Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lipcu 2014 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 4 (zw. dalej PP - 4)
w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli Z/13/13 przeprowadzonej przez WKiAW Urzędu Miasta Szczecin w 2013 r.
w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2012 r. Ocena kontrolowanych zagadnień oraz wnioski pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu  z dnia 03.07.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Potwierdzaniem na dowodach księgowych (wyciągach bankowych) faktu przeprowadzenia kontroli pod względem merytorycznym, formalnym
   i rachunkowym.
2. Sporządzaniem i bieżącym aktualizowaniem wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych.
3. Zabezpieczaniem interesów Gminy Miasto Szczecin poprzez skuteczne egzekwowania zapisów umów na wykonywanie prac remontowo – budowlanych, w kwestii posiadania przez wykonawców polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej.
4. Spełnianiem obowiązku opiniowania zawieranych umów o współpracy na prowadzenie zajęć dodatkowych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.
5. Archiwizowaniem akt w składnicy PP – 4 zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie procedurami wewnętrznymi.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie każdorazowego wskazywania na dowodach  księgowych (wyciągach bankowych) stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.

Kontrolą objęto 20. wyciągów bankowych za okres od  stycznia do czerwca 2014 r. Wszystkie wyciągi poddane kontroli było sprawdzone pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Na dowód przeprowadzenia powyższej kontroli wyciągi bankowe były opatrzone pieczęcią  o treści: „Wyciąg bankowy nr … Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zakwalifikowano do zaksięgowania … dnia.„. Każdorazowo kontrola potwierdzona była również podpisem Dyrektora PP - 4 i Głównego Księgowego.

WKiAW z uwagi na wskazywanie na dowodach  księgowych (wyciągach bankowych) stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym
i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne, pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

2. Zalecenie sporządzania wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz datą wprowadzenia do  eksploatacji.

W dniu 30.08.2013 r. wprowadzono Zarządzenie nr 41 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 4 w Szczecinie w sprawie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, które zawierało wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i datą rozpoczęcia jego eksploatacji.
W PP – 4 od dnia 30.08.2013 r. stosowano m.in. programy: FINANSE DDJ (nr licencji 61237100), Kadry (nr licencji 13710520) i Płace (nr licencji 61237100) dla potrzeb finansowo – księgowych. Ponadto stosowano program do obsługi magazynu art. żywnościowych i chemicznych MAGAZYN (nr licencji 6633) oraz program służący do naliczania opłat za świadczenia i usługi opiekuńczo – wychowawcze LISTA ODPŁATNOŚCI (nr licencji stanowi data ważności programu). W okresie od stycznia 2014 r. dokonano 10. zmian ww. zarządzenia spowodowanych aktualizacją wersji użytkowanych programów,
w których podano nazwę programu, nr licencji, wersję oprogramowania oraz datę wprowadzenia.

WKiAW z uwagi na sporządzenie  w PP – 4 w formie pisemnej wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem wersji oprogramowania i datą wprowadzenia do eksploatacji, służącego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz bieżącym aktualizowaniem ww. wykazu w formie załączników do obowiązującej w PP – 4 Polityki rachunkowości, pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie skutecznego egzekwowania zapisów umów zawieranych w imieniu Gminy Miasto Szczecin na wykonywanie prac remontowo – budowlanych w kwestii posiadania przez wykonawców polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej.

W okresie od 30.07.2013 r. do 30.06.2014 r. w PP – 4 zawarta została jedna umowa na wykonywanie prac remontowo – budowlanych. Umowę na wykonanie wymiany rur nr 2/2013 zawarto w dniu 30.07.2013 r. W umowie nie zawarto zapisu o konieczności posiadania przez wykonawcę polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej. Pomimo powyższego w dokumentacji dotyczącej ww. prac remontowych była kopia polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub użytkowania mienia (OC z dnia 23.07.2013 r. nr 903005557289) na sumę ubezpieczenia 50 000,00 zł.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

4. Zalecenie opiniowania zawieranych umów o współpracy na prowadzenie zajęć dodatkowych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

W roku szkolnym 2013/2014 na prowadzenie zajęć dodatkowych w PP – 4 zawarto dwie umowy o świadczenie usługi polegającej na  przeprowadzeniu zajęć rytmicznych (umowy z dnia: 30.09.2013 r. i 01.01.2014 r.). Przedmiotem umów było prowadzenie zajęć rytmicznych w okresie od 01.10.2013 r. do 30.06.2014 r. Obydwie umowy była zaopiniowana pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

WKiAW z uwagi na zaopiniowanie umowy na prowadzenie zajęć dodatkowych pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie archiwizowania akt w składnicy PP – 4 zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi.

W PP – 4 od dnia 12.08.2013 r. obowiązywała Instrukcja Archiwalna stanowiąca załącznik do Zarządzenia nr 41/2013 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 4 w Szczecinie, której przyjęcie do wiadomości pracownicy potwierdzili podpisem. Obowiązująca Instrukcja Archiwalna została zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie w dniu 23.07.2013 r. (pismo znak: O-III.420.77.2013) na mocy upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 stycznia 2011 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją, udzielonego na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz.698).

Dokumentacja spraw zakończonych, po uporządkowaniu, przekazywana była do składnicy akt, co było zgodne z zapisami § 8 powyższej instrukcji. Uporządkowanie polegać powinno m.in. na odłożeniu do teczek aktowych dokumentacji, umieszczeniu ich w teczkach aktowych wiązanych lub kopertach, opisaniu teczek aktowych zgodnie z przepisami, a także ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt. Oceny prawidłowości dokonywania czynności archiwizacyjnych dokonano na podstawie wybranych do kontroli 4. teczek aktowych.

Teczki aktowe przekazywane były do składnicy akt na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, z podpisem osoby sporządzającej, w którym zawarto informację o miejscu przechowywania (numer półki w składnicy). Akta uporządkowane były w teczkach aktowych tekturowych, przewiązanych sznurkiem. Wszystkie teczki aktowe poddane kontroli były opisane i zawierały w opisie m.in.:

- pełną nazwę podmiotu – na środku u góry (pieczątka PP – 4),

- znak teczki – tj. oznaczenie PP – 4, symbolu klasyfikacyjnego zgodnego z wykazem akt (np. 3210),

- kategorię archiwalną, wraz z okresem przechowywania zgodnej z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (np. B 5),

- tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w środku (np. dowody księgowe, dochody własne) oraz rok założenia teczki aktowej (np. 2011).  Każda z poddanych kontroli teczek aktowych zawierała dodatkowo sygnaturę archiwizacji (np. 3/29, 3/41), zgodną z sygnaturą w protokole zdawczo – odbiorczym.

WKiAW z uwagi na archiwizowanie akt w składnicy PP – 4 zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.