Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: Z/18/05

Gospodarka finansowo – księgowa za 2005 r.

Szkoła Podstawowa Nr 11 przy ul. E. Plater nr 20 w Szczecinie.

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 11 w Szczecinie zw. w dalszej treści Szkołą w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2005.
        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.03.2006 r. przedstawiono ocenę wskazując na wystąpienie poniżej opisanych nieprawidłowości.
        Wydatki szkoły zrealizowane w 2005 r. po uwzględnieniu zmian do planu  wyniosły ogółem kwotę 3.507.796 zł, co stanowiło 117,5 % środków określonych  pierwotnie  w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.986.247 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 3.100.635 zł (88,4 % ogółu), w tym na szkoły podstawowe (rozdział 80101) kwotę 2.885.393 zł. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dotyczących rachunkowości, wynagrodzeń, warunków podpisywanych umów z wykonawcami robót, zamówień publicznych, nie ewidencjonowaniem i nie rozliczaniem materiałów  wykorzystywanych do remontów pomieszczeń szkoły.
        Kontrola ustaliła, że w trakcie realizacji remontu  "Malowanie korytarza na II p., sali 202, 204, 207 oraz sali gimnastycznej. Przygotowanie podłoża do malowania. Malowanie sufitów i ścian farbą emulsyjną. Malowanie ścian, stolarki okiennej i drzwiowej farbą olejną. Malowanie konstrukcji stalowej krat w oknach na sali gimnastycznej” wystąpiły nieprawidłowości polegające przede wszystkim na realizowaniu zapłaty f-r częściowych, nieprzestrzeganiu niektórych postanowień umowy odnośnie wykonania przedmiotu umowy z własnych materiałów – zapłata f-ry nr 01/11/05 z 16.11.2005 r. obejmującej wartość materiałów zużytych do remontu sali 202 i 207, do których  materiały zostały  zakupionych również przez Radę Rodziców, braku odbioru wykonanych prac oraz braku kosztorysu.   
Powyższe dotyczyło umowy nr 3/05 z dnia 20.03.2005 r. z określonym wynagrodzeniem ryczałtowym w wysokości 9.882 zł brutto (w tym materiały wykonawcy), terminem wykonania przedmiotu umowy na 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania pomieszczeń, którą dyrektor szkoły zawarła z f-mą "ALTERNATYWA" wybraną w wyniku dokonanego postępowania, tj. analizy rynku.
        Stwierdzono, że szkoła przekazała wykonawcy wynagrodzenie z rachunku dochodów własnych w łącznej kwocie 9.882 zł wg f-r częściowych wystawionych przez wykonawcę, tj. nr 1/05/05 z dnia 17.05.2005 r. na kwotę 2.135 zł, nr 1/06/05 z dnia 08.06.2005 r. na kwotę 1.952 zł, nr 01/10/05 z dnia 04.10.2005 r. na kwotę 1.952 zł oraz nr 01/11/05 z dnia 16.11.2005 r. na kwotę 3.843 zł, co było niezgodne z § 3 i 10 umowy nr 3/05,  wg których zapłata powinna zostać zrealizowana na podstawie f-ry końcowej za wykonane i odebrane roboty będące przedmiotem odbioru końcowego. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor szkoły stwierdziła, że ponieważ wynagrodzenie realizowane było z rachunku dochodów własnych, a środki te wpływają na konto szkoły cyklicznie, wykonawca wyraził zgodę na wynagrodzenie częściowe na podstawie f-r wystawianych cyklicznie.
        W toku kontroli ustalono również, inne nieprawidłowości związane z realizacją ww. umowy, tj. brak pełnej dokumentacji, w tym protokołu przekazania pomieszczeń szkoły, protokołu odbioru prac – z „Protokołu z przeglądu z dnia 04.03.2005 r.” podpisanego przez komisję bez udziału wykonawcy wynikało, że komisja dokonała odbioru wyremontowanych pomieszczeń: ścian na korytarzu II p. , w salach m. innymi  202 (adnotacja sala nr 202 w dalszym ciągu remontowana) i 207, tj.  w czasie przed podpisaniem umowy nr 3/05 z dnia 20.03.2005 r. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że „prace wykonywane w salach 202, 207 dotyczyły tylko i wyłącznie wykonawstwa bez zaangażowania własnych materiałów, które to materiały zostały zakupione przez Radę Rodziców (przy zawieraniu umowy kierownik adm. gosp. nie sprecyzowała § 7 w umowie nr 3/05)”.
Wyjaśnienie dyrektora szkoły było sprzeczne z treścią f-ry nr 01/11/05 z dnia 16.11.2005 r. na kwotę 3.843,00 zł, która została wystawiona przez wykonawcę i opłacona przez szkołę m. innymi za remont sali  202 i 207  łącznie z materiałami.
        Brak pełnej dokumentacji związanej z realizacją remontu dot. również braku kosztorysu  - w dokumentacji szkoły znajdował się jedynie „dokument roboczy” bez podpisu z wykazaną wartością  robót na łączna kwotę 9.882 zł, jak i poszczególnych pomieszczeń, sporządzony wg danych zgodnych z „Cennikiem prac remontowych  podpisanym przez przedstawiciela f-my ALTERNATYWA” – przykład malowanie sufitów farbą emulsyjną 1 m 2 – 5 zł bez podatku VAT. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że szkoła nie poniosła żadnych kosztów na zakup materiałów dla wykonawcy, który wykonywał prace remontowe na podstawie zawartych umów nr 2/05 i 3/05.
        W trakcie realizacji umowy nr 2/05 z dnia 06.01.2005 r. na malowanie korytarza I p. (zakres prac ujęty w Notatce służbowej z postępowania o udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 EURO) z określonym wynagrodzeniem ryczałtowym w wysokości 8.000 zł brutto (w tym materiały wykonawcy), terminem wykonania przedmiotu umowy na 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania pomieszczeń,  którą dyrektor szkoły zawarła z f-mą "ALTERNATYWA" wybraną bez dokonanego postępowania, tj. analizy rynku stwierdzono, że szkoła przekazała wykonawcy wynagrodzenie z rachunku podstawowego w łącznej kwocie 7.999,54 zł wg faktur częściowych wystawionych przez wykonawcę, tj. nr 1/01/05 z dnia 19.01.2005 r. na kwotę 4.123,60 zł i nr 2/02/05 z dnia 08.02.2005 r. na kwotę 3.875,94 zł, co było niezgodne z § 3 i 10 umowy nr 2/05, które stanowiły, że zapłata będzie zrealizowana na podstawie f-ry końcowej za wykonane i odebrane roboty będące przedmiotem odbioru końcowego. Oprócz ww. umowy, faktur, notatki służbowej z postępowania o udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 EURO oraz cennika prac remontowych z dnia 04.01.2005 r. z pieczątką ww. wykonawcy (brak podpisu) w szkole brak było innej dokumentacji, w tym kosztorysu.
        W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 24. pracowników szkoły, na łączną kwotę 368.870,00 zł stanowiącą 16,8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 2.200.143,77 zł, stwierdzono 1 przypadek nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej  337,90 zł (brutto). Nadpłata wynikała z przyznania od dnia 01.01.2005 r. dodatku (25 % od wynagrodzenia zasadniczego) z tytułu powierzenia obowiązków kasjera samodzielnemu referentowi zatrudnionemu w wymiarze ¾ etatu. Nadpłata powstała w wyniku naliczenia dodatku w kwocie 335,50 zł brutto miesięcznie za m-c styczeń, marzec, kwiecień oraz w kwocie 170,14 zł za m-c luty - zwolnienie chorobowe  (od 01.01.2005 r. do 31.04.2005 r. w łącznej kwocie 1.176,64 zł), podczas gdy przysługiwał dodatek w kwocie 251,62 zł na m-c, w tym za m-c luty w kwocie 83,88 zł.  Sprzeczne to było z ustaleniami art. 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin, wg którego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.
        Nieprawidłowości stwierdzono też, w zakresie nie obejmowania gospodarką magazynową materiałów budowlanych kupowanych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez  pracowników obsługi szkoły.  Dotyczyło to sytuacji, gdzie do remontu szatni szkolnej, remontu pomieszczeń bloku sportowego szkoły, w tym szatni, pomieszczenia kuchni zwanego w szkole „obierakiem”, m. innymi zostały wbudowane materiały na  łączną kwotę 3.880,28 zł (wg f-r zaewidencjonowanych w raportach kasowych: nr 4/02/05 za okres od 09.09 do 28.02.2005 r, nr 5/03/05 za okres od 01.03 do 15.03.2005 r, nr 6/07/05 za okres od 01.07 do  29.07.2005 r.). 
        Na dowodach źródłowych, tj. fakturach na zakup tych materiałów ani w innym dokumencie,  konserwatorzy nie dokonywali adnotacji dotyczących przyjęcia towaru. Powyższe było niezgodne z ustaleniami Instrukcji magazynowej (podpisanej przez byłego dyrektora szkoły oraz byłego gł. księgowego), w której m. innymi określono, że: materiały przechowywane winny być w magazynie i powierzone osobie prowadzącej magazyn, tj. kier. adm. gosp.; do podstawowych obowiązków magazyniera należało przyjmowanie materiału do magazynu z zachowaniem wymaganych formalności; wydawanie materiałów  na podstawie dokumentów rozchodowych, prowadzenie kartoteki ilościowo-wartościowej. Powyższe niezgodne było również z Zarządzeniem nr 76/2005 (podpisane przez dyrektora szkoły) w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w którym m. innymi postanowiono, że księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności do materiałów (kartoteki materiałowe ilościowo – wartościowe) oraz z Zarządzeniem nr 79/05 z dnia 30.03.2005 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów fin. księgowych, w którym m. innymi zapisano, że kontrola rzeczowych składników majątku obrotowego dotyczyła w szczególności sposobu ewidencji i rozliczania magazynów na koniec okresu obrachunkowego oraz dokumentacji obrotu magazynowego, a wewnętrzna kontrola kosztów polegała na sprawdzeniu w szczególności: prawidłowości i kompletności dokumentacji, rozliczania kosztów w czasie, prawidłowości rozliczania kosztów remontowych.
        W wyniku kontroli ustalono, że nie dokonywano rozliczania materiałów zużytych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez konserwatorów. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że podstawą do zakupienia materiałów było zwymiarowanie pomieszczeń i wyliczenie ilości litrów farby, która po zakupieniu była wydawana pracownikom szkoły, rozliczenia zużytych materiałów nie przeprowadzono z powodu nieobecności kierownika adm. gosp.     W ocenie kontroli umowy dostawy art. spożywczych nr  2 z dnia 01.04.2005 r. i nr 7 z dnia 01.04.2005 r. (zawarte  na okres od 01.04.2005 r. do 31.03.2006 r.) podpisane z F-mą Handlowo – Usługową „KARINKA, były realizowane w sprzeczności z ustaleniami umów, które nie określały warunków ewentualnej indeksacji cen.  Na przykładzie 10. faktur dostarczonych przez ww. firmę w miesiącach październik, grudzień 2005 r. na łączną kwotę 4.809,50 zł szkoła zapłaciła ww. dostawcy wyższe kwoty od cen zawartych w ofercie na łączną sumę 450,42 zł.
        W wyniku kontroli prowadzonych przez szkołę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ustalono, że zamawiający dokonywał wydatkowania środków finansowych w łącznej wysokości 41.579 zł brutto, bez przeprowadzania analizy rynku, do czego był zobowiązany Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych... zw. dalej Zarządzeniem  162/04.  Według ustaleń § 9 ust. 4 zarządzenia 162/04, przed udzieleniem zamówienia publicznego zamawiający powinien sporządzić notatkę, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania  analizy rynku, tj. wybór dostawcy spośród co najmniej dwóch ofert – załączonych do notatki. Przykładem takiego postępowania było podpisanie umowy nr 7 z dnia 01.04.2005 r. na dostawę warzyw, owoców i produktów przetworzonych na kwotę  23.285 zł brutto, na  malowanie korytarza I p. wg umowy nr 2/05 z  dnia 06.01.2005 r. podpisanej z f-mą ALTERNATYWA na kwotę 8.000 zł brutto, na zakup sprzętu komputerowego - faktura nr 7737/05 z dnia 20.12.2005 r. na kwotę 10.294,00 zł.
        W toku kontroli dokumentów dot. przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych  stwierdzono, że  na 18 losowo wybranych podań i wniosków w sprawie przyznawania ulgowych usług, świadczeń socjalnych... zw. dalej wnioskami (na kwotę 9.097,30 zł, w tym dla  9. pracowników administracji i obsługi na kwotę 5.657,30 zł, dla 7. emerytów na kwotę 3.440 zł) były przyznawane świadczenia na podstawie wniosków, w których nie zawsze były oświadczenia o dochodach. Niezgodne to było z przepisem art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 04.03.1994 r., o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (j. t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335, ze zm.), wg którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Niezgodne to było również z ustaleniami regulaminów Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: z dnia 01.01.2005 r., w którym w pkt. 3 Rozdziału IV postanowiono, że podstawę do obliczania świadczeń stanowił dochód brutto przypadający na osobę w rodzinie; z dnia 01.10.2005 r. , w którym w pkt. 3 Rozdziału VII oraz w kpt. 3 Rozdziału IV określono, że wnioski w postaci zapomóg należy składać z pełnym uzasadnieniem i oświadczeniem o dochodach, podstawę do obliczenia świadczeń stanowił dochód brutto przypadający na osobę w rodzinie, a jeżeli uprawniony nie poda dochodów na 1 osobę w rodzinie, zostanie zakwalifikowany do najwyższej grupy dochodowej zgodnie z tabelą wysokości zapomóg.
        W toku kontroli stwierdzono, że nie została przeprowadzona inwentaryzacja zdawczo – odbiorca składników majątku (protokół zdawczo – odbiorczy z dnia 31.08.2004 r., spisany pomiędzy byłym dyrektorem szkoły, a dyrektorem przyjmującym). Brak było również dokumentu z rozliczenia ostatniej inwentaryzacji składników majątku szkoły przeprowadzonej na podstawie Zarządzenia nr 21/2002 z dnia 12.02.2002 r., byłego dyrektora szkoły w dniach od 12.02.2002 r. do 25.05.2002 r., wg stanu na dzień  25.02.2002 r. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej ustawą o rachunkowości, który stanowił, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tym samym zarówno była dyrektor szkoły jak i dyrektor szkoły nie wywiązała się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji za co wg art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiada. Dnia 09.01.2006 r. zarządzeniem nr 108/2006 została zarządzona w  terminie od 24 do 26.01.2006 r. inwentaryzacja majątku szkoły. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl przepisów zawartych w art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 ze zm.) zw. dalej ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dfp. 
        W wyniku kontroli stwierdzono, że w związku z realizacją umowy najmu z dnia 31.03.1993 r. dot. umieszczenia na terenie szkoły 1. tablicy reklamowej brak było w szkole przychodów za 2005 r., dopiero w wyniku i na wniosek kontroli dnia 07.01.2006 r. została wystawiona f-ra nr 149/05 na kwotę 1.098 zł za I i II półrocze 2005 r. W złożonych wyjaśnieniach gł. księgowy szkoły stwierdziła m. innymi, że drugi plakat reklamowy należał do firmy SCM Polska w W-wie, szkoła nie egzekwowała w 2005 r. opłat za wynajem powierzchni reklamowej, gdyż osoba wystawiająca f-ry VAT została poinformowana o istnieniu tylko jednej umowy z ww. firmą na jeden plakat reklamowy, za lata 2003 - 2004 szkoła wystawiała faktury, a najemca opłacał je w całości. Niepobranie lub niedochodzenie należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem obowiązującego obecnie przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dfp. Kontrola ustaliła, że z uwagi na nie przekazanie przez szkołę w 2005 r., do UM informacji dot. transakcji podejrzanych dyrektor szkoły nie wywiązała się  z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dot. transakcji podejrzanych, w związku z poprzednio obowiązującym Zarządzeniem Nr 149/04 oraz obecnie obowiązującym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”.
 
W związku z uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi szkoły aby :
1.      Ustalić koszt materiałów zużytych do remontu sali 202, 207 przez firmę ALTERNATYWA, a zakupionych przez Radę Rodziców i wyegzekwować tą kwotę od wykonawcy.
2.      Umowy z wykonawcami robót realizować stosownie do zapisów umów cywilno prawnych.
3.      Rozliczać materiały wykorzystywane przez konserwatorów szkoły do remontów pomieszczeń szkoły. 
4.      Od dostawców wymagać realizacji umów w oparciu o warunki zawarte w podpisywanych umowach.
5.      Dokumenty księgowe, w tym dotyczące rozliczenia inwentaryzacji majątku szkoły przechowywać pięć lat.
6.      Terminowo wystawiać f-ry  wszystkim najemcom .
7.      Wystąpić o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia pracownikowi administracji w kwocie 337,90 zł  brutto. Dokonać korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
8.      Przy gospodarowaniu środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stosować zasady określone w przepisach ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz obowiązującym w szkole Regulaminie zakład. f-szu świadczeń socj.
 
        W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecin w dniu 20 kwietnia 2006 r. skierował do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Szczecinie zawiadomienie o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez obecną i byłą Dyrektor Szkoły.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2006/06/21, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2006/06/21 11:54:22
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2006/06/21 11:54:22 nowa pozycja