Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 24 do 30 sierpnia 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 51 w Szczecinie przy ul. Jodłowej 21( zw. dalej Szkoła), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 7 września 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową Szkoły.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 września 2005 r. skierowanym do Dyrektora Szkoły.

        Ustalenia kontroli odnoszące się do przyjętych w Szkole procedur kontroli finansowej wskazują, że procedury te nie uwzględniały zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych i zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy. Brak ww. zagadnień był główną przyczyną nieznajomości części przepisów dotyczących zamówień publicznych przez Dyrektora Szkoły, kierownika administracyjno-gospodarczego i kierownika stołówki. Kontrola wykazała bowiem, że ww. osoby nie  stosowały niektórych uregulowań ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. Nr 19, poz.177 ze zm.) (( wcześniej ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( tj. Dz.U. z 2002 r., Nr 72, poz. 664 ze zm.)), zw. dalej pzp, dotyczących m.in. prowadzenia postępowania, sporządzania protokółu postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informację o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty.

        Kontrola natomiast pozytywnie oceniła funkcjonujące w Szkole zasady polityki rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że przyjęte przez Dyrektora Szkoły dokumenty dotyczące ww. zasad opracowane zostały zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor.

        Kontrola wydatków Szkoły za 2004 r. w § 4260 w wys. 936.000,00 zł (19 % ogółu wydatków budżetowych w wys. 4.915.923,88 zł ) oraz wydatków ze środka specjalnego w § 4220 i § 4270 w wys. 250.957,28 zł (39,96 % ogółu wydatków ze środka specjalnego w wys. 628.008,86 zł ) wykazała, że na zakup żywności do stołówki szkolnej i przy zawieraniu umowy sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych z Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin, sprzedaży gazu ziemnego z Wielkopolską Spółką Gazownictwa w Poznaniu - Zakład Gazowniczy Szczecin, dostarczania wody i odprowadzania ścieków z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Spółka z.o.o. Szczecin Dyrektor Szkoły nie przeprowadziła postępowania o udzielenie zamówienia co było niezgodne z art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

        W toku kontroli ustalono również, że Dyrektor Szkoły nie przestrzegała niektórych zasad ustalonych Zarządzeniem Dyrektora Szkoły z dnia 1 stycznia 2002 r. - Załącznik nr 4 - w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, jak również zasad wprowadzonych Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (wcześniej Zarządzenia Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r.), zw. dalej upzp.

Stwierdzono bowiem, że na piętnastu fakturach VAT poddanych kontroli, Dyrektor Szkoły dokonała sprawdzenia pod względem merytorycznym, podczas gdy wg Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, ww. czynności powinien dokonać kierownik administracyjno-gospodarczy (faktury VAT nr 99298/2004, 12316/06/SRZ/04, 12315/06/SRZ/04, 27/05821/H), kierownik stołówki (faktury VAT nr FV/SZ/4A/10-0108, 027900/S10/2004, F00006569, 1533/0/2004, 117358, 1042/01, 001/1502/2004, FA10430, 00123/0904/FTTP, 914/11/2004), kierownik obiektów sportowych (faktura VAT nr 3/2004) a Dyrektor Szkoły zatwierdzić je do wypłaty.

        W odniesieniu do przepisów upzp stwierdzono, że do umowy nr 1/04 z dnia 12 maja 2004 r. na kwotę 8.451,54 zł kierownik obiektów sportowych nie sporządził ponadto notatki służbowej, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt.2 (wcześniej §14 ust.10) Załącznika nr 1 ww. upzp, wg którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której zostanie udokumentowany fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        Główna Księgowa Szkoły spełniała wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Szkoły wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w Szkole nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Szkoły, aby: