Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 06 do 24 marca 2006 r. przeprowadził kontrolę w Gospodarstwie Pomocniczym - Warsztaty Szkoleniowe Ośrodka Kształcenia Praktycznego Zachodniopomorskiego Centrum Edukacyjnego w Szczecinie (zw. Gospodarstwem - OKP) w zakresie świadczenia usług poligraficznych ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości prowadzonej dokumentacji realizowanych usług i ich wyceny w latach 2003 - 2005 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia     kwietnia 2006 r.  

        Przedmiotem działania Gospodarstwa – OKP, zgodnie ze statutem, jest prowadzenie zajęć praktycznej nauki zawodu dla uczniów i słuchaczy szkół zawodowych. Jednocześnie w ramach praktycznej nauki zawodu o której mowa wyżej przedmiotem Gospodarstwa jest:

-    produkcja wyrobów metalowych i świadczenie usług mechanicznych,

-         przygotowanie druku, drukowanie i wykonywanie prac introligatorskich.

Podstawą gospodarki finansowej Gospodarstwa jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, rozchody, rachunek wyników, stan środków obrotowych i rozliczenie z budżetem. Koszty działania Gospodarstwa pokrywane są z przychodów uzyskiwanych ze sprzedaży usług świadczonych na rzecz jednostki macierzystej i innych podmiotów.

        Gospodarstwo świadczy usługi po cenach ustalonych wg ogólnie obowiązujących zasad. Usługi na rzecz ZCE winne być świadczone po kosztach własnych.

        W latach 2003–2005 z poszczególnych rodzajów usług Gospodarstwo uzyskało następujące przychody:

                                                                      2003 r.                2004 r.                2005 r.

Przychody z usług ogółem                 389.800,35 zł,      455.843,11 zł,     595.304,45 zł,

z tego:

a) z warsztatów mechanicznych      164.264,35 zł,      231.979,96 zł,    323.569,00 zł,

b) z warsztatów poligraficznych       225.536,00 zł,      223.863,15 zł,    271.735,45 zł,

 

        Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w kontrolowanych zagadnieniach dotyczących działalności Gospodarstwa. Stwierdzono, że nie było opracowanego odrębnego regulaminu organizacyjnego utworzonego Gospodarstwa, z którego wynikałby zakres zadań wewnętrznych jednostek organizacyjnych i odpowiedzialności zatrudnionych w nim pracowników. Konieczność opracowania takiego regulaminu wynikała z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26.11.1998r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148, ze zm.), który stanowił, że „Gospodarstwem pomocniczym jest wyodrębniona z jednostki budżetowej, pod względem organizacyjnym i finansowym, część jej podstawowej działalności lub działalność uboczna”.

        W opracowanej przez Z-cę dyrektora ZCE ds. Ośrodka Kształcenia Praktycznego instrukcji regulującej zasady kontroli i obiegu dokumentacji dotyczącej prowadzenia dokumentacji związanej z wykonywaniem usług poligraficznych, nie wprowadzono zmian związanych z obecną strukturą zatrudnienia, gdyż ujęto w niej stanowisko kierownika poligrafii, którego nie ma w Gospodarstwie. Pracownik realizujący od 26.03.2002 r. do 26.08.2005 r. zadania wynikające z wymienionej instrukcji nie posiadał natomiast ustalonego zakresu powierzonych do wykonywania obowiązków i odpowiedzialności. Dopiero zatrudniony od października 2005 r. nowy pracownik otrzymał szczegółowy zakres do wykonywania obowiązków.

        Kontrola wykazała ponadto, że nie realizowano zasad ujętych ww. instrukcji, gdyż w większości przypadków usługi wykonywane były bez pisemnych zamówień podpisanych przez zamawiającego na wykonanie przedmiotu zamówienia,
a dotyczących ilości, terminu wykonania, zgody na kalkulację wykonawcy oraz warunków płatności. Stwierdzono również nie prowadzenie w pełnym zakresie książki zleceń, mimo, że wg instrukcji „książka zleceń winna być wypełniona zgodnie z posiadanymi rubrykami”. W poszczególnych latach ujawniono szereg przypadków, gdzie nie wypełniano rubryk dotyczących: nakładu wykonanego, daty ukończenia druku, zużycia papieru oraz daty, nr i kwoty wystawionego rachunku. Takie braki uniemożliwiały dokonywanie skutecznej kontroli wykonania i rozliczenia przyjętego zamówienia. 

        Stwierdzono ponadto, że nie było opracowanych szczegółowych zasad  sporządzania kalkulacji wstępnej, a w szczególności w zakresie danych dotyczących wysokości narzutu kosztów ogólnowydziałowych na robociznę bezpośrednią oraz  wielkości zakładanego zysku mimo, że podstawą ustalenia ceny zlecanej usługi poligraficznej była kalkulacja wstępna określająca koszt wykonywanej usługi.

        Brak bieżących informacji o kształtowaniu się kosztów ogólnych w czasie opracowywania kalkulacji wstępnej przed przyjęciem do wykonania usługi poligraficznej spowodował powstawanie strat na zrealizowanych usługach
w niektórych okresach roku. Stwierdzono bowiem, że w okresie pierwszego kwartału 2005 r. na skontrolowanych siedem zleceń dotyczących realizowania usług poligraficznych we wszystkich przypadkach poniesiono straty na łączną kwotę 1.728,69 zł. Przyczyną było kształtowanie się kosztów ogólnych na wysokości 118% w stosunku do robocizny bezpośredniej, a przy kalkulacji wstępnej zakładano je jedynie w wysokości około 30%.

        Kontrola kalkulacji wynikowych do wystawianych faktur (nr 64, 72, 108, 107 w 2005 r.) dotyczących realizowanych zleceń na rzecz ZCE wykazała, że ceny  wykonanych usług poligraficznych zawierały zysk (łącznie 4.292,43 zł) mimo, że według § 9 statutu Gospodarstwa Pomocniczego „usługi na rzecz ZCE świadczone są po kosztach własnych”.  

        Kontrola wykazała, że w Gospodarstwie nie opracowano dokumentacji dotyczącej zasad prowadzonej w nim rachunkowości z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przedstawiona dokumentacja zawierała jedynie charakterystykę istotnych zmian wprowadzonych ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w zakresie ustalania wyniku finansowego jednostki, kont przenoszonych na fundusz jednostki oraz wykaz kont syntetycznych zakładowego planu kont dla jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych. 
        W przedstawionym opracowaniu powołano się na nieaktualną od 1998 r. ustawę z 05.01.1991 r. Prawo budżetowe. W zakładowym planie kont w zespole 4 nie było wykazu kont analitycznych, stosowanych do ewidencji wydatków według klasyfikacji budżetowej oraz kont pozabilansowych 0998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 0999 - zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych. Według art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a wg art. 10 ust. 2 ww. ustawy dokumentację, o której mowa powyżej, ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Stwierdzono ponadto, że dokumentacji nie uzupełniono o zasady prowadzenia rachunkowości przy wykorzystaniu zakupionego w dniu 07.02.2006 r. programu komputerowego (f-ra VAT nr 0127/06/FVS na 1.879,29 zł) SYMFONIA Finanse i Księgowość i SYMFONIA Analizy Finansowe.

        Kontrola wykazała również, że w Gospodarstwie nie było opracowanych pisemnych procedur dotyczących kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczących procesów gromadzenia i rozdysponowywania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem do czego zobowiązywał art. 35a ww. ustawy o finansach publicznych (a obecnie art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30.06.05 r. – Dz. U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.), według którego procedury kontroli finansowej ustalał w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy, o którym mowa w art. 35o ust 1. pkt 1 w cyt. ustawy (a obecnie art. 63 ust. 1 pkt. 1).

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Przeanalizowanie możliwości organizacyjnego wyodrębnienia Gospodarstwa Pomocniczego i opracowanie odrębnego regulaminu organizacyjnego, określającego szczegółowe zasady funkcjonowania wewnętrznych jednostek organizacyjnych i zatrudnionych w nich pracowników.

2.      Opracowanie zasad rachunkowości Gospodarstwa Pomocniczego z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy o rachunkowości, w szczególności dotyczącej ewidencji komputerowej, uaktualnienie zakładowego planu kont oraz zasad prowadzonej na nich ewidencji.

3.      Opracowanie procedury kontroli wewnętrznej wykonywanej w Gospodarstwie Pomocniczym, zgodnie z wymogami przepisów wynikających z ustawy o finansach publicznych.

4.      Uaktualnienie instrukcji regulującej zasady kontroli i obiegu dokumentacji dotyczącej usług poligraficznych i dostosowanie jej do aktualnego stanu zatrudnienia.

5.      Opracowanie zasady sporządzania kalkulacji wstępnej, ze szczególnym uwzględnieniem udziału kosztów ogólnych i wysokości zysku w cenie usługi.