Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lutym 2015 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 41, ul. Cyryla i Metodego 44, zwanej dalej SP nr 41,
w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2014 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej,  w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia i wnioski pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z dnia 10.02.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady rachunkowości, w tym opisem systemu przetwarzania danych.
2. Zawieranymi przez SP nr 41 umowami, w zakresie przestrzegania zapisów tych umów.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotycząceprzestrzeganie zapisów zawartych umów w zakresie opisanym w wystąpieniu pokontrolnym.

Na użyczenie gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej zawarto w dniu 01.09.2014 r. umowę nr 9/N/2014. Do powyższej umowy zgodnie z § 1 ust. 2 ww. umowy dołączono protokół zdawczo – odbiorczy określający stan techniczny i wyposażenie lokalu z dnia 01.09.2014 r. podpisany przez strony umowy oraz kierownika gospodarczego  SP nr 41, jako przekazującego.

Na świadczenie usług informatycznych zawarto: w dniu 01 stycznia 2015 r. umowę  nr 1/U/2015 oraz w dniu 31 grudnia 2013 r. umowę nr 1/U/2014. Do umów w formie załącznika zostały sporządzone sprawozdania ze szczegółowej inwentaryzacji sprzętu (włącznie z numerami seryjnymi kluczowych podzespołów i oprogramowania), co było zgodne  z zapisami § 1 ust. 2
ww. umowy.

W umowie najmu nr 1/N/2015 zawartej w dniu 01.01.2015 r. na wynajem powierzchni pod automat do sprzedaży napojów, przekąsek i słodyczy określono powierzchnię najmu na około 1 m² (czynsz za wynajęcie powierzchni w wysokości 150 zł netto w okresach miesięcznych z pominięciem miesięcy lipiec i sierpień), a także uregulowana została kwestia podatku od nieruchomości. Według § 3 ww. umowy, do należności za wynajem wliczony został podatek od nieruchomości za cały rok opłacony w styczniu.

W dniu 31 marca 2014 r. na okres od dnia 01.04.2014 r. do dnia 31.12.2016 r. zawarto umowę nr 2/N/2014 na dzierżawę nieruchomości komunalnej z przeznaczeniem na zainstalowanie reklamy. W § 5 ust. 2 ww. umowy zawarto zapis, wg którego stawki opłat  wymienionych w ust. 1 ulegają corocznie podwyższeniu z dniem 1 stycznia każdego roku, w stopniu odpowiadającym wskaźnikowi wzrostu cen detalicznych towarów i usług konsumpcyjnych w okresie pierwszych trzech kwartałów roku poprzedzającego podwyższenie stawki w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego. Ponadto § 5 regulował kwestie dotyczące m.in. możliwości odstąpienia od waloryzacji w uzasadnionych przypadkach w drodze odrębnego Zarządzenia Prezydenta Miasta oraz sposobie powiadamiania dzierżawcy o wysokości nowych stawek.

Dokumentacja umowy zawierała pisemne powiadomienia dzierżawcy o zmianie wysokości czynszu dzierżawnego:

- z dnia 15.12.2014 r. – wysokość czynszu od 01.01.2015 r. – 548,51 zł netto (wzrost o 0,2% - na podstawie Komunikatu Prezesa GUS z 15.10.2014 r.);

- z dnia 13.12.2013 r.  – wysokość czynszu od 01.01.2014 r. – 547,42 zł netto (wzrost o 1% - na podstawie  Komunikatu Prezesa GUS z 15.10.2013 r.).

Wszystkie ww. umowy poddane kontroli były zatwierdzona pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

WKiAW z uwagi na przestrzeganie zapisów zawartych umów oraz doprecyzowanie umów o brakujące zapisy pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

2. Zalecenie dotyczące uzupełnienia zasad rachunkowości.

Od dnia 7 kwietnia  2014 r. w SP nr 41 obowiązywało Zarządzenie nr 13a/2014 w sprawie wprowadzenia tekstu jednolitego zasad rachunkowości, którym wprowadzono § 1 jako obowiązujące następujące dokumenty:

- załącznik nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

- załącznik nr 2 – Wykaz kont księgi głównej;

- załącznik nr 3 – Zasady klasyfikacji zdarzeń oraz prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej;

- załącznik nr 4 – Wykaz ksiąg rachunkowych;

- załącznik nr 5 – Opis systemu przetwarzania danych oraz ochrony danych;

- załącznik nr 6 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów;

- załącznik nr 7 – Instrukcja inwentaryzacyjna;

- załącznik nr 8 – Instrukcja magazynowa;

- załącznik nr 9  - Zakładowa instrukcja kasowa;

- załącznik nr 10 – Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych;

- załącznik nr 11 – Instrukcja dotycząca ewidencji i sporządzania sprawozdań Rb-Ws w zakresie wydatków strukturalnych;

- załącznik nr 12 – Zasady funkcjonowania wydzielonego rachunku dochodów;

- załącznik nr 13 – Ewidencja analityczna środków trwałych;

- załącznik nr 14 – Procedury kontroli finansowej;

- załącznik nr 15 – Instrukcja kontroli wewnętrznej;

- załącznik nr 16 – Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

W zawartym w ww. zarządzeniu opisie systemu przetwarzania danych oraz ochrony danych (załącznik nr 5) w wykazie stosowanego oprogramowania przyjęto do eksploatacji programy: Finanse DDJ – od 05.02.2014 r. wersja 9.8, Płace – od 06.03.2014 r. wersja 9.3, Kasa – wersja 7.7, Przelewy – wersja 7.2, Rozrachunki – wersja 7.7, Zlecone – od 06.03.2014 r. wersja 8.6.
W okresie od kwietnia 2014 r. do dnia kontroli dokonano kolejnych dwóch aktualizacji programów finansowo - księgowych. Ostatnia aktualizacja miała miejsce w dniu 08.12.2014 roku i dotyczyła wszystkich ww. programów (Finanse DDJ – wersja 10.0, Płace – wersja 9.4, Kasa – wersja 7.8, Przelewy – wersja 7.3, Rozrachunki – wersja 7.8, Zlecone – wersja 8.7) oraz wprowadzenia do użytkowania programu Kadry - wersja 9.1. Wersje wskazane w wykazie z dnia 08.12.2014 r. były tożsame z wersjami będącymi w użytkowaniu (bieżące wydruki
z programów).

Z uwagi na podanie w obowiązujących w jednostce procedurach wewnętrznych stosowanej wersji oprogramowania oraz bieżące aktualizowanie danych w tym zakresie WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego

III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.