Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 10 do 16 czerwca 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 23 w Szczecinie przy ul. Ofiar Oświęcimia 12 (zw. dalej Przedszkolem), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu Gimnazjum.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 21 czerwca 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową Przedszkola.

        Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 lipca 2005 r. skierowanym do Dyrektora Przedszkola.

        Kontrola wykazała niedociągnięcia w przyjętej przez Dyrektora Przedszkola polityce rachunkowości polegające na nieopracowaniu zasad klasyfikacji zdarzeń i prowadzeniu kont ksiąg pomocniczych. W odniesieniu natomiast do ustalonych przez Dyrektora Przedszkola procedur kontroli finansowej stwierdzono, że zostały one opracowane zgodnie z przepisami art. 35a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp. Pozytywna ocena dotyczyła również opracowanych przez Dyrektora Przedszkola procedur udzielania zamówień publicznych. Ustalono bowiem, że obejmowały one obowiązujące przepisy oraz Zarządzenie Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

        W toku kontroli ustalono, że zakładowy plan kont przyjęty przez Dyrektora Przedszkola w dniu 10 stycznia 2002 r. nie zawierał opisanych ww. zasad co naruszało postanowienia art. 10 ust.1, pkt.3, pkkt.a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. zasady klasyfikacji zdarzeń i zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych.

        Stwierdzono ponadto, że obowiązki głównej księgowej przedszkola Dyrektor Przedszkola powierzyła Głównej Księgowej, pomimo że – wg stanu na dzień zakończenia kontroli – nie posiadała ona kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 4 uofp. Zaznaczyć należy jednak, że sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji księgowej przez Główną Księgową umożliwiał sporządzanie sprawozdań budżetowych a w złożonych wyjaśnieniach Dyrektor Przedszkola stwierdziła, że podjęła kroki w celu zatrudnienia księgowej posiadającej wymagane przepisami prawa uprawnienia.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Przedszkola przeprowadzała okresowe kontrole wewnętrzne w przedszkolu w zakresie przestrzegania zasad gospodarki kasowej, gospodarki magazynowej oraz prawidłowości wystawiania i ewidencjonowania dokumentów księgowych.

        Kontrola wydatków Przedszkola za 2004 r. (dwie faktury z §§ 4260, 4270 i zestawienie list płac za miesiąc czerwiec z § 4010) w łącznej wysokości 49.065,69 zł (7,33 % ogółu kosztów w wys. 669.202,59), nie wykazała uchybień. Dowody księgowe były kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych a ewidencja księgowa była prowadzona rzetelnie, sprawdzalnie i bieżąco.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Przedszkola nie wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji do Wydziału Oświaty i Kultury Fizycznej, zw. dalej WOiKF dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z pisma Dyrektora WOiKF w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. W złożonych wyjaśnieniach Dyrektor Przedszkola stwierdziła , że przesyłała informację dotyczącą transakcji podejrzanych za III i IV kwartał 2004 r. do WOiKF, jednak nie miała kopii pism oraz, że w ww. okresie transakcje takie nie wystąpiły w przedszkolu. W złożonych przez Wydział Oświaty do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego informacjach dotyczących transakcji podejrzanych, przesyłanych przez Dyrektorów Szkół i Placówek  nie znajdowały się notatki Dyrektor Przedszkola.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Pani Dyrektor Przedszkola, aby:

 

1.      Uzupełniła dokumentację przyjętych przez przedszkole zasad prowadzonej rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

2.      Wyegzekwowała od głównej księgowej usunięcie uchybień wskazanych w wystąpieniu zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3.      Przestrzegała przepisów w zakresie sporządzania i przesyłania informacji dotyczących transakcji podejrzanych.

4.     Podjęła czynności mające na celu zmianę zaistniałej sytuacji na stanowisku głównej księgowej i doprowadziła do spełnienia przez główną księgową wymogów określonych w art. 35 ust.2 ustawy o finansach publicznych.