Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 04.12.2006 r. do 08.12.2006 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej, ul. J. M. Hoene – Wrońskiego 1 w Szczecinie (zw. dalej MBP) w zakresie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2005 r.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 27.02.2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2007 r.

            W 2005 r. sieć MBP obejmowała 35 filii bibliotecznych działających na terenie Szczecina. W badanym okresie przychody MBP wyniosły 5.138.507 zł, z czego dotacje z budżetu Gminy Miasta Szczecin na bieżącą działalność wyniosły 4.600.000 zł (89,5  % przychodów ogółem) oraz z Ministerstwa Kultury wyniosły 134.295 zł (2,6 % przychodów ogółem). Koszty stanowiły kwotę 5.035.471 zł, na którą składały się przede wszystkim wynagrodzenia osobowe pracowników MBP na sumę 2.602.203 zł (51,7 % kosztów ogółem).

            W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na występowaniu przypadków nieprzestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości, zatrudnieniu pracownika na stanowisku starszego bibliotekarza bez wymaganych kwalifikacji w zakresie wykształcenia, a także na nieprzestrzeganiu niektórych zasad przy udzielaniu zamówień publicznych.

            Kontrola ustaliła, że MBP nie posiadała aktualnej dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości. W planie kont nie ujęto kont : 203-rozrachunki z dostawcami i odbiorcami ZFŚS, 227- pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, 235 – zaliczki (Fundusz Socjalny), 243 – ZFŚS inne rozrachunki, 249 – zaliczki na koszty komornicze, 751 – koszty finansowe, podczas gdy na kontach tych dokonywano ewidencji księgowej, co było sprzeczne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont.

            Kontrola przychodów wykazała uchybienia przy prowadzeniu kwitariuszy przychodowych, na których ewidencjonowano opłaty za przetrzymywanie, zniszczenia i zagubienie książek. Stwierdzono bowiem przypadki nieodnotowywania w księdze druków ścisłego zarachowania zwrotu wykorzystanych kwitariuszy. Ponadto ustalono, że nie było osoby odpowiedzialnej za prowadzenie i rozliczanie kwitariuszy. W ocenie kontroli aby zapewnić prawidłowy nadzór nad pobieraniem powyższych opłat należałoby opracować procedury, które regulowałyby szczegółowo gospodarowanie kwitariuszami z uwzględnieniem m.in.: osób za to odpowiedzialnych, zasad przeprowadzanych kontroli, terminów rozliczania się pracowników filii z pobranych bloczków kwitariuszy.

            Kontrola wykazała, że ówczesna główna księgowa błędnie naliczyła wartość umorzenia systemu alarmowego przyjętego na stan MBP dokumentem OT nr 60/05 o wartości początkowej 5.086,41 zł. W 2005 r. dokonano naliczenia w oparciu o przyjętą w MBP metodę amortyzacji liniowej i przy obowiązującej rocznej stopie amortyzacyjnej 10 %, umorzenia systemu alarmowego na kwotę 254,32 zł, podczas gdy wartość umorzenia tego środka trwałego powinna wynieść 296,70 zł. Skutkiem powyższego było nieujęcie kwoty 42.38 zł w kosztach amortyzacji środków trwałych, co miało wpływ na wynik finansowy MBP za 2005 r.

            W toku kontroli stwierdzono, że ówczesna główna księgowa dnia 31.12.2004 r. wyksięgowała kwotę 34.226,33 zł z przychodów MBP uzyskanych z opłat z tytułu kar i zagubionych książek, a w roku 2005 ponownie zaksięgowała powyższą sumę w przychodach MBP. Wyksięgowanie powyższej kwoty z konta 760 - pozostałe przychody operacyjne w powiązaniu z kontem 240 – pozostałe rozrachunki, spowodowało obniżenie wyniku finansowego i zwiększenie zobowiązań ujętych w sprawozdaniu jak i bilansie MBP za 2004 r., pomimo że kwota 34.226,33 zł była już na rachunku bankowym MBP.  Stanowiło to naruszenie przepisu art. 24 ust 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

             Kontrola ustaliła, że dyrektor MBP nie rozliczył się w terminie siedmiodniowym z pobranej zaliczki, pomimo że obowiązek taki wynikał z Zarządzenia nr 01/01 z dnia 02.01.2002 r. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów księgowych. W dniu 13.10.2005 r. dyrektor MBP pobrał zaliczkę w kwocie 700 zł w związku z wyjazdem na kongres do Krakowa w dniach 19-21.10.2005 r., a rozliczył się dopiero 30.12.2005 r.

            W wyniku kontroli ustalono, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego bibliotekarza udokumentowane w aktach wykształcenie nieodpowiadało wymaganiom przewidzianym przepisami aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania tych kwalifikacji (Dz. U. Nr 41,  poz. 419). Pracownik posiadał bowiem wykształcenie wyższe w zakresie fizyki (specjalność nauczycielska), podczas gdy na zajmowanym stanowisku wymagane było wykształcenie wyższe bibliotekarskie, wyższe odpowiadające profilowi biblioteki, wykonywanej specjalności lub studium bibliotekarskie.

            Kontrola ustaliła, że w 2005 r. dyrektor MBP wypłacił pracownikom MBP dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych dla zdrowia tj. pracy przy komputerze, łącznie na kwotę 17.703,59 zł, pomimo że rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999 r. (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.) w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania), nie zaliczało tej pracy jako szkodliwej. Dopiero w kwietniu 2006 r. dyrektor MBP włączył dodatek za tą pracę do wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10.11.2004 r. (Dz. U. Nr 255, poz. 2561) zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania.

            Kontrola wykazała, że do oferty złożonej  przez firmę RUCH S. A. na dostawę prasy załączona została niepotwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę  kserokopia pełnomocnictwa oraz kserokopia (fax) potwierdzenia wpłaty wadium, podczas gdy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wymagała aby dokumenty załączone do oferty przedstawione były w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego dyrektor MBP wybrał w dniu 3.03.2005 r. ofertę powyższej firmy. Ruch S. A. był jedynym wykonawcą który złożył swoją ofertę do powyższego przetargu. Powyższe uchybienia nie miały jednak wpływu na prawidłowość  tego postępowania.

            W wyniku kontroli ustalono, że w przypadku sporządzonych protokołów z  dwóch postępowań na kompleksowe utrzymanie czystości (ZP/2/2005) oraz na zakup książek i zbiorów specjalnych (ZP/5/2005) nie uwzględniały faktu wniesienia protestu oraz odrzucenia ofert, pomimo że § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7.04.2004 r. (Dz. U. Nr 71, poz. 646) nakładał na zamawiającego taki obowiązek. Ponadto protokół postępowania ZP/5/2005 nie został przez dyrektora MBP lub osobę upoważnioną podpisany zgodnie z załącznikiem nr 2 do powyższego rozporządzenia.

           

             Prezydent zalecił Dyrektorowi MBP:

1.        Uaktualnić zakładowy plan kont.

2.        Prowadzić rzetelnie księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.

3.        Terminowo rozliczać pracowników MBP z pobranych zaliczek.

4.        Doprowadzić do zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa dot. wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia, osoby zatrudnionej na stanowisku starszego bibliotekarza.

5.        Opracować i przestrzegać procedury pobierania i rozliczania kwitariuszy przychodowych.

6.        Sporządzać protokoły z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy Prawo Zamówień Publicznych.