Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 17.07. – 22.07.2006 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 8 ul. 3 Maja 1 a (zw. dalej ZS Nr 8) w Szczecinie w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 sierpnia 2006 r. 

Kontrola wykazała uchybienie polegające na nieprzestrzeganiu postanowienia ustawy o rachunkowości dotyczącego dekretacji. Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w aktualnej dokumentacji zasad polityki rachunkowości. W/w zasady rachunkowości zawierały elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor.

Dokumentacja opisująca procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem została opisana w wydanym przez Dyrektor ZS Nr 8 Zarządzeniu Nr 7/2004/2005 z dnia
18 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia przyjętych zasad rachunkowości, co było zgodne  z art. 35 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych  (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).
W powyższym zarządzeniu Dyrektor ustaliła, że realizacja zadań powinna odbywać się poprzez m.in.: kontrolę wstępną, bieżącą, następną i kierować się kryteriami: legalności, celowości, gospodarności i rzetelności.

   Na 29 badanych dokumentów w jednym przypadku ujawniono brak dekretacji. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in.: stwierdzenie sprawdzenia dowodu i podpis osoby odpowiedzialnej. Za powyższą czynność wg Zarządzenia Nr 7/2004/2005 Dyrektora ZS Nr 8
w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości odpowiedzialny był samodzielny księgowy (lub główny księgowy).

Obecna Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art.35 ust. 2 uofp (obecnie art. 45 ust.2 uofp) dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor ZS Nr 8 wywiązała się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku
z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane
i przesłane do wydziału nadzorującego.

W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół Nr 8 dokonywanie dekretacji na wszystkich wymaganych dokumentach.