Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie ul. Sikorskiego 3 (zwanym dalej MOPR), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania całości budżetu w 2005 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

           Opis stanu faktycznego zawarty został w protokole kontroli podpisanym w dniu w dniu 12 grudnia 2006 r. Ocena stanu faktycznego zawarta została w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 stycznia 2007 r.

            W trakcie kontroli nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w opracowanej przez Dyrektora MOPR dokumentacji dotyczącej procedur kontroli finansowej. Zarządzenie Nr 29/06 z dnia 2.11.2006 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli oraz Zarządzenie Nr 31/06 z dnia 8.11.2006 r. w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowej zostało opracowane zgodnie z przepisami art. 35 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, (obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz.2104 ze zm.).

            Drobne niedociągnięcie stwierdzono natomiast w dokumentacji przyjętych w MOPR zasad (polityki) rachunkowości, w rozdziale IV Instrukcji Obiegu i Kontroli dokumentów księgowych w MOPR, stanowiącego Załącznik Nr 10 do Zarządzenia Dyrektora MOPR w sprawie ustalenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości przyjętych w MOPR z dnia 14.02.2003 r. Polegało ono na braku informacji o osobie odpowiedzialnej za ewidencję oraz kontrolę druków ścisłego zarachowania. Osoba odpowiedzialna za te czynności została powołana przez Dyrektora MOPR dopiero z dniem 1.09.2006 r.

               W toku kontroli ustalono, iż dokumentacja związana z inwentaryzacją, zawierająca m.in.: skład Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej, zadania komisji, zadania Przewodniczącego Komisji oraz sposób rozliczania inwentaryzacji środków trwałych, była niewystarczająca, ponieważ nie opracowano dokumentacji określającej metody inwentaryzacji poszczególnych składników inwentaryzacji oraz dokumentu dostosowanego indywidualnie do specyfiki i wielkości jednostki, na podstawie art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

               Stwierdzono ponadto, że podstawę prawną „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w MOPR”, będącą załącznikiem do Zarządzenia Nr 28/2006 r. Dyrektora MOPR z dnia 30 października 2006 r., stanowiła m.in.: ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 15, poz. 249 ze zm.), podczas gdy w momencie wprowadzenia ww. Zarządzenia obowiązywała ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

            Załącznik do instrukcji w sprawie zarządzenia systemem informatycznym służącym przetwarzaniu danych osobowych, stanowiący załącznik nr 8 do Zarządzenia Dyrektora MOPR z dnia 15.02.2003 r. nie został z kolei zaktualizowany w związku ze zmianą sposobu użytkowania części pomieszczeń w obiekcie na Sikorskiego oraz zmianą organizacyjną Rejonu Śródmieście.

W toku kontroli czterech faktur na łączną kwotę 10.865,80 zł (pod względem przestrzegania procedur kontroli finansowej), w jednej z nich (faktura VAT Nr 2325/01/0261 z dnia 20.12.2005 r. na kwotę 1 825,91 zł) stwierdzono drobne niedociągnięcie, polegające na tym, że fakturę sprawdziła pod względem formalno-rachunkowym osoba nie ujęta w wykazie osób uprawnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym, stanowiącym załącznik Nr 4 (do Zarządzenia Dyrektora MOPR z dnia 1.03.2004 r. zmieniającego Zarządzenie Dyrektora MOPR w Szczecinie z 14.02.2003 r. w sprawie ustalenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości przyjętych w MOPR w Szczecinie).

            Do faktury VAT Nr 22/08/2005 z dnia 8.08.2005 r. na kwotę 4 514,00 zł dołączono notatkę służbową dotycząca zakupu powyżej 3000 zł, w której nie wskazano kursu euro, co niezgodne było z § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. (obecnie Zarządzenia Nr 371/06) w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych dotyczących zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.

            Nie stwierdzono nieprawidłowości w dokumentacji (dowodach księgowych) dotyczącej dodatków mieszkaniowych na łączną kwotę 3 454 907,87 zł.
Ww. dokumenty (w zakresie kontroli bieżącej) były kompletne, zgodne z wyciągami bankowymi oraz ujęte w miesięcznych sprawozdaniach Rb 28 S z wykonania wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej w rozdziale 85215 – „Dodatki mieszkaniowe”, §  3110 – „świadczenia społeczne”.

            Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor MOPR wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Zdrowia i Pomocy Społecznej dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04  (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w MOPR nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

        W związku z powyższymi ocenami i uwagami, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MOPR ujednolicić oraz uaktualnić dokumenty związane z zasadami polityki rachunkowości (w tym: podstawę prawną w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w MOPR, dokumentację dotyczącą inwentaryzacji, załącznik Nr 4 do Zarządzenia dyrektora MOPR z dn. 1.03.2004 r., stanowiący wykaz osób uprawnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod wzgl. formalno-rachunkowym) .