Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: P/17/05

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Zespół Szkół Nr 4 w Szczecinie, ul. Kusocińskiego 3

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        W dniach od 4 do 8 lipca 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 4 w Szczecinie przy ul. Kusocińskiego 3 (zw. dalej Zespołem Szkół), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu  22 lipca 2005 r. przez  Głównego Księgowego Zespołu Szkół i w dniu 26 lipca 2005 r. przez Dyrektora Zespołu Szkół.
        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 sierpnia 2005 r. skierowanym do Dyrektora Zespołu Szkół.
        Kontrola wykazała niedociągnięcia polegające głównie na niedostosowaniu dokumentacji przyjętych w Zespole Szkół zasad rachunkowości oraz systemu finansowo-księgowego do obowiązujących przepisów prawa. Wprowadzone przez Dyrektora Zespołu Szkół instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja magazynowa, instrukcja kasowa oraz instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania nie uwzględniały bowiem niektórych zmian przepisów prawa – wprowadzonych po 1999 r. Dotyczyły one braku zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych i zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy.
        Nieprawidłowości stwierdzono w obowiązującej w Zespole Szkół od dnia 1 stycznia 2002 r. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, która nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r.,
Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor. Nie określono w nich bowiem  roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, wykazu ksiąg rachunkowych, metod ustalania wyniku finansowego, wprowadzonych do użytkowania programów komputerowych i daty rozpoczęcia ich eksploatacji, systemów służących ochronie danych i ich zbiorów co naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. 
        W Zarządzeniu nr 10/2001 z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie aktualizacji zakładowego planu kont zapisano ponadto, że wykaz kont syntetycznych opracowany został na podstawie jednolitych planów kont jednostek budżetowych określonych Zarządzeniem Nr 46 Ministerstwa Finansów z dnia  1 sierpnia 1995 r., podczas gdy wykaz kont reguluje Załącznik nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153 poz. 1752), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont. Stwierdzono również, że w ewidencji księgowej i zakładowym planie kont, wykazano konto 401 „Wynagrodzenia pracowników”, podczas gdy w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont, kontem 401 oznaczona jest „Amortyzacja”. Naruszyło to przepis § 11 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia, wg którego wprowadza się plany kont dla jednostek obejmujące konta bilansowe i konta pozabilansowe określone w załączniku 2 do rozporządzenia, które stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont.
        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że nie ujęto w nim kont pozabilansowych: 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, na których prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz lat przyszłych, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 uor, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki.
        Kontrola wydatków w Zespole Szkół za 2004 r. (dwie faktury VAT i trzynaście list płac z §§ 4010, 4260) w łącznej wys. 222.008,07 zł (5,89% ogółu wydatków budżetowych w wys. 3.764.941 zł) oraz wydatków ze środka specjalnego (czternaście faktur VAT z §§ 4210, 4270) w łącznej wys. 71.363,78 zł (15,12% ogółu wydatków ze środka specjalnego w wys. 472.009,28 zł) wykazała, że nie przestrzegano niektórych ustalonych przez Dyrektora Zespołu Szkół Zarządzeniem nr 11/2001  - zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych, oraz Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (wcześniej Zarządzenia Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r.), zw. dalej zpzp. Stwierdzono bowiem, że sześć faktur VAT (nr 24208/11/SRZ/04, WO-12873/1104/R 7/2004, 3/2004, 21/2004, 25/2004) nie było kompletnych w zakresie kontroli bieżącej. Przy zawieraniu umowy na sprzedaż ciepła i świadczenia usług przesyłowych ze Szczecińską Energetyką Cieplną Sp. z o.o. oraz sprzedaż energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych z Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin Dyrektor Zespołu Szkół pominął przepis art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do przepisów zpzp stwierdzono, że do umowy ( nr 1/04 z dnia 30 stycznia 2004 r. na kwotę 11.518,70 zł; 2/04 z dnia 5 lutego 2004 r. na kwotę 7.400 zł; 3/04 z dnia 4 maja 2004 r. na kwotę 13.800 zł; 4/04 z dnia 15 czerwca 2004 r. na kwotę 6113,59 zł; 5/04 z dnia 5 lipca 2004 r. na kwotę 8.991,74 zł; 7/04 z dnia 8 listopada 2004 r. na kwotę 6.409,90 zł) kierownik administracyjno-gospodarczy nie sporządził ponadto notatek służbowych z przeprowadzonej analizy rynku, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt.1 (wcześniej §14 ust.8 i ust.10) Załącznika nr 1 ww. zpzp, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.
        Kontrola wykazała ponadto, że w dziale 801 rozdziale 80130 § 4300 tj. zakup usług pozostałych zaksięgowano wydatki związane z wymianą okien i parapetów w budynku szkolnym w łącznej kwocie 5.737,97 zł co było niezgodne z Klasyfikacją Paragrafów Wydatków i Środków w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 68, poz. 634 ze zm.), wg którego wydatki takie ujmuje się w § 4270 – Zakup usług remontowych.
        Główny Księgowy Zespołu Szkół spełniał wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
        Kontrola wykazała, że Dyrektor Zespołu Szkół wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w Zespole Szkół nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół, aby:
  1. Opracowal zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w Zespole Szkół.
  2. Ustalił pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczącej procesów  związanych z udzielaniem zamówień publicznych i zwrotem środków publicznych zgodnie z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych.
  3. Każdorazowo sprawdzać i zatwierdzać pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym (przez uprawnione osoby) dokumenty dot. wydatków jednostki.
  4. Bezwzględnie przestrzegał przepisów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych oraz z Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych. 
  5. Bezwzględnie przestrzegał przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2004 r., Nr 209, poz. 2132 ze zm.).
  6. Wyegzekwował od głównego księgowego usunięcie uchybień wskazanych w wystąpieniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2005/08/12, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2005/08/12 10:25:24
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2005/08/12 10:25:24 nowa pozycja