Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin na przełomie czerwcai lipca 2015 r. przeprowadził kontrolę w Filharmonii im. Mieczysława Karłowicza, ul. Małopolska 48,70-515 Szczecin (zw. dalej Filharmonią)

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.09.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Stwierdzone uchybienia dotyczyły:

• sposobu zawarcia umowy z pracownikiem służby bhp,
• zakresem powierzonych pracownikowi służby bhp zadań,
• pomieszczeń pracy bez dostępu światła dziennego,
• nie przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego na kilku stanowiskach,
• przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego jednoosobowo przez pracownika służby bhp,
• wyznaczenie, do zespołu powypadkowego, przedstawiciela pracowników przez pracodawcę,
• brak niezwłoczności dotyczącej wszczęcia postępowania powypadkowego,
• nie informowania Prezydenta (za pośrednictwem Dyrektora WKiAW) o zewnętrznych kontrolach oraz nie przekazywania kopii dokumentacji kontroli.

Pozytywna ocena dotyczyła:

• wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych,
• użytkowania maszyn i sprzętu do tymczasowej pracy na wysokości,
• podejmowania działań związanych z pracą w warunkach narażenia na czynnik szkodliwy jakim jest hałas,
• wyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze,
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

II. Oceny cząstkowe

1. Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 128 osób. Służbę bhp stanowiła jednoosobowa komórka organizacyjna podlegająca bezpośrednio pracodawcy. Osoba zatrudniona na stanowisku specjalisty ds. bhp posiadała udokumentowane kwalifikacje do wykonywania zadań na tym stanowisku.

Z pracownikiem została podpisana umowa o pracę w wymiarze czasu pracy 0,5 etatu,na stanowisku specjalisty ds. bhp/archiwisty, co pozostawało w sprzeczności z przepisem § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie służby bhp,

wg którego pracowników służby bhp zatrudnia się na stanowiskach: inspektorów, starszych inspektorów, specjalistów starszych specjalistów oraz głównych specjalistów do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kontrola wykazała ponadto, że pracownik służby bhp wykonywał szereg zadań nie wynikających z zapisów § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia w tym:

• prowadził sprawy związane z archiwizacją dokumentów Filharmonii,
• prowadził wykazy szkoleń z zakresu bhp  oraz nadzorował terminy tych szkoleń, podczas gdy wg § 2 ust. 1 pkt 16 ww. rozporządzenia do jego obowiązków, należała tylko współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń,
• wspólnie z pionem technicznym nadzorował terminy kontroli urządzeń, w tym podlegających dozorowi; terminy przeglądów hydrantów i gaśnic,
• w ramach swego etatu został wyznaczony do wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników oraz obsługi punktu I pomocy przedmedycznej,
• sporządzał listy osób uprawnionych do wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ekwiwalentu za pranie odzieży.

Pracodawca nie dostosował w tym przypadku zakresu obowiązków specjalisty ds. bhp do treści art. 237¹¹§ 1 ustawy z dnia  26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy, zw. dalej k.p., wg którego pracodawca (…) tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapisów § 2 ust.2 rozporządzenia w sprawie służby bhp, wg którego służba bhp nie może być obciążana innymi zadaniami niż wymienione w ust. 1 rozporządzenia.

Nie stwierdzono uchybień w zakresie wykonywania zadań przez pracownika służby bhp, a wynikających z rozporządzenia w sprawie tej służby. Specjalista ds. bhp: prowadził na bieżąco wewnętrzne kontrole stanu bhp; informował pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach; przedstawiał coroczne analizy stanu bhp; brał udział w tworzeniu wewnętrznych zarządzeń ogólnych oraz instrukcji stanowiskowych z zakresu bhp; brał udział w ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz prowadził dokumentację z tego zakresu; popularyzował tematykę bhp na terenie jednostki; oceniał ryzyko zawodowe na stanowiskach pracy; współpracował z laboratoriami w zakresie badań środowiska pracy.

Stwierdzono jednocześnie, że  z powodu braku zainteresowania ze strony organizacji związkowych Filharmonii (nie wybrano społecznego inspektora pracy), pracownik służby bhp nie podejmował wspólnych działań mających na celu przestrzeganie przepisów i zasad bhp oraz wspierania działań pracodawcy mających na celu poprawę warunków pracy.

Kontrola negatywnie oceniła sposób zatrudnienia i powierzenia zadań pracownikowi służby bhp (ocena negatywna); pozytywnie natomiast wykonywanie zadań przez specjalistę
ds. bhp (ocena pozytywna).

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena negatywna).

2. Obiekt budowlany i pomieszczenia pracy

Z dniem 01.07.2014 r. Filharmonia została przeniesiona do nowowybudowanego obiektu, usytuowanego przy ul. Małopolskiej 48.  Właścicielem obiektu jest Gmina Miasto Szczecin, a Filharmonia jego dzierżawcą.

Większość stanowisk pracy biurowej znajdowała się na 4 piętrze oraz na parterze budynku. Stanowiska na 4 piętrze działy w systemie „Open Space”. Oświetlenie  dzienne w tej przestrzeni zapewniono poprzez wbudowane na środku przeszklone patio z otwartym dachem budynku.

Pomieszczenia  przeznaczone dla pracowników artystycznych (garderoby, sale prób) znajdowały się na parterze, 2 i 3 piętrze budynku.

Na każdej kondygnacji  znajdowały się pomieszczenia higieniczno sanitarne.

Poniżej poziomu otaczającego terenu umieszczono podręczne warsztaty oraz pomieszczenia higieniczno sanitarne pracowników technicznych.

Kontrola wykazała, że w pomieszczeniach stałej pracy: pracowników Centrum Informacji i Promocji; kierownika sekcji technicznej oraz w sekretariacie (wydzielonym z przestrzeni „Open Space” stałą ścianką działową) nie zapewniono dostępu światła dziennego. Stwierdzono, że pracodawca nie występował do państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego o wyrażenie zgody na stosowanie w tych pomieszczeniach oświetlenia wyłącznie elektrycznego. Uzyskanie takiej zgody wymagane było zapisem § 25 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r.w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie ogólnych przepisów bhp, wg którego wpomieszczeniach stałej pracy należy zapewnić oświetlenie dzienne, chyba że jest to niemożliwe lub niewskazane ze względu na technologię produkcji, a na stosowanie oświetlenia wyłącznie elektrycznego pracodawca uzyskał zgodę właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydaną w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy. Pracodawca uznał, że przeznaczenie w projekcie  tych pomieszczeń na pomieszczenia pracy i udział inspekcji sanitarnej w odbiorze budynku nie wymaga dodatkowych formalności.

Przeprowadzone przed oddaniem budynku do użytkowania badania, których obowiązek przeprowadzania wynikał z zapisów art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane  w dniu kontroli były aktualne.

Stwierdzono ponadto, że pomieszczenia pracy, pomieszczenia warsztatowe oraz pomieszczenia higieniczno sanitarne utrzymane były w czystości i porządku. Pracownikom zapewniono napoje oraz środki higieny. Na terenie budynku znajdował się ponadto punkt pierwszej pomocy oraz apteczki prawidłowo oznaczone i wyposażone.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

3. Ocena ryzyka zawodowego

Kontrolą objęto ocenę ryzyka zawodowego, przeprowadzoną w 2014 r.,  metodą wg polskiej normy PN-N-18002. Ocenę przeprowadzono dla następujących stanowisk pracy: kierownik; pracownik administracyjno – biurowy; informatyk; muzyk orkiestrowy/dyrygent; monter – elektryk.

Z ustaleń kontroli wynikało, że nie przeprowadzono oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy: realizatora dźwięku; realizatora oświetlenia scenicznego i multimediów; pracownika obsługi sceny; technika i konserwatora, co było niezgodne z § 39a ust. 1 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp, wg którego  pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy (…) zmianie organizacji pracy.  Przyczyną uchybienia był fakt, iż większość z wymienionych stanowisk powstała w nowej siedzibie Filharmonii i była na bieżąco doposażona w maszyny i urządzenia (wyposażanie warsztatu konserwatora zakończono w I kwartale br.). Nie zakończono jeszcze wyposażania stanowisk w sprzęt oświetleniowy i elektroakustyczny.

Stwierdzono ponadto, że ocena ryzyka zawodowego przeprowadzona była jednoosobowo przez specjalistę ds. bhp. W ocenie nie brali udziału przedstawiciele pracowników, co było niezgodne z art. 237^11a§ 1 pkt 2 k.p., wg którego  pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku.

Nie stwierdzono natomiast uchybień w dokumentacji oceny ryzyka zawodowego, dotychczas przeprowadzonej. Ocena zawierała: ogólny opis dotyczący budynku, jego usytuowania, wyposażenia w instalacje, wyposażenia technicznego, opisu rodzaju działalności oraz struktury zatrudnienia; opis stanowisk, w tym: miejsce wykonywania pracy, stosowane środki techniczne, urządzenia biurowe; używane materiały; stosowane zabezpieczenia, w tym: środki ochrony oraz zakresy czynności; wartościowanie ryzyka; datę sporządzenia oceny; osobę przeprowadzającą ocenę.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

4. Wypadki przy pracy

W okresie objętym kontrolą, w Filharmonii zarejestrowano 1 wypadek przy pracy, któremu uległ pracownik zatrudniony na stanowisku pracownika obsługi sceny/konserwatora.

Ustaleniem okoliczności i przyczyn wypadku zajmował się zespół powypadkowy, w skład którego wchodził  specjalista ds. bhp oraz przedstawiciel pracowników. W Filharmonii nie działała społeczna inspekcja pracy.Przedstawiciela pracowników wyznaczył pracodawca, co było sprzeczne przepisowi art. 237^13ak.p., wg którego przedstawiciele pracowników są wybierani przez zakładowe organizacje związkowe (…).

Ustalono ponadto, że postępowanie powypadkowe wszczęto dopiero po upływie 5 dni od zdarzenia, co skutkowało ograniczonymi możliwościami wykonania obowiązków wynikających z § 3, ust. 1 i 2 i § 4 rozporządzenia Rady Ministrów  z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, wg których  do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku w sposób wykluczający: dopuszczenie do miejsca wypadku osób niepowołanych; uruchamianie bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane; dokonywanie zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.  Zgodę na uruchomienie maszyn i innych urządzeń technicznych lub dokonanie zmian w miejscu wypadku wyraża pracodawca, w uzgodnieniu ze społecznym inspektorem pracy, po dokonaniu oględzin miejsca wypadku oraz po sporządzeniu, jeśli zachodzi potrzeba, szkicu lub fotografii miejsca wypadku.

Postępowanie wszczęto dopiero po pisemnym zgłoszeniu wypadku przez poszkodowanego, co nie było bezwzględnym warunkiem uruchomienia procedury ustalania okoliczności i przyczyn wypadku.

Przyczynami uchybień były niewłaściwie wypracowane procedury postępowania w razie zaistniałego wypadku przy pracy.

Nie wniesiono zastrzeżeń do pracy zespołu powypadkowego, który prawidłowo ustalił: okoliczności i przyczyny wypadku; dokonał jego prawnej kwalifikacji  oraz  wypracował właściwe wnioski i określił środki profilaktyczne, których  realizację nadzorował specjalista ds. bhp.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

5. Szkolenia w dziedzinie bhp

Szkolenia wstępne, instruktaż ogólny przeprowadzał specjalista ds. bhp, zatrudniony w Filharmonii, instruktaż stanowiskowy przeprowadzał pracodawca oraz osoby kierujące pracownikami. Przeprowadzanie szkoleń okresowych zlecano zewnętrznym podmiotom prowadzącym działalność szkoleniową w dziedzinie bhp.

Kontrolą objęto  szkolenia w dziedzinie bhp pracowników Filharmonii, zatrudnionych po 01.01.2013 r. (28 % ogółu zatrudnionych).

W wyniku kontroli stwierdzono, iż 1 osoba została dopuszczona do pracy bez wstępnego szkolenia w dziedzinie bhp, co naruszyło art. 237³§ 2 k. p., wg którego  pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy (…). Do dnia zakończenia kontroli uchybienie usunięto. Pracownica odbyła wstępne szkolenie ogólne i stanowiskowe w dziedzinie bhp.

Pozostali pracownicy w dniu kontroli posiadali aktualne szkolenia w dziedzinie bhp. Aktualne szkolenie posiadał również pracodawca. Stwierdzono jednocześnie, że osoby przeprowadzające wstępne szkolenia stanowiskowe posiadały udokumentowane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz uprawnienia do przeprowadzania instruktażu stanowiskowego.

Pracodawca opracował zasady prowadzenia szkoleń w Filharmonii oraz programy szkoleń dla określonych grup stanowisk.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

6. Kontrole organów zewnętrznych nad warunkami pracy

W badanym okresie zewnętrzne kontrole w Filharmonii przeprowadziła  Państwowa Inspekcja Pracy (zw. dalej PIP) oraz  Państwowa Inspekcja Sanitarna (zw. dalej PIS).

Dyrektor Filharmonii nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku wynikającego z §11 i §12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia  w sprawie kontroli,  wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie. Dyrektorzy kontrolowanych jednostek zobowiązani są dostarczyć Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego kopie dokumentacji kontroli.

Przyczyną uchybienia był brak wiedzy ze strony Dyrektora Filharmonii w zakresie powyższego obowiązku.

Kontrola PIS nie wykazała nieprawidłowości w badanym zakresie. PIP była w trakcie procedur kontrolnych.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień, ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

7. Prace szczególnie niebezpieczne

Do prac szczególnie niebezpiecznych w Filharmonii zaliczono prace wykonywane na wysokości.

Nie stwierdzono uchybień w kontrolowanym obszarze.

Pracodawca określił szczegółowe wymagania dotyczące wykonywania prac na wysokości. Prace na wysokości wykonywane były przy użyciu drabin. Drabiny spełniały wymagania bhp.

Pracownicy wykonujący tego typu prace wyposażeni byli w środki chroniące przed upadkiem z wysokości (system kotwiczący, hełmy, szelki bezpieczeństwa, linki bezpieczeństwa). Środki chroniące przed upadkiem z wysokości poddawane były okresowym przeglądom, wykonywanym przez specjalistyczne podmioty zewnętrzne.

Pracownicy byli zapoznani z wymaganiami dotyczącymi stosowania środków chroniących przed upadkiem z wysokości. O wykonywaniu przez pracownika prac na wysokości (powyżej 3 m) pracodawca informował lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

8. Maszyny i sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości

Będące na wyposażeniu Filharmonii maszyny oraz sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości (drabiny) zostały nabyte w latach 2014/2015.

Nie stwierdzono uchybień w kontrolowanym obszarze.

Użytkowane przez pracowników maszyny spełniały  wymagania bhp.

W pomieszczeniach warsztatowych, gdzie  przechowywano maszyny i ręczne narzędzia był porządek. Pracownikom, do stałego korzystania udostępniono instrukcje ogólne i stanowiskowe dotyczące obsługi poszczególnych maszyn.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

9. Prace w narażeniu na szkodliwe działanie hałasu

Prace,  podczas których pracownicy byli narażeni szkodliwe działanie czynników fizycznych w postaci hałasu, dotyczyły stanowisk muzyków.

Nie stwierdzono uchybień w kontrolowanym obszarze.

Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi terminami, przeprowadzał badania i pomiary natężenia hałasu. Przeprowadzone w marcu br. pomiary wykazały przekroczenia dopuszczalnych norm na jednym z badanych stanowisk (1,1 NDN).

Kontrola ustaliła, że pracodawca od wielu lat wdrażał procedury, zarówno techniczne, jak i organizacyjne, zmierzające do ograniczenia poziomu ryzyka zawodowego związanego z hałasem.

Działania pracodawcy polegały na: ograniczeniu czasu pracy w warunkach narażenia; stosowaniu środków chroniących przed szkodliwym działaniem hałasu, takich jak mobilne ekrany akustyczne oraz w niektórych przypadkach stopery akustyczne. Pracodawca  informował pracowników, będących w grupie ryzyka, o wynikach badań i pomiarów. O wynikach badań informowano ponadto  lekarza przeprowadzającego badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

10. Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Zasady i normy przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego stanowiły integralną część Regulaminu pracy Filharmonii.

Nie stwierdzono uchybień w kontrolowanym obszarze.

Nie stwierdzono niezgodności w zakresie nałożonego na pracodawcę zapisami art. 237⁶ § 1; art. 237⁷ § 1 k.p.,obowiązku dotyczącego dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników oraz odzieży i obuwia roboczego spełniającego wymagania Polskich Norm.

Stosowanie środków ochrony indywidualnej  wymagane było przy pracach na wysokości oraz pracach wykonywanych przez osobę posiadającą uprawnienia elektryczne. Jednocześnie ustalono, że w  porozumieniu z przedstawicielami pracowników pracodawca określił stanowiska pracy, na których dopuszczono używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, za których używanie  pracownicy otrzymywali ekwiwalent pieniężny.

Ekwiwalent pieniężny pracownicy otrzymywali ponadto za pranie odzieży we własnym zakresie.

Nie stwierdzono uchybień w wypłacie ekwiwalentu.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

11. Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami

Kontroli poddano wstępne badania lekarskie osób zatrudnionych po 01.01.2013 r. (28% stanu osobowego jednostki).

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami wykonywane były na podstawie umowy podpisanej pomiędzy Filharmonią, a jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania tego typu badań.

Kontrola wykazała, że  wszyscy pracownicy wykonali wstępne badania lekarskie przed dopuszczeniem do pracy.

WKiAW pozytywnie oceniła działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Filharmonii:

1. Zawarcie  zgodnej z przepisami  umowy o pracę z pracownikiem służby bhp.
2. Powierzanie służbie bhp wyłącznie zadań wynikających z rozporządzenia w sprawie tej służby.
3. Uzyskanie zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego na stosowanie w pomieszczeniach stałej pracy oświetlenia wyłącznie elektrycznego.
4. Przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego na następujących stanowiskach pracy: realizator dźwięku; realizator oświetlenia scenicznego i multimediów; pracownik obsługi sceny; technik i konserwator.
5. Uczestniczenie w ocenie ryzyka zawodowego przedstawicieli pracowników.
6. Wszczynanie postępowań powypadkowych bez zbędnej zwłoki.
7. Powoływanie do zespołu powypadkowego przedstawiciela pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. Odbywanie przez pracowników wstępnych szkoleń w dziedzinie bhp.
9. Informowanie Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o zewnętrznych kontrolach oraz przekazywanie dokumentacji z tych kontroli.