Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 31.05.-06.06.2006 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno -Pedagogicznej Nr 3 w Szczecinie ul. E. Plater 86 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2006 r.  

        Kontrola wykazała uchybienia polegające głównie na nieprzestrzeganiu niektórych postanowień ustawy o rachunkowości dotyczących kompletności dowodów księgowych. Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości dotyczących dokumentacji i zasad polityki rachunkowości. W/w zasady rachunkowości zawierały na ogół elementy określone w art. 10  ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Na globalny plan kont nie naniesiono jedynie konta nr 132 - rachunek dochodów własnych, mimo wprowadzonego aneksu w sprawie zmiany planu kont. Obowiązek aktualizowania ww. dokumentacji spoczywa, wg art. 10 ust. 2 uor, na  Dyrektor PPP Nr 3 jako kierowniku jednostki.

        Opracowano ponadto procedury kontroli finansowej, dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury te spełniały wymogi art. 35 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych  (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

        Kontrola wykazała jednak pewne uchybienie formalne w dokumentacji dotyczącej wydatków PPP Nr 3 za 2005 r. w § 4210, 4260, 4270 i 4300 - łącznie 30. faktur na kwotę 57.952,76 zł, (tj. 5,73% ogólnych wydatków budżetowych). Na 2. dokumentach
na kwoty 5.228,92 zł i 2.548,39 zł nie było podpisu Dyrektor PPP Nr 3, mimo że według instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w PPP Nr 3 Dyrektor była osobą odpowiedzialną za kontrolę merytoryczną dokumentów. Stwierdzono również, że 6 faktur na łączną kwotę 4055,97 zł nie zawierało dekretacji, a pozostała część dekretowanych faktur (24 z 30. faktur - 80% skontrolowanych dowodów) nie posiadała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in.: stwierdzenie sprawdzenia dowodu i podpis osoby odpowiedzialnej.

Ustalono ponadto, że na 1. spośród 30. skontrolowanych dokumentów (t.j.3,33%) naniesiono odręczne poprawki (korektor, poprawianie liczb), mimo że wg instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w PPP Nr 3, błędy w dowodach wewnętrznych mogły być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

        Stwierdzono też, że na 1. z 30. skontrolowanych faktur - wydatki dotyczące zakupu materiałów i wyposażenia na kwotę 152,50 zł za naprawę urządzenia oraz dojazd do placówki, zaewidencjonowano w § 4210, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.), według którego naprawa urządzenia oraz dojazd do placówki zaliczane są do § 4300 - zakup usług pozostałych.

        W toku kontroli stwierdzono, że na ogół przestrzegano przepisów wynikających z Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych dotyczących zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości kwoty 6.000 euro. Uwagi kontroli dotyczą jedynie braku na notatkach służbowych (spośród 2 sprawdzonych) na udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 euro, informacji związanej ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z przepisem § 9 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia, wg którego, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, która powinna zawierać m.in. informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        Ustalono ponadto, że w zakresie kompletności zapisów w dowodzie dotyczącego opisu operacji, na 1. fakturze na kwotę 6.116,60 widniał napis: „remont pomieszczeń przy ul. Wrzesińskiej”, pomimo że PPP Nr 3 ma swoją siedzibę przy ul. Emilii Plater. Według wyjaśnień Głównej Księgowej, był to błąd i w związku z tym zwróciła się o korektę do wystawiającego fakturę. Do czasu zakończenia kontroli nie przedstawiono kontrolującemu ww. korekty.

        Główna Księgowa spełniała wymogi określone w  art.35 ust. 2 uofp. dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor PPP Nr 3 nie wywiązała się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje przesyłane były do wydziału nadzorującego jedynie za II. i IV. kwartał 2005 r., co stanowi jedynie 50% informacji o „praniu brudnych pieniędzy”.

 

        W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej Nr 3

1.      Przestrzeganie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za powyższe wskazania zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 6 uor.

2.      Przy sporządzaniu notatek służbowych wynikających z Zarządzenia Nr 162/04, umieszczanie informacji dotyczących wartości szacunkowej ze wskazaniem kursu euro.

3.      Wyegzekwowanie od wystawcy korekty faktury na kwotę 6.116,60 i przesłanie kopii dokumentu do Wydziału Kontroli Audytu Wewnętrznego.

4.      Sporządzanie półrocznych informacji na temat „prania brudnych pieniędzy” i przesyłanie ich do wydziału nadzorującego.