Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie wraz z Biurem ds. zamówień Publicznych UM przeprowadzili w dniach od 26 kwietnia do 15 czerwca 2004 r. kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie w zakresie wydatków na zakup usług w 2003 r., w tym na utrzymanie dróg w mieście (konserwacja, remonty bieżące).

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 września 2004 r. na ogół pozytywnie oceniono realizację przez ZDiTM wydatków na zakup usług, a uwagi kontroli dotyczyły nielicznych nieprawidłowości.

Podstawą do wykonywania tych usług było porozumienie Nr WG 8/2002 Nr C.R. UM 504/2002 z dnia 01.03.2002 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a ZDiTM w sprawie realizacji przez ZDiTM zadań własnych gminy w zakresie planowania, utrzymania i ochrony dróg i obiektów mostowych; organizacji i zarządzania ruchem na drogach w granicach administracyjnych Miasta Szczecina; organizacji, zarządzania, planowania i sterowania transportem zbiorowym; organizacji, nadzoru i kontroli oczyszczania ulic w mieście w okresie letnim i zimowym; utrzymania zieleni w pasie drogowym.

Z planu remontów bieżących na 2003 r. wynikało, że usługi związane z utrzymaniem i remontem dróg, na łączną kwotę 8.250.842 zł, wykonywane były przez Przedsiębiorstwo Eksploatacji Dróg i Mostów "PEDIM" Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie na podstawie zawartej w dniu 1 września 2000 r. umowy nr 150/2000 z Gminą Miasto Szczecin. Umowa zawarta została w rezultacie dokonania przez Inwestora wyboru oferty Wykonawcy w przetargu nieograniczonym w dniu 30.06.2000 r. Na przestrzeni całego roku nie podpisany został aneks do umowy ustalający wynagrodzenie Wykonawcy na 2003 r., dopiero w dniu 30 grudnia 2003 r. zawarte zostało porozumienie, w którym ustalono ostatecznie wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy nr 150/2000 w latach 2001-2003. PEDIM nie wniósł 3% zabezpieczenia z tytułu wykonania umowy w 2003 roku. Obowiązek jego wniesienia wynikał z § 13 umowy. W związku z tym ZDiTM pismem z dnia 19.12.03 r. poinformował PEDIM, że z uwagi na nie wniesienie wymaganego zabezpieczenia, mimo faktycznego zlecania prac na wartość 12.500.000zł, należna kwota zabezpieczenia za 2003 r. w wysokości 375.000 zł zostanie potrącona z faktur. Dokonane potrącenia zaewidencjonowano na rachunku bankowym depozytowym.

Roboty związane z remontami i bieżącym utrzymaniem dróg wykonywane były zgodnie z ustaleniami wynikającymi z umowy, tj. na podstawie sporządzanych protokołów konieczności, określających zakres do wykonania prac oraz termin ich wykonania. Z wykonania prac wynikających z protokołu konieczności, każdorazowo dokonywany był protokolarny odbiór końcowy, w którym oceniany był stan wykonanych robót pod względem zakresu i technologii wykonania.

W wyniku kontroli 14. robót na łączną kwotę 2.841.890,03 zł, tj. 34,4% wartości wykonanych prac wynikających z umowy, a związanych z remontami i bieżącym utrzymaniem dróg stwierdzono, że w dwóch przypadkach na podstawie protokołów odbioru końcowego i wykonanych badań jakościowych, wystąpiły nieprawidłowości w wykonaniu robót drogowych, za co dokonano potrącenia, ze sporządzonych kosztorysów, kary za stwierdzone nierówności na wykonanej nawierzchni w łącznej kwocie 28.495,36 zł. Stwierdzono również, że w pięciu z 14. kontrolowanych przypadkach naliczone zostały kary za przekroczenia terminów zakończenia robót. Z tytułu niedotrzymania terminów zakończenia robót wynikających z zawartej umowy za 2003 r. ZDiTM naliczył kary w 21. przypadkach na łączną kwotę 842.663,75 zł.

Na prośbę członka Zarządu PEDIM-u o odstąpienie od naliczania kar za nieterminowe wykonanie niektórych prac ujętych umową oraz pozytywnej opinii dyrektora ZDiTM, Prezydent Miasta Szczecina "Oświadczeniem Woli nr 63/03 w dniu 30.12.03 r. wyraził zgodę na odstąpienie od żądania zapłaty od PEDIM kar umownych w kwocie 842.663,75 zł naliczonych na podstawie § 15 ust. 2 lit. a umowy 150/2000 zawartej w dniu 01.09.2000 r."

Pracami związanymi z konserwacją i bieżącym utrzymaniem sygnalizacji świetlnej w Szczecinie zajmowała się firma Elektromontaż Szczecin S.A. na podstawie zawartej umowy nr 28/2001 z 01.08.2001 roku. Kontrolą objęto kwotę 274.549,12 zł, tj. 22,4% wydatków tego rodzaju. Wynagrodzenie umowne na 2003 r. w związku z wykonywaniem tych usług ustalono dopiero w aneksie z 01.12.2003 r. Według zwartej umowy "w latach 2001-2004 wynagrodzenie Wykonawcy na dany rok zostanie określone każdorazowo po uchwaleniu budżetu miasta i wprowadzone do umowy aneksem."

W wyniku kontroli obciążenia za usuwanie awarii w sygnalizacji świetlnej za okres od 12.12.02 r. do 03.02.03 r. ustalono, że na wykonanie robót sporządzane były protokoły stwierdzonych awarii. Na okoliczność odbioru wykonanych prac sporządzany był jeden ogólny protokół odbioru. Wykonawca nie stosował się do przepisu zawartego w § 4 umowy, wg którego powinien dokonywać pisemnych powiadomień o usunięciu zgłoszonych awarii. Umożliwiałoby to kontrolę terminów usuwania awarii.

W ramach przyznanych środków budżetowych na remonty obiektów inżynierskich w miastach w 2003 r. ZDiTM wydatkował kwotę 629.310 zł na bieżące utrzymanie obiektów mostowych.

Odbioru zlecanych robót dokonywano jednorazowo za okres danego miesiąca. Stwierdzono, że Wykonawca nie dokonywał pisemnego zgłoszenia wykonania poszczególnych zadań wynikających ze złożonego zlecenia do czego zobowiązywały ustalenia w § 4 i 5 zawartej umowy. Brak zgłoszeń uniemożliwiał kontrolę terminów wykonywania robót, wynikających z § 3 pkt. 3 umowy a także zastosowania odpowiedzialności za nienależyte wykonanie zadania -§ 13 umowy.

• z dnia 28 października 1993 r. obowiązującą do 30.04.2003 r.,
• z dnia 30.04.2003 r. obowiązującą do 31 lipca 2003 r.,
• z dnia 31 lipca 2003 r. obowiązującą do 24 sierpnia 2003 r.,
• z dnia 25 sierpnia 2003 r. obowiązującą do 24 listopada 2003 r.,
• z dnia 28 listopada 2003 r. obowiązującą do 30 kwietnia 2004 r.

W wyniku kontroli 17. faktur wystawionych przez firmę Rethmann za okres od 01.01 do 24.11.2003 r. na łączną kwotę 1.693.381,81 zł, w trzech fakturach stwierdzono różnicę w obciążeniu w stosunku do zawartej umowy w łącznej wysokości 17.355,85 zł (nadpłata ZDiTM). Na powyższą kwotę złożyły się nadpłata w kwocie 13,14 zł brutto z faktury VAT nr 2003/1434/UK z dnia 31 maja 2003 r., 37,81 zł brutto z faktury VAT nr 2003/2203/UK z dnia 31 lipca 2003 r. oraz 17.304,90 zł brutto z faktury VAT nr 2003/2430/UK z dnia 31 sierpnia 2003 r.

W zakresie "zimowego oczyszczania miasta" prace związane z oczyszczaniem miasta dokonywały dwie firmy Rethmann Szczecin Sp. z o.o. na lewobrzeżu miasta na podstawie umowy nr 90/99 zawartej w dniu 5 listopada 1999 r. na okres do 31.03.2009r.oraz Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. na prawobrzeżu miasta na podstawie umowy nr 89/99 zawartej w dniu 15 listopada 1999 r. na okres do 31.03.2009r.
Za wykonywanie usług wynikających z ww. umowy Rethmann wystawił w 2003 r. 12 faktur na łączną kwotę 2.573.576,45 zł brutto, z tego:
- z tytułu ryczałtu za tzw. utrzymanie gotowości zimowej przez cały rok (w lewobrzeżnej części miasta) kwotę 2.419.622,80 zł,
- z tytułu wykonanych prac podczas "Zimowego oczyszczania miasta Szczecina" związanymi z pługowaniem, posypywaniem oraz kosztem zużytego surowca kwotę 153.953,57 zł.

Kontrola wystawionych faktur za okres od stycznia do marca 2003 r. na łączną kwotę 698.057,84 zł, tj. 27% ogólnego obciążenia, nie stwierdziła różnic w stosunku do zawartej umowy.

Za wykonywanie usług wynikających z ww. umowy Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. wystawiło w 2003 r. faktury na łączną kwotę 532.332,49 zł brutto, z tego:

Kontrola wystawionych faktur za okres od stycznia do marca 2003 r. na łączną kwotę 167.190,52 zł, tj. 31,4% ogólnego obciążenia, nie stwierdziła różnic w stosunku do ustaleń w zawartej umowie.

W wyniku kontroli wydatków związanych z zakupem energii elektrycznej do oświetlenia w ramach usług zleconych przez Urząd Miasta stwierdzono, że ZDiTM w 2003 r. wydatkował łącznie kwotę 7.141.989 zł. Na dostarczanie energii elektrycznej zawarta została umowa nr 1/94 w dniu 30.11.1994 r. z Zakładem Energetycznym S.A. Rejon Energetyczny Szczecin. Obciążenia dokonywane były za okresy dwumiesięczne według cen zatwierdzanych przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Podstawą obciążeń były rozliczenia z poszczególnych szaf oświetleniowych - punktów odczytu pobranej energii.

Na wykonywanie czynności eksploatacyjnych i konserwacyjnych urządzeń oświetlenia ulic w celu utrzymania ich w należytym stanie technicznym zawarta została umowa nr WDiTM 25/2001 w dniu 29.06.2001 r. z Energetyką Szczecińską S.A. w Szczecinie. W wyniku kontroli obciążeń za okres I-szego kwartału oraz miesięcy sierpień, wrzesień, październik 2003 r. stwierdzono, że za wykonane usługi wystawiane były comiesięczne faktury za konserwację uzgodnionej ilości punktów świetlnych oraz cen wynikających z zawartej umowy.

1. Nadzorował prawidłowe rozliczenie z tytułu zawartych umów, dokonał właściwego rozliczenia z firmą Rethmann za przyjęte do obciążenia wielkości w zakresie oczyszczania miasta niezgodne z umową - wyegzekwował nadpłatę w wysokości 17.355,85 zł.
2. Przy realizacji zawieranych umów na wykonywanie usług, postępował zgodnie z ustaleniami w nich zawartymi, także w przypadkach nieterminowego realizowania przedmiotu umowy i egzekwowanie naliczanych należności z tytułu niewłaściwego wykonania przedmiotu umowy.
3. W zawieranych umowach na okresy dłuższe niż 1 rok ustalał w aneksach wysokość wynagrodzenia dla Wykonawcy na dany rok niezwłocznie po zatwierdzeniu budżetu, tj. określeniu wysokości zatwierdzonych środków na dany cel.
4. Bieżąco kontrolował terminowe wykonywanie usług wynikających z zawartych umów, poprzez uzgadnianie terminów ich wykonania oraz egzekwowanie każdorazowego zgłaszania przez Wykonawców daty ukończenia wykonania danego zadania.