Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 22.06.2006 r. do 07.07.2006 r. przeprowadził w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ), Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM) oraz Zakładzie Usług  Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej ZUK) kontrolę w zakresie realizacji zadań dotyczących utrzymania zieleni miejskiej za okres od 2003 r. do chwili obecnej (ze szczególnym uwzględnieniem zadań WGKiOŚ z zakresu nadzoru).

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 29 sierpnia 2006 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 września 2006 r.

             Utrzymaniem terenów zieleni miejskiej do 31.03.2006 r. zajmował się ZUK w Szczecinie. Zakresem swych prac obejmował zieleń w parkach, na terenach cmentarzy komunalnych oraz zieleń w pasach drogowych. Od 01.04.2006 r. tereny zieleni w pasach drogowych utrzymywał i administrował ZDiTM z wyłączeniem zieleńców i skwerów należących do zieleni w pasach drogowych, które pielęgnował ZUK. Nadzór nad utrzymaniem zieleni sprawował – zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UM – Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM. Ww. Wydział Urzędu zajmował się ponadto konserwacją drzew pomnikowych oraz przeprowadzeniem zabiegów leczniczych i pielęgnacyjnych na pomnikach przyrody.

            W badanym zakresie ustalono, że postępowanie dotyczące udzielenia zamówienia na utrzymanie zieleni miejskiej w 2006 r. (w tym  koszenie trawy) rozpoczęto zbyt późno (w ZUK – 07.04.2006 r., a w ZDiTM – 02.06.2006 r.), wskutek czego do dnia 19.06.2006 r. ZDiTM nie wyłonił wykonawcy, a zadanie realizowane było od 18.04.2006 r. do 27.06.2006 r. w ramach robót publicznych oraz na podstawie umowy zawartej w dniu 25.05.2006 r. (tylko na wykoszenie 27,98 ha spośród 193,86 ha) w wyniku przeprowadzonej analizy rynku, co mogło mieć wpływ na uchybienia dot. koszenia trawy w Mieście. Ustalono, że przyczyną powyższego były - trwające aż 8 miesięcy (w okresie od sierpnia 2005 r. do marca 2006 r.) - ustalenia pomiędzy ZUK i ZDiTM a WGKiOŚ co do jednostki, która powinna sprawować opiekę nad terenami zieleni w pasach drogowych, pomimo że opinia prawna radcy prawnego UM wydana w dniu 30 czerwca 2005 r. jednoznacznie wskazywała na ZDiTM. Zgodnie z tą opinią WGKiOŚ przyjął stanowisko, że  całość utrzymania pasa drogowego w tym także zieleni spoczywa na zarządzie drogi (ZDiTM), o czym poinformował ZUK pismem z dnia 30.06.2006 r. oraz ZDiTM pismem z dnia 24.08.2006 r. Wpływ na powyższe miała także trzykrotna zmiana stanowiska ZDiTM w sprawie utrzymania zieleni w pasie drogowym. Pismem z dnia 19.09.2005 r. dyrektor ZDiTM poinformował WGKiOŚ, że ZDiTM jako główna jednostka zarządzająca będzie się posiłkować firmą (ZUK) mającą większe doświadczenie w zakresie gospodarowania zielenią. Natomiast pismem z dnia 03.02.2006 r. dyrektor ZDiTM zawiadomił WGKiOŚ, że ze względu na jasność w sferze zarządzania terenami zielonymi w pasach drogowych, wskazane było, aby całość przedmiotowych obszarów przejął ZDiTM. Z kolei w dniu 14.02.2006 r. dyrektor ZDiTM poinformował WGKiOŚ, że ZDiTM będzie wykonywać pielęgnację drzewostanu i trawników, a ZUK pozostałe prace w zakresie utrzymania zieleni w pasie drogowym. Decyzją Zastępcy Prezydenta Miasta właściwego ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska z dnia 06.03.2006 r. ustalono ostatecznie, że ZUK od 01.04.2006 r. do dnia zakończenia kontroli będzie zajmował się utrzymaniem jedynie placów i skwerów znajdujących się w pasie drogowym.

            Nie stwierdzono – poza jednym przypadkiem – nieprawidłowości w postępowaniach (pod kątem przestrzegania postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 162/04) WGIOŚ w wyniku których zawarto 23 umowy dotyczące głównie konserwacji i pielęgnacji pomników przyrody na łączną kwotę 167.300,75 zł. Dwanaście spośród ww. umów zawartych było na kwoty poniżej 3.000 zł (nie objęte ustawą prawo zamówień publicznych ani Zarządzeniem 162/04). Pozostałe jedenaście umów do wartości 6.000 euro poprzedzało rozeznanie rynku, potwierdzone notatką służbową, zgodnie z § 9 ust. 4 Zarządzenia Nr 162/04. Oferty skierowano każdorazowo od 3 do 7 wykonawców, (wg zarządzenia należy skierować do minimum dwóch), w tym: do Agroserwis – 22, Ekoserwis – 20, Ekoos – 19, Bratniak – 14, Ekobud – 10, Sial – 8, do pozostałych wykonawców po jednym razie. Powyższe mimo, że nie narusza przepisów prawa wewnętrznego ani powszechnie obowiązującego, stwarza ryzyko negatywnej oceny - np. ze strony wykonawców, do których nie skierowano zapytania – dot. preferowania określonych firm. Według kierownika Referatu Ochrony Środowiska UM zapytania w przypadku pielęgnacji i konserwacji pomników przyrody kierowano do firm, które dysponowały odpowiednimi uprawnieniami do pracy na tych obiektach, a w przypadku pozostałych prac zapytanie kierowano do minimum trzech oferentów, co stanowiło szansę uzyskania dwóch ważnych ofert i wyłonienia wykonawcy.

            Uwagi kontroli dotyczyły natomiast umowy Nr WGKiOŚ 88/2006 sporządzonej do podpisu Zastępcy Prezydenta Miasta właściwego ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska przez zastępcę dyrektora WGKiOŚ. Ustalono bowiem, że ww. umowa z dnia 08.06.2006 r. z Przedsiębiorstwem Usług Agrotechnicznych „Agroserwis” została zawarta na wykoszenie i utylizację trawy w pasie drogowym o powierzchni 15,27 ha za kwotę 27.111 zł. Kompetencje do zawierania umów na powyższe zadanie miał wyłącznie zarząd drogi (ZDiTM) powołany na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o drogach publicznych.

            Przy przeprowadzaniu przez WGKiOŚ postępowania na  udzielenie zamówienia dotyczącego wykoszenia trawy, kierownik Referatu Ochrony Środowiska WGKiOŚ nie skierowała zapytania o cenę do firmy SIAL, która niejednokrotnie oferowała najniższą cenę za tego typu usługi (wykonawca wybrany w 2006 r. w drodze przetargu przez ZUK, a także przez ZDiTM), co naruszyło postanowienia art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane między innymi w sposób oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Powyższe było też niezgodne z treścią przepisu § 9 ust. 4 Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 162/04 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, według którego udzielając zamówienia należy kierować się zasadą gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych. Wykonawca wybrany w tym postępowaniu - Przedsiębiorstwo Usług Agrotechnicznych „Agroserwis” zaoferował cenę 1.775,44 zł brutto za wykoszenie i utylizacje jednego hektara trawy, podczas gdy ZDiTM udzielił w dniu 25.05.2006 r. zamówienia firmie SIAL, która  zaproponowała cenę 927,00 zł za  wykoszenie i utylizacje jednego hektara trawy. Skutkiem powyższego mogło być wydatkowanie kwoty o około 12.955,71 zł wyższej za wykoszenie i utylizację trawy na 15,27 hektarach. Według wyjaśnień zastępcy dyrektora WGKiOŚ – odpowiedzialnego m.in. za nadzór nad ochroną i rozwojem zieleni miejskiej, WGKiOŚ wysłał ofertę zgodnie z Ustawą do 5 wykonawców, którzy gwarantowali właściwe wykonanie zamówienia i mogli natychmiast rozpocząć prace, natomiast SIAL pielęgnował już zieleń na cmentarzach, części pasach drogowych oraz zieleńcach na podstawie umowy z ZUK. Zdaniem kontroli nie można przesądzać o możliwościach organizacyjnych wykonawców bez uzyskania ich stanowiska w sprawie uczestnictwa w postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego.

            Według informacji udzielonej przez firmę SIAL, w dniu 08.06.2006 r. posiadała zdolności organizacyjne umożliwiające przystąpienie do natychmiastowej realizacji tej usługi, w identycznej cenie w jakiej wykonano zadanie dla ZDiTM.

            Z powyższego zamówienia nie sporządzono ponadto notatki służbowej odnośnie przeprowadzonej analizy rynku, w tym informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, co naruszyło postanowienia przepis § 9 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina.

            Kontrola wykazała, że w ramach nadzoru oraz procedury uzgadniania SIWZ pod kątem merytorycznym (§ 8 ust. 1 pkt 5 zarz. Nr 162/04) WGKiOŚ zgłosił uwagi do sporządzonego przez ZUK projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dotyczącej pielęgnacji i utrzymania terenów zieleni w Szczecinie. Zastępca dyrektora WGKiOŚ z inicjatywy Zastępcy Prezydenta Miasta właściwego ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska oraz Komisji ds. Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Mienia proponował umieścić w SIWZ zapisy na podstawie których dany oferent miałby ograniczoną liczbę rejonów, na które mógłby składać ofertę np. przy zachowaniu 4 rejonów wykonawca mógłby złożyć ofertę tylko na 2 rejony. W ocenie kontroli taki zapis spowodowałby ograniczenie wykonawców biorących udział w przetargu, co byłoby niekorzystne dla zamawiającego.

 

Prezydent zalecił, aby:

1.            Przestrzegać zakazu zawierania umów należących do kompetencji zarządu drogi (ZDiTM).

2.            Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać zasady gospodarności wydatkowania środków finansowych oraz sporządzać notatkę służbową z analizy rynku zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro zgodnie z Zarządzeniem 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin.

3.            W celu wyeliminowania ryzyka negatywnej oceny dotyczącej preferowania określonych firm, rozważyć możliwość zapraszania do składania ofert wszystkich wyspecjalizowanych wykonawców mogących zagwarantować właściwe wykonanie zamówienia.