Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 18 października do 22 listopada 2006 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 5 w Szczecinie przy ul. Tomaszowskiej 6, zwanym dalej PP nr 5,
w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2005 r. (bez procedur ustawy – Prawo Zamówień Publicznych).

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 marca 2007 r.  

            W 2005 r. PP nr 5 uzyskało przychody w wysokości 642.776,15 zł, tj. 99,97 % zaplanowanych, w tym dotacja budżetowa stanowiła 390.000 zł. Koszty przedszkola wyniosły 636.790,20 zł, co stanowiło 99,97 % zaplanowanej kwoty.

            Kontrola wykazała nieprawidłowości natury formalnej polegające przede wszystkim na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości, nie aktualizowaniu wprowadzonych regulaminów i instrukcji oraz niestosowaniu zawartych w nich uregulowań, a także uchybienia w prowadzonej gospodarce magazynowej, wysokości naliczonych odpłatności za posiłki spożywane przez pracowników oraz dokumentacji i ewidencji dotyczącej wynagrodzeń.  

            Kontrola wykazała uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia przychodów i wydatków PP nr 5 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że księgowa PP nr 5 ujęła wpływy z tytułu odsetek bankowych w § 083, a wydatki dotyczące zakupu zestawu komputerowego o wartości 4.000 zł w § 421, usługi renowacji parkietu na kwotę 4.700 zł w  § 430 i obsługi kotłowni o wartości 1.952 zł w § 426, mimo że wg załącznika nr 3 i 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) pozostałe odsetki powinna ująć w § 092, wydatki na zakupy inwestycyjne zakładów budżetowych w § 608, na zakup usług remontowych w § 427, natomiast na zakup usług pozostałych w § 430. W przypadku faktur dotyczących równocześnie wydatków z różnych paragrafów, księgowa ewidencjonowała je ponadto tylko na jednym paragrafie, podczas gdy powinny być one rozdzielone na różnych kontach.

            Stwierdzono również, że sporządzone przez księgową polecenia księgowania na łączną kwotę 31.662,86 zł nie zawierały daty sporządzenia dowodu ani podpisów, stwierdzających fakt dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym
i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z zapisem art. 21 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. ww. dane. Ustalono też, że raporty kasowe sporządzane były przez intendenta  nieterminowo, tj. 1 lub 2 razy w miesiącu, podczas gdy zgodnie z częścią III instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w PP nr 5, termin na sporządzenie raportu kasowego wynosi 10 dni od wystąpienia operacji gotówkowej.

            Nie dochowano w PP nr 5 należytej rzetelności w ewidencji 8 spośród 35 objętych kontrolą faktur, na łączną kwotę 13.292,26 zł. Stwierdzono bowiem, że polecenia księgowania i raporty kasowe zostały zaewidencjonowane bez numeru lub
z nieprawidłowym numerem. Stanowiło to naruszenie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie numeru identyfikacyjnego oraz art. 24 ust. 1 i 3 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone bezbłędnie, tzn. wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe powinny być wprowadzone do nich kompletnie i poprawnie.

            W toku kontroli stwierdzono ponadto nieprawidłowości w ewidencji dotyczącej gospodarki magazynowej. Ustalono bowiem, że dokonano dwóch błędnych księgowań w księdze głównej, dotyczących stanu magazynu spożywczego
i chemicznego na łączną kwotę 70,20 zł. Polegało to na ujęciu dwukrotnie na kartotekach magazynowych rozchodu tego samego płynu do zmywarek oraz ewidencji zakupu pączków bezpośrednio na koncie kosztowym, tj. z pominięciem konta 310 – „Magazyn żywnościowy”. Skutkiem uchybień w prowadzonej ewidencji, była niezgodność stanów magazynowych według ewidencji w księdze głównej ze stanami według zestawień kartotek magazynowych tj. w magazynie chemicznych różnica wyniosła 27,40 zł, natomiast w magazynie żywnościowym 42,80 zł. Stanowiło to naruszenie przepisu art. 24 ust. 1 - 2 uor, wg którego dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Korekty powstałych różnic dokonano dopiero pod koniec 2005 r., co świadczyło o braku kontroli bieżącej w zakresie zgodności ewidencji syntetycznej i analitycznej.

            Kontrola wykazała także, że księgowa dokonywała dekretacji dokumentów księgowych jedynie zbiorczo na wyciągu bankowym lub raporcie kasowym, w którym wykazane zostało uregulowanie zobowiązania. Nie dekretowała natomiast żadnego dokumentu księgowego oddzielnie ani nie składała swojego podpisu jako osoby odpowiedzialnej za dokonanie dekretacji zbiorczej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

            Ustalono także, że w PP nr 5 księgowa nie naliczyła i nie ujęła w ewidencji księgowej odsetek od zaległych należności z tytułu opłat za przedszkole w 2005 r. w łącznej kwocie 432,20 zł. Było to niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont) odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

            Nieprawidłowo naliczano też odpłatności za posiłki spożywane przez pracowników PP nr 5. Narzut na kosztach stanowił bowiem 13% w przypadku obiadu, a 3,5% w przypadku śniadania i podwieczorku, co spowodowało obniżenie odpłatności o 0,13 zł przy każdym spożytym obiedzie i 0,16 zł w przypadku śniadania czy podwieczorku, mimo że według § 16 ust. 2 regulaminu wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w PP nr 5, pracownicy, z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na stanowisku kucharza lub pomocy kuchennej, mogli korzystać z wyżywienia prowadzonego przez przedszkola, za odpłatnością ustaloną wg zasady: koszt zakupu surowca zużytego do przyrządzania posiłków podwyższony o 20%.

            Kontrola wykazała ponadto, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 3 na 5 przypadków nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku (zakup zestawu komputerowego, mebli, usługa renowacji parkietu). W pozostałych 2 przypadkach nie wskazano natomiast w sporządzonych notatkach kursu euro (zakup mebli, roboty malarskie), a do jednej z nich nie dołączono ponadto ofert wykonawców (roboty malarskie), co naruszyło postanowienie § 9 ust. 4 pkt 1 i 2 zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, wg którego udzielając zamówienia każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a notatka powinna również zawierać  informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie powyższej dokumentacji była Dyrektor PP nr 5.

            Niedociągnięcia stwierdzono także w zaszeregowaniu i naliczaniu wynagrodzeń wszystkich spośród objętych kontrolą akt osobowych 7 pracowników. Polegały one na braku wskazania kategorii zaszeregowania (1 przypadek – księgowa) i zawyżeniu kategorii zaszeregowania (3 przypadki – woźne oddziałowe, pomoc kuchenna). W 1 przypadku zawyżono z kolei wynagrodzenie zasadnicze o kwotę 12 zł (księgowa) oraz w 2 przypadkach wypłacono wyższy dodatek za wieloletnią pracę (intendent, pomoc nauczyciela). Spowodowało to w 2005 r. zwiększenie kosztów z tytułu wynagrodzeń łącznie o kwotę 200,68 zł. W dwóch przypadkach zaniżono stawki wynagrodzenia zasadniczego (intendent, pomoc nauczyciela), czego skutkiem było nie wypłacenie należnego wynagrodzenia za 2005 r. w łącznej wysokości 1.635,60 zł. Ustalono ponadto, że księgowej przyznano niesłusznie dodatek funkcyjny w wysokości 220 zł miesięcznie, co zwiększyło wydatki z tytułu wynagrodzeń w 2005 r. łącznie na kwotę 2.640 zł. Było to niezgodne z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników, stanowiącą załącznik nr 4 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.) (obecnie załącznik nr 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.)) (zw. dalej rozporządzeniami w sprawie zasad wynagradzania), wg której na stanowisku księgowego nie przysługiwał dodatek funkcyjny. Nieprawidłowo też określono podstawę naliczania nauczycielowi dodatku motywacyjnego jako minimalną stawkę wynagrodzenia zasadniczego dla danego stopnia awansu zawodowego, podczas gdy wg § 21 ust. 3 uchwały nr XXXVII/707/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 kwietnia 2005 r. zmieniającej uchwałę w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2005 r., powinna być to stawka wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela stażysty z tytułem zawodowym magistra z przygotowaniem pedagogicznym .

            Stwierdzono ponadto, że na żadnej z list płac za 2005 r. nie było numeru dowodu oraz dat i podpisów, stwierdzających fakt i datę dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co stanowiło naruszenie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać ww. dane oraz części II § 2 ust. 1 pkt 2 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w PP nr 5, który stanowił, że za prawidłowy uważało się dowód księgowy sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione.

            Ustalono także, że  w miesiącach lipcu i sierpniu 2005 r. Dyrektor PP nr 5 nie sporządziła poleceń wypłaty premii, a mimo to wszystkim pracownikom naliczono premie w wysokości 20% na łączną kwotę 3.535,23 zł. Według wyjaśnień Dyrektor PP nr 5 dyspozycja dotycząca wypłat premii przekazana została ustnie. Było to niezgodne z częścią II § 11 ww. instrukcji, która stanowiła, że podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są m.in.: pismo angażujące, zmiana umowy o pracę, wnioski premiowe lub dotyczące wypłat innych dodatków, a podstawę do sporządzania listy z tytułu premii i innych wypłat stanowią wnioski sporządzone i podpisane przez dyrektora placówki.   

            Kontrola wykazała, że księgowa i intendent dokonywali poprawy błędów na sporządzanych przez siebie dokumentach tj. księdze głównej (w 5 pozycjach), listach płac, kartotekach magazynowych i ich zestawieniach, raportach żywnościowych za pomocą korektora, poprzez skreślanie, zamazywanie i poprawianie wcześniej napisanej liczby lub poprzez poprawianie pojedynczych cyfr z pominięciem dat i podpisów osób odpowiedzialnych za naniesione poprawki, co niezgodne było
z postanowieniami art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane jedynie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej
i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej oraz nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

            Ustalono, że Dyrektor PP nr 5 nie wywiązała się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z załącznika nr 1 § 3 ust. 4  Zarządzenia Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia "Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu" (obecnie załącznik nr 1 § 3 ust. 5 Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.).

Kontrola wykazała, że Dyrektor PP nr 5 powierzyła osobie zatrudnionej w PP nr 5 na stanowisku księgowego, zakres czynności, który obejmuje obowiązki i odpowiedzialność głównego księgowego, mimo że nie posiadała żadnej praktyki w księgowości, co stanowiło naruszenie postanowień art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp (obecnie art. 45 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wg którego głównym księgowym może być osoba, która ukończyła: ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości, lub średnią, policealną lub pomaturalną szkołę zawodową o kierunku rachunkowość i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości.

            W PP nr 5 nie prowadzono ewidencji syntetycznej kosztów, a ewidencja operacji gospodarczych i finansowych, dotycząca m.in.: ewidencji rozrachunków z pracownikami, stanu i zmian majątku trwałego i obrotowego, wpływów z usług, rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego PIT 4, nie była prowadzona na kontach, które ujęte były w zakładowym planie kont PP nr 5. Naruszało to zapisy art. 4 ust. 1 uor, który stanowił, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy oraz załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego do ewidencji powyższych zdarzeń służyły konta tj.: 011 – „Środki trwałe”,
071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, 234 – „Pozostałe rozrachunki
z pracownikami”, 400 – „Koszty według rodzajów”, 401 – „Amortyzacja”,
700 – „Sprzedaż produktów i koszty ich wytworzenia”, 750 – „Przychody i koszty finansowe”, 761 – „Pokrycie amortyzacji”, 800 – „Fundusz jednostki”, 860 – „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

            Ustalono również, że prowadzona ewidencja syntetyczna na koncie
013 – „Pozostałe środki trwałe” była niezgodna z ewidencją analityczną w księgach inwentarzowych PP nr 5 o kwotę 958,82 zł (wg stanu na dzień 1.01.05 r.) i kwotę 230,71 zł (wg stanu na dzień 31.12.05 r.), podczas gdy wg art. 16 ust. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

            Ewidencja prowadzona w księgach inwentarzowych nie zawierała z kolei numerów inwentarzowych zakupionych przedmiotów, mimo że zgodnie z załącznikiem nr 3 do instrukcji w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w PP nr 5, pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnym dla jednostki nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Wykaz środków trwałych w PP nr 5 nie został ponadto podpisany przez księgową jako osobę sporządzającą i nie zawierał informacji, które  według załącznika nr 3 do instrukcji w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w PP nr 5, powinna uwzględniać ww. ewidencja, tj.: numer inwentarzowy obiektu, symbol klasyfikacji środków trwałych, stawkę amortyzacji, roczną i miesięczną kwotę amortyzacji, metodę amortyzacji, rok budowy lub produkcji.

            Zestawienie sald kont syntetycznych sporządzono w PP nr 5 jedynie na koniec roku, podczas gdy według art. 18 ust. 1 i 2 uor powinno się sporządzać zestawienie sald i obrotów kont syntetycznych na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych dodatkowo sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.

            W uchwalonym przez Radę Pedagogiczną w dniu 20.05.03r. statucie PP nr 5 zapisano przez omyłkę, że przedszkole jest jednostką budżetową, pomimo że faktycznie gospodarka finansowa była prowadzona w formie zakładu budżetowego. Statut PP nr 5 nie został ponadto podpisany przez Dyrektora PP nr 5 jako przewodniczącego Rady Pedagogicznej, a powyższa nieprawidłowość, mimo wprowadzania zmian do statutu PP nr 5, obowiązujących od dnia 15.01.2005 r., nie została usunięta. 

            Nieprawidłowości dotyczyły też obowiązującej w PP nr 5 instrukcji w sprawie zasad (polityki) rachunkowości (zw. dalej instrukcją). Do czasu zakończenia kontroli Dyrektor PP nr 5 nie zaktualizowała dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości przedszkola, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. W instrukcji nie opisano bowiem wykazu ksiąg rachunkowych i systemu przetwarzania danych, a zakładowy plan kont ustalał jedynie wykaz kont księgi głównej, z wskazaniem do których z nich tworzy się księgi pomocnicze, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać ww. elementy. W zakładowym planie kont nie ujęto ponadto konta 820 – „Rozliczenie wyniku finansowego” stosowanego w ewidencji, mimo że plan kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych, zawarty w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, uwzględniał powyższe konto.

                Stwierdzono również, że w instrukcji znajdowały się zapisy dotyczące m.in. wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego, zasad ewidencji i rozliczania kosztów, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji na kontach pozabilansowych oraz amortyzacji środków trwałych, w których należało dokonać wyboru, wskazując stosowane w jednostce rozwiązania. Brak dokonania powyższego wyboru skutkował przede wszystkim niejednoznacznym określeniem metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Było to niezgodne z § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, który stanowił, że w zależności od potrzeb można stosować następujące zasady ewidencji i rozliczania kosztów: ponoszone koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" lub zarówno na kontach zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", jak i w zespole 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie" z dalszym ich rozliczeniem na konta zespołu 6 "Produkty" i 7 "Przychody i koszty ich uzyskania".

            Instrukcja zawierała ponadto informację, że za okresy półroczne składa się sprawozdania Rb 31, co było niezgodne z  § 4 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426), wg którego kierownicy gminnych zakładów budżetowych zobowiązani są do sporządzania i przekazywania sprawozdań Rb-30.

            Zarówno ww. instrukcja jak i regulamin kontroli wewnętrznej w PP nr 5 wprowadzono zarządzeniami Dyrektora PP nr 5, które nie zostały jednak ujęte w dzienniku zarządzeń dyrektora. Stanowiło to naruszenie § 3 ust. 1 lit. q statutu PP nr 5, wg którego do kompetencji Dyrektora PP nr 5 należało m.in.: prowadzenie dokumentacji kancelaryjno – archiwalnej i finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

            W regulaminie kontroli wewnętrznej w PP nr 5 nie wskazano osób odpowiedzialnych za realizację kontroli funkcjonalnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, co niezgodne było z art. 35a ust. 3 uofp (obecnie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych), wg którego procedury kontroli ustala się w formie pisemnej , biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Wg ww. standardów kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby.

            Stwierdzono też, że Dyrektor PP nr 5 nie zaktualizowała regulaminu wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w PP nr 5 ani regulaminu premiowania pracowników PP nr 5. Regulamin wynagradzania zawierał bowiem tabele: stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników, miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek dodatku funkcyjnego, opracowane w oparciu o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 1997 r. w sprawie wynagradzania pracowników komunalnych zakładów budżetowych, a podstawę prawną ww. regulaminu premiowania stanowiło Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 lipca 1996 r. w sprawie zasad wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w niektórych jednostkach państwowej sfery budżetowej (Dz. U. Nr 97, poz. 453 ze zm.). W okresie objętym kontrolą powyższe zagadnienia regulowały natomiast ww. rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania.

            Regulamin premiowania nie określał też wysokości funduszu premiowego ani warunków otrzymywania premii na wszystkich stanowiskach, występujących w PP nr 5, tj. pomocy nauczyciela, pracownika do prac lekkich, intendenta i księgowego, mimo że wg § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników, w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być utworzony fundusz premiowy, którego wysokość oraz warunki przyznawania i wypłacania premii określa zakładowy regulamin premiowania.

            W obowiązującej w PP nr 5 instrukcji inwentaryzacji nie określono także sposobu prowadzenia inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli , mimo że według załącznika nr 1 do instrukcji w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w PP nr 5, sposób inwentaryzacji wymaga wskazania przez kierownika jednostki w zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej.

            Ustalono również, że na instrukcji kasowej, regulaminie postępowania w sprawie zamówień publicznych oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów nie było daty ani podpisów Dyrektora PP nr 5 i pracowników PP nr 5. Niemożliwe było więc określenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie ww. instrukcji i stwierdzenie faktu zapoznania się z nią pracowników, a także ustalenie okresu obowiązywania ww. dokumentów, skutkiem czego był brak podstawy egzekwowania obowiązków pracowników PP nr 5 z nich wynikających.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor PP nr 5:

1.      Uzupełnienie i aktualizację statutu i wprowadzonych w PP nr 5 regulaminów i instrukcji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przestrzeganie ujętych w nich uregulowań.

2.      Rzetelne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych, szczególnie w zakresie majątku trwałego i obrotowego PP nr 5 oraz dokonywanie poprawy błędów na dokumentach zgodnie z przepisami.

3.      Sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.

4.      Klasyfikowanie wydatków PP nr 5 zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł.

5.      Każdorazowe dekretowanie i sprawdzanie pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ww. czynności.

6.      Podjęcie działań w celu wyegzekwowanie odsetek od powstałych w 2005 r. zaległości z tytułu odpłatności za przedszkole.

7.      Naliczanie odpłatności z tytułu korzystania z posiłków pracowników PP nr 5 zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8.      Wyegzekwowanie od osoby naliczającej wynagrodzenia niesłusznie wypłaconego dodatku funkcyjnego za 2005 r.

9.      Sporządzanie w formie pisemnej poleceń wypłat premii w okresie urlopowym.

10. Sporządzanie i terminowe (2 razy w roku) przekazywanie do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta informacji dotyczących operacji podejrzanych.