Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            W miesiącach 02-04.2006 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym w Szczecinie, ul. Hoża 6 w zakresie oceny realizacji dodatkowych umów zleceń
i umów o dzieło zawieranych z pracownikami ZCE.

             W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanego obszaru, dokonując poniższych ustaleń.

            W zakresie objętym kontrolą stwierdzono liczne nieprawidłowości dot. realizacji umów o dzieło i umów zlecenia zawieranych w ZCE polegające przede wszystkim na nienależnej wypłacie wynagrodzeń byłemu dyrektorowi ZCE oraz zawieraniu umów cywilnoprawnych pomimo braku stosownego upoważnienia po stronie zleceniodawcy (zamawiającego).

            Kontrola ujawniła nieprawidłowości przy prowadzeniu rejestrów umów o dzieło jak i umów zlecenia, polegające na zamazywaniu, poprawianiu i wykreślaniu wpisów w rejestrze bez wskazania daty i osoby, która ich dokonała, wpisywaniu numerów umów bez daty ich zawarcia, nazwy zleceniobiorcy, zakresu umowy, terminu wykonania i wysokości wynagrodzenia. Nie było też zachowanej ciągłości numeracji umów. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ww. rejestrów była Pani (wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy z dnia 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm. zw. dalej – wyłączenie) specjalista ds. sekretariatu Ośrodka Edukacji Dorosłych ZCE. Przyczyną nieprawidłowości był brak nadzoru ówczesnego Dyrektora ZCE Pana (wyłączenie) nad pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłowość prowadzenia rejestrów, jak i wyrażenie przez Panią (wyłączenie) – Zastępcę Dyrektora ds. OED zgody na dokonywanie wpisów w rejestrach przez innych pracowników ZCE (w tym osób przebywających na stażu). Powyższy „bałagan” spowodował, iż nie można było na podstawie rejestrów jednoznacznie ustalić zarówno liczby zawieranych umów jak i wydatkowanych środków publicznych, co pozostawało w sprzeczności z istotą prowadzenia tychże rejestrów.

            Kontrola umów zlecenia i umów o dzieło zawieranych z ówczesnym Dyrektorem ZCE wykazała, że na 106 zawartych w okresie od maja 2003 r. do końca 2005 r. umów (wszystkie objęte kontrolą), na 8 (na łączną kwotę – 7515 zł) nie było podpisu zamawiającego a w 10. przypadkach (na łączną kwotę – 6934,50 zł) przedmiotem umowy było przeprowadzanie egzaminów eksternistycznych bez wskazania jakich przedmiotów dotyczyły. Ponadto 13 umów (na łączną kwotę – 5.402,50 zł) zostało podpisanych przez ówczesnego Dyrektora ZCE zarówno jako zamawiającego jak i przyjmującego zamówienie, pomimo że nie posiadał on do tego upoważnienia.  Stanowiło to naruszenie przepisu art. 108 ustawy z dnia 23.04.1964 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) zw. dalej k.c. według którego, pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Umowy zawarte z naruszeniem art. 108 k.c. są czynnościami przedsięwziętymi bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu i jako takie – zgodnie z art. 103 k.c. – stanowią czynność ułomną (negotium claudicans), których ważność zależy od potwierdzenia przez mocodawcę tj. Prezydenta Miasta Szczecin.

            Na 45 wystawionych przez zleceniobiorcę rachunkach z wykonania umów nie było danych identyfikujących osobę składającą rachunek. Z kolej na 79 rachunkach nie było podpisu ówczesnego głównego księgowego jednostki Pani (wyłączenie), co było niezgodne z obowiązującą od stycznia 2002 r. instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, która wymagała zatwierdzenia rachunku m.in. przez ww. osobę.

            W toku kontroli ustalono, że wynagrodzenie z tytułu umów o dzieło wypłacone ówczesnemu Dyrektorowi ZCE w miesiącu styczniu 2004 r. na łączną kwotę 843 zł nie zostało ujęte w sporządzonej przez specjalistę ds. płac Panią (wyłączenie) informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11), co było niezgodne z art. 42 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zm.), według którego płatnicy są obowiązani przesłać podatnikom oraz urzędom skarbowym imienne informacje o wysokości osiągniętego w danym roku podatkowym dochodu.

            W wyniku kontroli stwierdzono, że na podstawie listy płac nr 128/06/04 z dnia 23.06.2004 r. sporządzonej przez Panią (wyłączenie) i zatwierdzonej przez główną księgową jednostki przelano na konto ówczesnego Dyrektora ZCE wynagrodzenie
w kwocie 748,50 zł pomimo, że udokumentowana rachunkiem kwota do wypłaty wyniosła 465 zł, co spowodowało nadpłatę w wysokości 283,50 zł. Z kolei w wyniku błędu Pani (wyłączenie) pracownika sporządzającego listę płac nr 36/04/2005 z dnia 04.04.2005 r. oraz braku nadzoru ze strony zatwierdzającej listę głównej księgowej wypłacono ówczesnemu Zastępcy Dyrektora ds. OED kwotę 380 zł (brutto) tytułem realizacji umowy zlecenia nr 20/01/05 pomimo, że wykonawcą ww. umowy był Dyrektor ZCE.

            Ustalono, że ówczesny Dyrektor ZCE jako jedyny z członków komisji egzaminacyjnej przeprowadzającej egzaminy BHP, pobierał wynagrodzenie w kwocie 150 zł pomimo, że według wyjaśnień Pani (wyłączenie) – członka komisji egzaminacyjnej  faktycznie nie uczestniczył w przeprowadzaniu egzaminów. Jego rola – wg ww. wyjaśnień - ograniczała się jedynie do przeglądu dokumentacji i podpisywania zaświadczeń o ukończeniu kursów BHP. Pomimo tego Pani (wyłączenie) stwierdzała każdorazowo (14 przypadków w badanym okresie) wykonanie prac według warunków umowy na przeprowadzenie egzaminów na kursie BHP, co stanowiło podstawę wypłaty umownego wynagrodzenia. Spowodowało to nienależne wydatkowanie środków publicznych w kwocie 2.100 zł.

            Kontrola wykazała również, że w 13 przypadkach brak było potwierdzenia udziału ówczesnego Dyrektora ZCE w pracach komisji przeprowadzającej egzaminy eksternistyczne (brak podpisu na protokole). Pomimo tego Pani (wyłączenie)
- w trzech przypadkach i Pani  (wyłączenie) - w 10 przypadkach stwierdziły wykonanie prac według warunków zawartej umowy co stanowiło następnie podstawę wypłaty wynagrodzenia na łączną kwotę 1836 zł.

            Kontrola ujawniła, że ówczesnemu Dyrektorowi ZCE wypłacono wynagrodzenie za udział w przeprowadzanych w dniach 15-16.04.2005 r. egzaminach eksternistycznych, pomimo że od 14.04 do 18.04.2005 r. przebywał on na delegacji służbowej w miejscowości Sejny. Spowodowało to nienależne wydatkowanie środków publicznych w kwocie 240 zł. Osobą stwierdzającą wykonanie umowy obejmującej ww. egzaminy była Pani (wyłączenie) - Zastępca Dyrektora ds. OED.

            Kontrola stwierdziła także, że Pani (wyłączenie) - Zastępca Dyrektora ds. OED działając w imieniu ZCE zawarła z ówczesnym Dyrektorem ZCE umowę nr 62/02/04 z dnia 20.02.2004 r. (termin wykonania określono na dzień 27.02.2004 r.) i umowę nr 70/03/04 z dnia 10.03.2004 r. (termin wykonania określono na dzień 31.05.2004 r.), oraz stwierdziła ich wykonanie pomimo, że w dniach od 11.02.2004 r. do 23.03.2004 r. przebywała na zwolnieniu chorobowym.

             W oparciu o dokumentację z przeprowadzonych egzaminów eksternistycznych nie było możliwości ustalenia godzin w jakich odbywały się ww. egzaminy, a tym samym stwierdzenia wykonywania prac zleconych w trakcie lub po godzinach pracy świadczonej na podstawie umowy o pracę.

             Kontrola wykazała, że w przeprowadzonych przez ZCE - w ramach umów z Powiatowymi Urzędami Pracy – kursach spawania stali niestopowych oraz kursie malarz-konserwator, ówczesny Dyrektor ZCE sprawował odpłatnie nadzór merytoryczny i pedagogiczny (w 4 przypadkach) oraz przeprowadzał egzaminy kończące kursy szkoleniowe (w 3 przypadkach). Z tytułu wykonania powyższych prac  uzyskał łączne wynagrodzenie, odpowiednio: 5400 zł i 2950 zł mimo, że zgodnie z §4 ust. 9 lit. f i j statutu ZCE, sprawowanie nadzoru (w tym pedagogicznego) oraz koordynowanie prac Ośrodka Kształcenia Praktycznego (organizatora kursów) należało do jego obowiązków jako dyrektora ZCE. Ponadto zasady opracowywania i rozliczania preliminarzy kosztów kursów szkoleniowych zawarte w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów ZCE nie przewidywały wynagrodzeń z tytułu sprawowania nadzoru. Nadto - w ocenie kontroli – ówczesny Dyrektor ZCE nie posiadał odpowiedniego wykształcenia do sprawowania nadzoru merytorycznego i przeprowadzania egzaminów, a tym samym należytego wywiązania się z przyjętych umową zobowiązań.

             W toku kontroli stwierdzono, że dokumentem wewnętrznym -  instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów ZCE obowiązującą od dnia 01.01.2002 r. upoważniono zastępcę Dyrektora ds. OED do podpisywania umów zlecenia i umów
o dzieło zawieranych z Dyrektorem ZCE. Stanowiło to naruszenie przepisu art. 106 k.c. według którego pełnomocnik (w tym przypadku, działający z upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin, Dyrektor ZCE) może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa, co w niniejszym przypadku nie zachodziło. Ponadto – w ocenie kontroli – przeniesienie uprawnień (substytucja) może mieć miejsce jedynie w granicach pierwotnego umocowania pełnomocnika, a zakresem upoważnienia Dyrektora ZCE nie objęto uprawnienia do zawierania umów niejako „samemu ze sobą”. Tym samym – zgodnie z zasadą, że nikt nie może przenieść na drugą osobę więcej praw niż sam posiada – ww. upoważnienie zastępcy Dyrektora ds. OED należy uznać za dokonane z przekroczeniem umocowania udzielonego Dyrektorowi ZCE przez Prezydenta Miasta Szczecin. W związku z powyższym, biorąc pod uwagę fakt zawierania przez Zastępcę Dyrektora d.s. OED umów z ówczesnym Dyrektorem ZCE bez stosownego umocowania – zgodnie z art. 103 k.c. – do ważności zawartych umów koniecznym jest ich potwierdzenie przez mocodawcę tj. Prezydenta Miasta Szczecin.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do §37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZCE:

 

1.      Prowadzić rejestry umów zlecenia i umów o dzieło zgodnie z przyjętą instrukcją kontroli i obiegu dokumentów, zapewniając ich rzetelność i zgodność ze stanem faktycznym.

2.      Przestrzegać wymogów dot. sporządzania umów cywilnoprawnych, ze szczególnym uwzględnieniem podpisów stron oraz precyzyjnego określania przedmiotu umowy.

3.      Przyjmować do realizacji jedynie rachunki wystawiane przez zleceniobiorców (wykonawców dzieła) w sposób zgodny z przyjętą instrukcją kontroli i obiegu dokumentów.

4.      Wystawić korektę PIT-11 dla ówczesnego Dyrektora ZCE

5.      Podjąć działania w celu wyegzekwowania nienależnie wypłaconych kwot ówczesnemu Dyrektorowi ZCE i Zastępcy Dyrektora ds. OED

6.      Ewidencjonować godziny w których odbywają się egzaminy eksternistyczne.

7.      Bezwzględnie przestrzegać zakazu zawierania z pracownikami ZCE umów cywilnoprawnych, w których przedmiot umowy jest tożsamy z obowiązkami wynikającymi z ich stosunku pracy.

8.      Rozważyć możliwość wyciągnięcia konsekwencji służbowych (kara porządkowa) w stosunku do osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości opisane w wystąpieniu pokontrolnym, stosownie do § 46 pkt 1 regulaminu pracy ZCE z dnia 20.04.2004 r.