Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 10 w Szczecinie zw. w dalszej treści Szkołą w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2004.

            Opis stanu faktycznego przedstawiony został w protokole kontroli podpisanym w dniu 14.12.2005 r.

            Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 stycznia 2006 r. skierowanym do Dyrektor Szkoły.

        Wydatki szkoły zrealizowane w 2004 r. po uwzględnieniu zmian do planu  wyniosły ogółem kwotę 2.396.228 zł, co stanowiło 109,1 % środków określonych  pierwotnie  w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.195.984 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 2.141.725 zł (89,3 % ogółu), w tym na szkoły podstawowe (rozdział 80101) kwotę 2.093.868 zł, przedszkola (rozdział 80104) kwotę 24.622 zł.

           W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących rachunkowości, nieterminowym egzekwowaniem świadczeń z tyt. umów najmu. 

            W toku kontroli stwierdzono brak dokumentu z rozliczenia ostatniej inwentaryzacji składników majątku przeprowadzonej na podstawie Zarządzenia nr 1/2001 z dnia 03.01.2001 r., w dniach od 01.02.2001 r. do 10.04.2001 r. wg stanu na dzień  30.04.2001 r. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29. 09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej ustawą o rachunkowości, który stanowił, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tym samym Dyrektor Szkoły nie wywiązała się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji za co wg art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiadała.

            Ustalono, że przy realizacji umów nr 1/2003/Ż, 2/2003Ż z dnia 29.08.2003 r. (zawarte  na okres od 02.09.2003 r. do 24.06.2004 r.) oraz umów nr 1/04Ż, 2/04Ż z dnia  31.08.2004 r. (na okres od 03.09.2004 r. do 31.12.2004 r.) na dostawę art. spożywczych, warzyw i owoców przez f-mę  Handel Art. Spożywczymi A. Żelazna  oraz mięsa, wędlin przez MAS-AR Sp. z o. o, na przykładzie 17. objętych kontrolą faktur dostarczonych przez ww. firmy w miesiącach maj, czerwiec 2004 r. na łączną kwotę 5.216,84 zł szkoła zapłaciła ww. dostawcom wyższe kwoty od cen zawartych w ofercie na łączną sumę 956,50 zł.

            Stwierdzono ponadto, że niektóre dane wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb – 32, nie wynikały z ewidencji księgowej. Różnice dotyczyły, wydatków ujętych w § 4270 – zakup usług remontowych, które w ww. sprawozdaniu jak i w zał. nr 3 do bilansu rocznego „Wydatki z konta specjalnego za 2004 rok zgodne z kartami wydatków” zwanym dalej załącznikiem, były wykazane w  kwocie 22.195,00 zł, natomiast w wydruku karty wydatków – konto specjalne W801-80101-4270 – remonty bieżące, wydatki § 4270 wynosiły kwotę 18.243,33 zł, tj. niższą o 3.951,67 zł od wykazanej w sprawozdaniu Rb – 32. Różnice dotyczyły również wydatków w  § 4220 - zakup usług żywnościowych, które w ww. sprawozdaniu jak i w załączniku zostały wykazane w kwocie 137.873,00 zł, natomiast wg  wyjaśnień z dnia 17.11.2005 r. (z załącznikami) - gł. księgowej oraz  poprawionego podczas kontroli przez gł. księgową ww. załącznika, wydatki § 4220 wyniosły kwotę 140.145 zł, tj. wyższą o 2.272,00 zł od wykazanej w sprawozdaniu Rb – 32.

            Powyższe było niezgodne z przepisem § 10 ust. 1 - 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13.03.2001 r., w sprawie sprawozdawczości budżetowej  (Dz. U.  Nr 24, poz. 279 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Nieprawidłowości te naruszyły ponadto przepis § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ...(Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) zw. dalej Rozporządzeniem z dnia 18.12.2001 r., wg którego jednostki winny prowadzić rachunkowość zgodnie
z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu.

            W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji umów najmu pomieszczeń z 6. kontrahentami na łączną kwotę 30.157,20 zł, u 5. najemców wystąpiły  przypadki  realizowania wpłat z opóźnieniem na łączną kwotę 5.378,91 zł, z tego; za rok 2004 na kwotę 4.930,91zł (w tym zaległa należność na kwotę 4.541,50 zł zapłacona w I kwartale 2005 r. i odsetki na kwotę 389,41 zł); za rok 2005  - odsetki na łączną kwotę 448,11 zł, z tego zapłacone dnia 16.09.2005 r. przez jednego z najemców w wysokości 289,47 zł.

            W wyniku i na wniosek kontroli, w odniesieniu do 4. najemców – gł. księgowa wystosowała wezwania dot. zapłaty ustawowych odsetek na łączną kwotę 389,30 zł, z których tylko jeden najemca wg dowodu wpłaty z dnia 01.12.2005 r., dokonał zaległej wpłaty na kwotę 26,63 zł. Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r., który stanowił, że odsetki od należności  i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

            W toku kontroli stwierdzono, że zaksięgowane wg stanu na dzień 31.12.2004 r. należności w kwotach: 23.117,40 zł (dot. byłej głównej księgowej) oraz 7.100,00 zł (dot. byłego kierownika admin. gosp.), w związku z pismami - Wyrokami Sądu Rejonowego V Wydziału Karnego w Szczecinie, które szkoła otrzymała w 2005 r. nie były zaktualizowane o kwoty zasądzone wyrokami. Naruszyło to przepis art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

            Kontrola wykazała, że kontrolowane umowy nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego, mimo że obowiązek taki wynikał z art. 35 ustawy z dn. 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), który stanowił w szczególności, że złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem; nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dot. tej operacji; zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. Obecnie obowiązek kontrasygnaty przez głównego księgowego wynika z art. 45 ustawy z dn. 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Kontrola ustaliła, że Dyrektor Szkoły wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dot. transakcji podejrzanych, w związku z poprzednio obowiązującym Zarządzeniem Nr 149/04 oraz obecnie obowiązującym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor Szkoły:

1.      Wyegzekwować od najemców zaległe odsetki od nieterminowych płatności czynszu. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.

2.      Od dostawców wymagać realizacji umów w oparciu o warunki zawarte w podpisywanych umowach.

3.      Dokumenty księgowe, w tym dotyczące inwentaryzacji majątku szkoły przechowywać pięć lat.

4.      Sporządzać sprawozdania finansowe rzetelnie i prawidłowo przy uwzględnieniu zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniu z danymi ewidencji księgowej.

5.      Zaktualizować zaksięgowaną wartość należności o kwoty zasądzone wyrokami sądowymi.

6.      Dokonywać kontrasygnaty gł. księgowego pod umowami rodzącymi zobowiązania.