Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym w Szczecinie (zw. dalej ZCE), w zakresie zgodności zasad polityki rachunkowości oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

        Stan faktyczny opisany został w protokole kontroli podpisanym przez Panią Dyrektor ZCE w dniu 7 kwietnia 2006 r.

        Ocenę badanych zagadnień zawarto w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 kwietnia 2006 r.

        Podczas kontroli stwierdzono, że w ZCE zostały opracowane zasady polityki rachunkowości jednakże dokumentacja opisująca ww. zasady nie zawierała wszystkich elementów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor, bowiem zakładowy plan kont nie został poddany aktualizacji i uzupełniony o konta wykazane w § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 128, poz. 1069), a wg § 2 ww. rozporządzenia, kierownicy jednostek dostosują zasady rachunkowości do zasad wynikających z niniejszego rozporządzenia oraz zapewnią przeniesienie sald kont dotychczasowych na konta wprowadzone niniejszym rozporządzeniem w terminie do dnia 30 września 2005 r. Stwierdzono ponadto, że w jednostce nie było załącznika nr 1 do zasad rachunkowości opisującego zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych, wykazu ksiąg rachunkowych oraz wykazu programów komputerowych Inwentarz Optivum i Intendentura Optivum, określających datę rozpoczęcia ich eksploatacji,  a wg art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a), b) i c) uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. Pomimo tego były Dyrektor ZCE złożył do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta oświadczenie z dnia 1 sierpnia 2005 r., że „w ZCE została opracowana dokumentacja zasad polityki rachunkowości zawierająca wszystkie elementy i informacje jakie określa ustawa o rachunkowości z dnia 9 listopada 2000 r.(Dz.U. Nr 113, poz.1186)”. Obowiązek aktualizowania zasad polityki rachunkowości spoczywał wg art. 10 ust. 2 uor, na Dyrektorze ZCE.

        Ustalono również, że ZCE posiada prawo do używania programów komputerowych (Organizacja Optivum, Uczniowie Optivum, Kadry Optivum, Intendentura Optivum, Inwentarz Optivum) na podstawie „Złotego abonamentu Optivum II” – faktura VAT nr 2674/05V, opłata roczna w wys. 1755 zł – pomimo tego, nie używano programów Inwentarz Optivum i Intendentura Optivum – magazyn, stołówka.

        W odniesieniu natomiast do procedur kontroli finansowej stwierdzono, że były Dyrektor ZCE uaktualnił instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów opisując m.in. zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej, merytorycznej i formalno-rachunkowej, kontrolę środków pieniężnych, dokumentów obrotu materiałowego, faktur VAT, niemniej jednak nie istniały szczegółowe uregulowania opisujące sposób przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, zwrotu środków publicznych, a wg art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104) zw. dalej uofp, kontrola finansowa obejmuje ww. procedury. Ponadto aktualizując ww. instrukcję były Dyrektor ZCE nie wziął pod uwagę standardów kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust.1 pkt 1 uofp. Były Dyrektor ZCE w powyższej instrukcji upoważnił z-cę Dyrektora ZCE ds. Ośrodka Edukacji Dorosłych do podpisywania umów zlecenie i o dzieło zawieranych z Dyrektorem ZCE, pomimo że nie był do tego uprawniony ani przez Prezydenta Miasta upoważniony. Z-ca Dyrektora ZCE ds. Ośrodka Edukacji Dorosłych również nie posiadała podpisanego przez Prezydenta Miasta upoważnienia do zawierania z Dyrektorem ZCE umów zlecenie i o dzieło.

          W objętej badaniem dokumentacji stwierdzono , że wprowadzona instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, zatwierdzona do stosowania od dnia 1 stycznia 2002 r. nie była przestrzegana, bowiem w wyniku kontroli  czternastu faktur VAT – okres realizacji wydatków styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, październik 2005 r. – na kwotę w wys. 223.325 zł, jedynie trzy faktury VAT posiadały datę wpływu do ZCE, cztery faktury VAT były opisane, a na pozostałych fakturach VAT nie było daty wpływu do ZCE, co uniemożliwiało bieżącą kontrolę prawidłowości i terminowości ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i regulowania zobowiązań. Powyższe było niezgodne z rozdziałem II pkt 5 opracowanej instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Poza tym na żadnych fakturach VAT nie stwierdzono ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych wskazując miesiąc oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor. Wykazano także, że z-ca Dyrektora ds. administracyjno-gospodarczych nie opracował zasad udzielania zamówień publicznych w ZCE, mimo że był do tego zobowiązany Zarządzeniem Nr 11/2001 z dnia 25 czerwca 2001 r. w sprawie uaktualnienia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, które wprowadził były Dyrektor ZCE. Powyższe było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp. Stwierdzono ponadto, że wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej nie został uaktualniony, bowiem występowali w nim pracownicy, którzy nie pracują już w ZCE.

        W toku kontroli ustalono również, że ZCE gromadzi dochody na utworzonym rachunku dochodów własnych, pomimo że nie było decyzji kierownika jednostki, a wg art. 22 ust. 5 pkt 1 uofp, decyzję o utworzeniu ww. rachunku podejmuje kierownik jednostki budżetowej.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor ZCE :

1.      Dokonać aktualizacji zasad polityki rachunkowości.

2.      Opracować procedury kontroli wewnętrznej.

3.      Opracować procedury zwrotu środków publicznych i udzielania zamówień publicznych.

4.      Dokonać aktualizacji wykazu osób uprawnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

5.      Uregulować zasady zawierania umów zlecenie i o dzieło z Dyrektorem ZCE.

6.      Przyjąć decyzję o utworzeniu rachunku dochodów własnych.