Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 27.04.-08.05.2006 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Psychologiczno – Pedagogicznym w Szczecinie ul. Łaziebna 6 – 7 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia      czerwca 2006 r.  

        Według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2005 r. CPP wykonało wydatki w łącznej wysokości 1.509.870 zł. Kontrola wydatków w kwocie 202.227,50 zł, (13,4% kwoty wydatków) wykazała drobne uchybienia polegające przede wszystkim na braku dekretacji. Stwierdzono bowiem, że na 10. fakturach z 13. kontrolowanych na łączną kwotę 137.369,88 zł nie wskazano sposobu ewidencji na kontach, mimo, że przepis art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

        Stwierdzono, że przestrzegano na ogół  przepisy wynikające z Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych dotyczących zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości kwoty 6000 euro. We wszystkich 4 kontrolowanych przypadkach zlecenia usług remontowych o wartości do 6.000 euro dokonywano na podstawie analizy rynku i sporządzanej na tą okoliczność notatki służbowej. Kontrola wykazała jednak 1 przypadek nie sporządzenia przy zakupie testów  z § 424 – zakup pomocy naukowych (f-ra nr 4974/05/FA na 7.787,61 zł) notatki służbowej, co było niezgodne z postanowieniem § 9 ust. 4 wyżej cyt. Zarządzenia  Nr 162/04, według którego zamawiający zobowiązany jest sporządzać notatkę służbową, mimo braku możliwości analizy rynku, uzasadniającą niezastosowanie w/w uregulowań np. gdy zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia. Przyczyną nie sporządzenia w tym przypadku notatki była odmienna interpretacja przez Panią wyżej cyt. przepisu (w sytuacji występowania tylko jednego wykonawcy).

        Kontrola pozytywnie oceniła przedstawioną dokumentację przyjętych w jednostce zasad księgowych wynikających z art. 10. wyżej cyt. ustawy o rachunkowości oraz ustalone procedury kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem zgodnie z art. 35 a. ustawy o finansach publicznych  (Dz. U. z 2003 r., Nr 15 poz.148 ze zm.), obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005  r. o finansach publicznych  (Dz. U. z 2005 r., Nr 249 poz. 2104 ze zm.)

        Kontrola wykazała, iż nie wystąpiła Pani o uaktualnienie statutu mimo zmiany siedziby CPP. W § 1 ust 2 statutu wskazano, że CPP ma swoją siedzibę w Szczecinie przy ul. J. Matejki 6 „b”., a faktycznie CPP mieści się w Szczecinie na ul. Łaziebnej 6-7.

W wyniku kontroli stwierdzono, że nie wywiązała się Pani z obowiązku  przesyłania kwartalnych, a od czerwca 2005 r. półrocznych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Stwierdzono, że notatkę w tej sprawie sporządzono jednorazowo za okres 2005 r.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., w szczególności w zakresie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2.      Składanie do wydziału nadzorującego półrocznych informacji wynikających z Zarządzenia 289/05 z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.