Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 23.10.-26.10.2006 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Budowy Okrętów w Szczecinie ul. Willowa 2/4 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 listopada 2006 r.  

            Kontrola pozytywnie oceniła funkcjonującą w ZSBO politykę rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że przyjęta przez Dyrektora dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości opracowana została na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stwierdzono jedynie drobne uchybienie, odnoszące się do osoby odpowiedzialnej za dokonywanie kontroli formalnej faktur, a mianowicie:

w tabeli przedstawiającej osoby uprawnione do kontroli, znajdującej się w załączniku nr 4 do Zarządzenia Nr 1 Dyrektora ZSBO w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 1.01.2005 r. zapisano, iż osobą zatwierdzającą fakturę pod względem formalnym jest m. in. gł. specjalista ds. sekretariatu. Kontrola wybranych faktur wykazała natomiast, że były one podpisywane pod względem formalnym przez specjalistę ds. księgowości.

Według wyjaśnień głównej księgowej, dotyczących  rozbieżności osób dokonujących formalnej kontroli na dokumentach - stwierdzenie zawarte w tabeli „specjalista ds. sekretariatu” zostało  omyłkowo naniesione, a osobą która sprawdza ww. dokumenty jest faktycznie specjalista ds. księgowości.

            W odniesieniu natomiast do ustalonych przez Dyrektora procedur kontroli finansowej stwierdzono, że zostały one opracowane zgodnie z przepisami art. 35a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, (obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz.2104 ze zm.).

            W wyniku kontroli wynagrodzeń pracowników stwierdzono, że pismem znak: ZSBO.I./210/05 z dnia 1.07.2005 r., przyznał Dyrektor specjaliście ds. kadr dodatek stażowy w wysokości 20%, pomimo, iż ww. osoba w kontrolowanym okresie, tj. 2005 r. do miesiąca sierpnia przepracowała 16 lat, a od września 17 lat. Powyższy zapis był niezgodny z art. 6 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Szczecin, który został zawarty w dniu 8.01.1997 r. (zwany dalej PUZ), wg którego pracownikom przysługuje dodatek za wysługę lat w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy. Dodatek ten wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Powyższy dodatek stażowy wypłacony został adekwatnie do okresu przepracowania zatrudnionej.

Ustalono również, że przy wyrównaniu płac za miesiące styczeń-czerwiec 2005 r.  specjaliście ds. kadr, w miesiącu kwietniu naliczono premię w wysokości 20% stawki zasadniczej wynoszącej 1.452,00 zł, to jest 290,40 zł. Ze względu na 1 dzień nieobecności pracownika z powodu choroby, premia  powinna  stanowić 19% - 275,88 zł. Wynika to z „Zakładowego Regulaminu Premiowania” wydanego przez Dyrektora w dniu 1.09.1999 r., wg którego za dni nieobecności w pracy odejmuje się po 1% za każdy dzień absencji pracownika.  Nadpłata premii wynosiła 14,52 zł.

            Kontrola wykazała, że głównej księgowej przyznano kwotę wynagrodzenia w wysokości 1.627,00 zł z XX kategorią zaszeregowania, co było niezgodne z tabelą miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącą załącznik do PUZ, obowiązującą w badanym okresie w ZSBO, według której kwota którą otrzymywała w 2005 r. mieściła się w XVIII kategorii zaszeregowania.

            Spośród 12. sprawdzonych list płac za rok 2005, na jednej liście nie odnotowano podpisu głównej księgowej, co było sprzeczne z „regulaminem kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w ZSBO”, stanowiącym załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 1 Dyrektora ZSBO w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 1.01.2005 r., do którego dołączony był m.in. „wykaz ogniw (komórek i stanowisk pracy) uczestniczących w obiegu dowodów księgowych” wraz z tabelą zawierającą osoby uprawnione do kontroli. Według ww. tabeli, osobami uprawnionymi do zatwierdzania listy płac są: dyrektor oraz główny księgowy.

           Kontrola dokumentów dotyczących wydatków ZSBO za 2005 r. w §§ 421, 426 i 427 –  (10 faktur VAT) -  nie wykazała uchybień. Dowody księgowe były kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych,
a ewidencja księgowa prowadzona była prawidłowo, przejrzyście i starannie.

            Kontrola wykazała ponadto, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w  art. 35 ust. 2 uofp. (obecnie art. 45 ust. 2 uofp) dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            W wyniku kontroli ustalono, że Dyrektor wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego w Urzędzie Miasta Szczecin.

 

W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół Budowy Okrętów:

1.      Dokonanie korekty w tabeli zawierającej osoby uprawnione do kontroli, znajdującej się w załączniku nr 4 do Zarządzenia Nr 1 Dyrektora ZSBO w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 1.01.2005 r., dotyczącej osoby  dokonującej kontroli formalnej faktur i rachunków.

2.      Wprowadzenie stosownych zmian w angażu  dotyczących dodatku stażowego dla specjalisty ds. kadr.

3.       Przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących wynagradzania  pracowników w ZSBO, związanych z obowiązującymi kategoriami zaszeregowania pracowników nie będących nauczycielami.

4.      Dokonywanie zatwierdzeń na listach płac przez główną księgową.