Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 22.08.-28.08.2006 r. przeprowadził kontrolę w Żłobkach Miejskich ul. Podhalańska 1-3 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.10.2006 r.  

            Kontrola wykazała uchybienia dotyczące głównie dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że nie opracowano jednolitego tekstu ww. zasad.  Jednostka posiadała jedynie Zakładowy Plan Kont, w którym zmiany (dotyczące utworzenia rachunku dochodów własnych oraz  wynikające z  powołania nowej jednostki wchodzącej w skład ŻM – oddziału pielęgnacyjnego) naniesiono długopisem oraz instrukcję obsługi stosowanego programu „Sfinks – pierwsze kroki dla wersji Windows”. ŻM posiadały także 2 instrukcje (Instrukcja Przeprowadzenia Inwentaryzacji oraz Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów), które opracowane zostały dla zakładu budżetowego pn. Żłobki Miejskie w Szczecinie, podczas gdy według statutu, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XVIII/576/99 Rady Miasta Szczecina z dnia 28 grudnia 1999 r., po zmianach wprowadzonych Uchwałą Nr IX/180/03 Rady Miasta Szczecina z dnia 22 września 2003 r., ŻM są jednostką budżetową.

Dodatkowo  kierownik jednostki nie posiadał w formie pisemnej:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) dopuszczenia programu (w aktualnie użytkowanej wersji) do stosowania w księgowości.

Było to niezgodne z art. 10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwaną dalej uor, który stanowi, że: jednostka powinna posiadać  dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a kierownik jednostki powinien  ustalić w formie pisemnej i aktualizować wyżej wymienioną dokumentację.

            Stwierdzono ponadto, że opracowany w ŻM regulamin wewnętrzny nie został podpisany przez dyrektora ŻM ani nie został zatwierdzony przez Prezydenta Miasta. Było to sprzeczne z § 10 ww. statutu, który stanowił, że regulamin organizacyjny ustala dyrektor i zatwierdza Prezydent Miasta na wniosek dyrektora.

            W odniesieniu natomiast do ustalonych przez Dyrektor procedur kontroli finansowej stwierdzono, że zostały one opracowane zgodnie z przepisami art. 35a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, (obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz.2104 ze zm.)

            Kontrola wykazała, że żadna z 6. badanych faktur nie była sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym (brak pieczątki i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania). Za powyższe według zakresu czynności i obowiązków odpowiedzialny był zastępca głównego księgowego. W 1. przypadku stwierdzono ponadto brak dokonania kontroli merytorycznej przez kierownika żłobka Nr 5 na fakturze VAT na zakup energii cieplnej na kwotę 12.080,58 zł, dotyczącej 4 żłobków (podległych jednostek ŻM). Sprzeczne było to z regulacjami instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ŻM, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 5/94 z dnia 1.09.1994 r., według których do zadań kierowników filii należy m. in. składanie podpisów na każdym dowodzie księgowym, który oznacza, że dokument został uznany za prawidłowy pod względem rzeczowym i merytorycznym.

            Stwierdzono także, że do kontrolowanych faktur (6 faktur) nie sporządzano notatek służbowych z udzielenia zamówienia publicznego, co  było  niezgodne z § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, który stanowi m.in., że każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której zostanie udokumentowany fakt dokonania analizy rynku.

            W wyniku kontroli wynagrodzeń pracowników ŻM stwierdzono błąd w kategorii zaszeregowania dla 2 pracowników, a mianowicie: zastępcy głównego księgowego ŻM i salowej z filii Nr 6. Z dniem 1.07.2004 r. przyznano z-cy głównego księgowego stawkę wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 1865 zł (XXI kategoria zaszeregowania), co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8 czerwca 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 52, poz. 543 ze zm.), według którego na stanowisku z-cy głównego księgowego przysługiwała kat. XIX.

            Salowej przyznano z kolei z dniem 23.02.2004 r. wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1010 zł (VIII kategoria zaszeregowania, a powinno być 1100 zł). Według wyjaśnień Pani dyrektor w wynagrodzeniu zasadniczym salowej nastąpiła usterka w sporządzeniu nowego angażu (angaż na kwotę 1010 zł zamiast 1100 zł). Została ona wychwycona natychmiast w płacach, gdzie dokonano korekty i wynagrodzenie zasadnicze wypłacono zgodnie z przeprowadzoną regulacją płac. W skutek nieuwagi niedokonano korekty w angażu znajdującym się w aktach osobowych pracownika.

            W toku kontroli ustalono, że obowiązki głównej księgowej ŻM dyrektor powierzył pracownikowi, pomimo że – wg stanu na dzień zakończenia kontroli – nie posiadał on kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 4 uofp. Zaznaczyć należy jednak, że zatrudniony jest w trakcie studiów podyplomowych, magisterskich na Wydziale Ekonomiki i Organizacji Gospodarki Żywnościowej na Akademii Rolniczej w Szczecinie, w związku z czym planowane wykształcenie nabędzie w czerwcu 2007 r.

            Kontrola wykazała, że dyrektor wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina
w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego.

 

W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Żłobków Miejskich:

1.      Uaktualnienie i uzupełnienie dokumentacji wynikającej z art.10 uor oraz uaktualnienie instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji oraz instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

2.      Podpisanie przez dyrektora jednostki i zatwierdzenie przez Prezydenta Miasta regulaminu wewnętrznego ŻM.

3.      Dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej przez osoby wskazane w zakresie czynności i obowiązków pracowników oraz zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów ŻM.

4.      Sporządzanie notatek służbowych zgodnie z przepisem § 9  Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 7 lipca 2006 r.

5.      Dokonanie korekty w kategorii zaszeregowania dla zastępcy głównego księgowego oraz w angażu salowej znajdujących się w aktach osobowych pracownika.