Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 16 maja do 5 czerwca 2006 r. przeprowadził kontrolę w Środowiskowej Placówce Edukacyjno-Wychowawczej w Szczecinie przy ul. Koszalińskiej 13, zwanej dalej ŚPEW, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2005 r. i I-szy kwartał 2006 r.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 lipca 2006 r.  

            Środowiskowa Placówka Edukacyjno-Wychowawcza  powstała na mocy uchwały Nr XXXVII/703/05 Rady Miasta Szczecina z dnia 18 kwietnia 2005 r. Struktura organizacyjna ŚPEW obejmuje: Publiczne Przedszkole Środowiskowe i Świetlicę Środowiskową. Statut określał strukturę przyszłościową, gdyż obecnie w ŚPEW funkcjonuje jedynie przedszkole z jednym oddziałem, do którego uczęszcza średnio szesnaścioro dzieci. ŚPEW prowadzi działalność w formie zakładu budżetowego. Źródłami przychodów są: dotacje z budżetu miasta, wpływy z odpłatności rodziców oraz wpływy z działalności gospodarczej i inne. Uzyskane przychody przeznaczane są na: pokrycie kosztów utrzymania przedszkola, świadczenia opiekuńczo – wychowawczo - dydaktyczne i inne wydatki związane z działalnością przedszkola. W 2005 r. ŚPEW zaplanowała i uzyskała dochody w wysokości 103.700,00 zł, w tym dotacja budżetowa stanowiła 88.000 zł, a koszty  wyniosły 117.603,05 zł.

            W wyniku kontroli ustalono, że do sprawozdania Rb - 30 z wykonania planów finansowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 r. nie dołączono zestawienia obrotów i sald, które umożliwiałoby porównanie danych ujętych w sprawozdaniu, z saldami na kontach dotyczących poszczególnych pozycji uzyskanych przychodów i rozchodów. Brak ww. zestawienia był efektem nie prowadzenia przez byłą główną księgową ewidencji w księdze głównej, a także ewidencji analitycznej na kartach przychodów i wydatków. Tym samym główna księgowa nie przestrzegała art.18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.  Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), który stanowił, że na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald.

            Kontrola wykazała, że ewidencja prowadzona była na luźnych kartach, gdzie  zapisy wyszczególniane były jedynie w postaci wykazanych kwot na poszczególnych kontach przychodów i rozchodów, oddzielnie w każdym miesiącu (wrzesień-grudzień 2005r.). W efekcie główna księgowa nie wywiązywała się z obowiązków  wynikających z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), do których należało prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Konsekwencją powyższego było nieprzestrzeganie art. 4 ust. 1-3 ww. ustawy  o rachunkowości, według których jednostki obowiązane są m.in. stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy; zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną; rachunkowość jednostki powinna obejmować między innymi: przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.

Odpowiedzialność za niewłaściwe prowadzenie księgowości w ŚPEW przez główną księgową ponosi Dyrektor ŚPEW, co reguluje art. 4 ust. 5 ww. ustawy o rachunkowości, według którego m.in. kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

            W wyniku kontroli ewidencji opłat za przedszkole, stwierdzono cztery przypadki nie dokonania wpłat na konto ŚPEW przyjętych wcześniej przez główną księgową opłat  od rodziców o łącznej kwocie 1.208,50 zł. Opłaty wpisywane były w kartotekach poszczególnych dzieci, lecz nie miały odzwierciedlenia na wskazanych w tych kartotekach wyciągach bankowych. Dotyczyło to przypadków, gdy opłaty za przedszkole przekazywane były przez rodziców pracownikom ŚPEW (bez wystawienia dowodu wpłaty na kwitariuszu), którzy następnie przekazywali te środki pieniężne głównej księgowej, w celu przelania  na konto bankowe ŚPEW.       

            Kontrola obrotów na koncie bankowym, w konfrontacji z dokumentami źródłowymi stanowiącymi podstawę tych obrotów, potwierdziła wcześniej stwierdzone przez Dyrektor ŚPEW fałszowanie poleceń przelewu dotyczących poborów byłej głównej księgowej. Stwierdzono bowiem 7 przypadków dokonywania przelewów z konta bankowego kwot niezgodnych z listami płac. W wyniku tych czynności główna księgowa przelała na konto osobowe nie przysługującą jej kwotę wynagrodzeń o łącznej wysokości 9.000 zł. W celu uniemożliwienia wykrycia tego procederu główna księgowa zastępowała oryginalne wyciągi bankowe, w których wykazywane były rzeczywiście przelane kwoty, wyciągami bankowymi , w których wykazywała kwoty prawidłowe (zgodne z listami płac) oraz dokonywała na oryginalnych wyciągach zadrapań i zamazywań uniemożliwiających odczytanie występujących na nich kwot. Główna księgowa przyznała się do zagarnięcia wyżej wspomnianych środków i zobowiązała się do ich  zwrotu. W związku z tym do zakończenia kontroli dokonała wpłaty na konto ŚPEW części zagarniętej kwoty: 31.03.2006 r. kwotę 2000 zł i 21.04.2006 r. kwotę 4000 zł. Do zwrotu z tego tytułu pozostała kwota 3000 zł. Za popełnione naruszenie obowiązków pracowniczych poprzez podrobienie, fałszowanie dokumentów księgowych (wyciągów bankowych) została na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j. t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 ze zm.) rozwiązana umowa o pracę z ww. pracownikiem. W dniu 3 kwietnia 2006 r. zawiadomiono Prokuraturę Rejonową – Zachód w Szczecinie o popełnieniu przestępstwa przez główną księgową.

            Kontrola potwierdziła wcześniej wykryty przez Dyrektor ŚPEW przypadek dysponowania przez główną księgową środkami z konta bankowego ŚPEW do regulowania prywatnych zobowiązań. Główna księgowa dokonała, bowiem zapłaty czesnego w kwocie 1.550 zł na rzecz Uniwersytetu Szczecińskiego za swego syna. Główna księgowa potwierdziła dokonanie tej operacji i w dniu 17.03.06 r. dokonała zwrotu na konto bankowe ŚPEW nieprawnie przelanej kwoty.

            Kontrola wynagrodzeń wykazała pewne uchybienia,  tj. nie przestrzeganie zasad ustalania stawek osobistego zaszeregowania obowiązujących w odpowiednich kategoriach zaszeregowania pracowników nie będących nauczycielami. W dwóch przypadkach stwierdzono bowiem przyznanie niższych stawek osobistego zaszeregowania w przyznanej kategorii niż wynika to z obowiązującej tabeli stawek. W jednym przypadku ujawniono ponadto niewłaściwe naliczanie dodatku stażowego, gdyż według dokumentacji z akt osobowych staż pracy wynosił 11 lat, a naliczany był od 01.09.2005 r. dodatek za 10 lat. Stwierdzono również przypadki wypłacania w niektórych okresach dodatku funkcyjnego dla pracowników pedagogicznych bez pisma informującego o jego przyznaniu.

            W toku kontroli stwierdzono również nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.). Ujawniono bowiem cztery  przypadki wypłaty udzielonych pożyczek ze środków budżetowych bez wcześniejszego utworzenia funduszu. W trzech przypadkach dokonano przelewu środków na konta osobowe, a w jednym pożyczka została wypłacona przez kasjerkę  z kasy placówki. Było to niezgodne z  art. 3 ust. 2 ww. ustawy, wg którego „pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno –prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art.. 20,21 i 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.” 

            W wyniku kontroli stwierdzono dokonanie przelewu składek dotyczących dobrowolnego ubezpieczenia pracowników ŚPEW na konto PP nr 47 bez dokumentu księgowego potwierdzającego zasadność dokonanej operacji oraz umożliwiającego obliczenie właściwej kwoty przelewu. Z wyjaśnień głównej księgowej wynikało, że przelewu środków dokonano na konto przedszkola nr 47, gdyż tam znajdowała się dokumentacja związana z tym ubezpieczeniem i z konta przedszkola nr 47 dokonywany był przelew składek ubezpieczeniowych. Powyższe zostanie zweryfikowane w trakcie kontroli gospodarki finansowo-księgowej za 2005 r., prowadzonej obecnie przez WKiAW UM Szczecin w PP nr 47 w Szczecinie.   

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono Pani Dyrektor:

 

1.      Dokonanie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości za cały okres działalności jednostki, tj. od 01.09.2005 r.

2.      Wyegzekwowanie nieprawnie pobranych środków pieniężnych, z tytułu  wypłacania nienależnych wynagrodzeń a także przypadków nie wpłacania na konto jednostki otrzymanych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu. Dokonanie uzupełnienia zawiadomienia organów ścigania o przypadki przywłaszczenia środków z tytułu opłat.    

3.      Przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących wynagradzania pracowników ŚPEW, w szczególności w zakresie ustalania kategorii zaszeregowania i stawek zasadniczych, a w przypadkach pracowników pedagogicznych prawidłowego dokumentowania przyznanych dodatków wynikających z przepisów w tym zakresie.

4.      Przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.