media MIW otrzymała  dochody w łącznej wysokości 3.272,23 zł, których nie księgowano na koncie dochodowym , a o otrzymaną kwotę pomniejszone zostały wydatki w paragrafie 4260 dotyczącym zakupu energii. Działanie takie było niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014, ze zm.), który stanowił, że jednostki budżetowe są to takie jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

        Przeprowadzona kontrola postępowania o udzielenie zamówienia przez MIW, którego przedmiotem był przetarg na wykonanie remontu pomieszczeń dla potrzeb biurowych MIW o powierzchni 112 m² o wartości 57.262 zł netto, wykazała uchybienia w prowadzonej dokumentacji. W aktach nie było pisma skierowanego do firmy GÓRSTAL, w którym poinformowano o wynikach przeprowadzonego przetargu na remont pomieszczeń dla potrzeb biurowych MIW, znajdowało się natomiast pismo, przesłane faksem, podpisane przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej zawierające dane z posiedzenia jawnego Komisji. Poinformowano firmę GÓRSTAL  o kwocie jaką zamawiający przeznacza na wykonanie remontu (57.262 zł netto) oraz że wpłynęły dwie oferty jego na kwotę 61.046,83 zł netto i Zakładu Ogólnobudowlanego Irena Pietura na kwotę 56.827,78 zł. Nie było także pisma informującego firmę, która przetarg wygrała. Natomiast art. 92 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, ze zm.) stanowił, że „o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia...”, a art. 9 cyt. ustawy, że „postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej”.

        Stwierdzono ponadto, że w dniu 15.09.05 r. MIW zleciła dla Zakładu Ogólnobudowlanego I. Pietura Stargard Szczeciński wykonanie remontu: pomieszczenia socjalnego dla kobiet, pomieszczenia dyżurki i pokoju „policyjnego i ubikacji i natrysku za kwotę 6.300 zł brutto za wykonanie robót w oparciu o kosztorys ofertowy. Wyboru Wykonawcy dokonano bez sporządzenia notatki służbowej, w której udokumentowany został fakt dokonania analizy rynku, do jakiej zobowiązywało zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r, w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, udzielając zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, zamawiający musi przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego, analiza rynku polega na zebraniu ofert od minimum dwóch wykonawców.

        Kontrola wydatków dotyczących zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych za okres maj-lipiec 2005 r. wykazała, że mimo ustaleń w zawartej z główną księgową umowie, że rozliczenia z tytułu przyznanego ryczałtu dokonywano będą zgodnie z przepisami wynikającymi z Rozporządzeniu Min. Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271, ze zm.), stwierdzono pewne rozbieżności, a mianowicie za każdy dzień nieobecności w pracy potrącano w maju 1/20 (niedopłata 14,88 zł) , w czerwcu nie potracono za czas podróży służbowej (nadpłata 22,56 zł) a w lipcu 1/21 (niedopłata 0,60 zł). Według wyżej cyt. Rozporządzenia Min. Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy należność zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą. 

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Uaktualnienie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości MIW z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy o rachunkowości, ze szczególnym uwzględnieniu zakładowego planu kont.

2.      Opracowanie pisemnych procedur dotyczących windykacji należności z tytułu pobytu w izbie wytrzeźwień, a w szczególności w zakresie prowadzonej dokumentacji z uwzględnieniem terminów ich sporządzania.

3.      Rozliczanie się z budżetem miasta z tytułu uzyskiwanych dochodów  zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4.      Przestrzeganie obowiązującego regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników MIW, w szczególności w zakresie zmian warunków płacowych zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Wypłacić należne wynagrodzenie zgodnie z przepisami w tym zakresie.

5.      Dokonywanie rozliczenia przyznanego ryczałtu na przejazdy lokalne prywatnym samochodem do celów służbowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Ponownie przeliczyć dokonane rozliczenia za okresy w których wystąpiły z różnych przyczyn nieobecności.   

6.      Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji oraz zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r, w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, przy udzielaniu  zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.