Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 18.09. – 22.09.2006 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych pl. Jakuba Wujka 6 (zw. dalej Ośrodkiem) w Szczecinie w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.10.2006 r. 

            Kontrola wykazała nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości w Ośrodku. Dotyczyły one posiadania nieaktualnego Zakładowego Planu Kont, w którym nie naniesiono zmian, związanych z wprowadzeniem w jednostce rachunku dochodów własnych. Nie określono ponadto w formie pisemnej roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz  instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów nie zostały ponadto opatrzone podpisem Kierownika jednostki, świadczącym o ich zatwierdzeniu.

Było to niezgodne z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwaną dalej uor, który stanowi, że: jednostka powinna posiadać  dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg oraz ich powiązania z kątami księgi głównej.

Odpowiedzialność za powyższe, zgodnie z art.10 ust. 2 uor, wg którego Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację – ponosi Kierownik Ośrodka.

            W odniesieniu natomiast do ustalonych przez Kierownika Ośrodka procedur kontroli finansowej stwierdzono, że zostały one opracowane zgodnie z przepisami art. 35 a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, (obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych -  Dz. U. Nr 249, poz.2104 ze zm.)

            Kontrola wykazała, że spośród 3. kontrolowanych faktur, na jednej, tj. fakturze VAT nr 45/2005 za remont podjazdu, murów, okapów i posadzki w Ośrodku na kwotę 14.550,51 zł znajdowała się jedynie pieczątka Kierownika Ośrodka bez stosownych zapisów świadczących o sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Dokumentu nie zatwierdzono i nie umieszczono na nim dekretacji. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

            Ponadto wg wydanego przez ówczesnego Kierownika Ośrodka i nadal obowiązującego Zarządzenia Nr 14/1999 w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, za kontrolę merytoryczną odpowiada Kierownik Ośrodka,  za kontrolę finansowo-księgową odpowiada Główny Księgowy, a za zatwierdzenie do wypłaty lub akceptację dokumentu odpowiedzialni są: kierownik jednostki i główny księgowy.

            Do ww. faktury dołączona była notatka służbowa z udzielenia zamówienia publicznego, w której nie umieszczono informacji dotyczącej szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Było to niezgodne z § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. (obecnie Zarządzenie Nr 371/06 z dnia 7 lipca 2006 r.) w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, wg którego notatka służbowa powinna zawierać  również informację dotyczącą szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

            W wyniku kontroli wynagrodzeń pracowników Ośrodka stwierdzono błąd w kategorii zaszeregowania dla pracownika na stanowisku starszego referenta. Pismem z dnia 1.10.2004 r. przyznano pracownikowi kwotę wynagrodzenia w wysokości 1200 zł z XI kategorią zaszeregowania, co było niezgodne z tabelą miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, obowiązującą od 1.04.2000 r. do lutego 2005 r., stanowiącą załącznik Nr 2 do Regulaminu Wynagrodzenia, według którego kwota którą otrzymywał w miesiącach styczeń i luty 2005 r. mieściła się w XII kategorii zaszeregowania.

            Listy płac stanowiące podstawę wypłaty wynagrodzeń były podpisywane przez Główną Księgową i Kierownika Ośrodka. Jednak na 1. (spośród 12 badanych) liście płac nie było zatwierdzenia do wypłaty przez Kierownika Ośrodka (lista płac z lipca 2005 r.). Było to niezgodne z Zarządzeniem  kierownika jednostki w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, wg którego za zatwierdzenie do wypłaty lub akceptację dokumentu (lista płac) odpowiedzialni są: kierownik jednostki i główny księgowy.

            Do list płac za miesiące luty i lipiec 2005 r., nie dołączono ponadto wniosków premiowych, a według regulaminu premiowania Ośrodka „Premię przydziela Kierownik Ośrodka dla poszczególnych pracowników na wniosku premiowym, po zaciągnięciu opinii zakładowej organizacji związkowej w terminie do dnia 25 każdego miesiąca.”

              Kontrola wykazała ponadto, że Główny Księgowy spełniał wymogi określone w  art. 35 ust. 2 uofp. (obecnie art. 45 ust. 2 uofp) dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            W wyniku kontroli ustalono, że kierownik jednostki wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego w Urzędzie Miasta Szczecin.

            W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

 1. Uaktualnienie i uzupełnienie dokumentacji wynikającej z art. 10 uor oraz zatwierdzenie instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,

2. Dokonywanie kontroli dokumentów zgodnie z  przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

3. Przy sporządzaniu notatek służbowych wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, umieszczanie informacji dotyczącej szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro,

4. Dokonywanie zatwierdzeń na listach płac przez kierownika jednostki oraz sporządzanie każdorazowo wniosków premiowych.