Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 07-08.2014 r. przeprowadził kontrolę w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych (dalej BOP) oraz w Wydziale Kultury (dalej WK) Urzędu Miasta Szczecin,  pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie w zakresie przyznania i rozliczenia dotacji na realizację zadania pn. „Przygotowanie i realizacja imprez, wydarzeń, przedsięwzięć i działań w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego w Szczecinie”   (BOP/ID/2013/022). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25.09.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił działalność zarówno BOP, jak i WK w zakresie przyznania i rozliczenia dotacji na realizację zadania pn. „Przygotowanie i realizacja imprez, wydarzeń, przedsięwzięć i działań w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego w Szczecinie”  (BOP/ID/2013/022) (ocena pozytywna z uchybieniami).

WKiAW pozytywnie ocenił:

• przygotowanie i przeprowadzenie Otwartego Konkursu Ofert, w szczególności w zakresie przygotowania i sposobu publikacji ogłoszenia,
• udokumentowania prac Komisji Konkursowej oraz weryfikacji ofert,
• przygotowanie treści umów,
• realizację procedury aneksowania umów i treści samych aneksów,
• terminowość zawierania umów,
• kontrolę realizacji umów,
• uznanie kwalifikowalności wydatków.

Stwierdzone w toku kontroli uchybienia polegały na:

• niedotrzymaniu terminu, o którym mowa w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm. – dalej udppiw),
• nieskorzystaniu przez Zleceniodawcę z uprawnień przysługujących  mu na podstawie zawartych umów do wystawienia pisemnych wezwań do złożenia sprawozdań, a nawet do naliczania stosownych kar umownych w sytuacji niezastosowania się do nich (poprzestanie jedynie na monitach telefonicznych).

II. Oceny cząstkowe

1.Przygotowanie i przeprowadzenie Otwartego Konkursu Ofert

Wspieranie oraz powierzanie realizacji zadań publicznych odbywało się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidywały inny tryb zlecania (art. 11 ust. 2 udppiw), a dotacje na realizację zadań publicznych dla organizacji w sferach wskazanych w przepisach ustawy o działalności pożytku publicznego 
i o wolontariacie, przyznawane były przez Prezydenta lub upoważnionego Zastępcę Prezydenta, przy czym osoby te były również upoważnione do ogłoszenia Otwartego Konkursu Ofert.

Wzór ogłoszenia składał się z dwóch części – A zawierającej wymogi ustawowe i przygotowywanej przez właściwą jednostkę organizacyjną Urzędu Miasta Szczecin – dysponenta środków, tj. Wydział Kultury UM Szczecin oraz części B – zawierającej skład Komisji Konkursowej i przygotowanej wspólnie przez w/w dysponenta środków oraz Biuro ds. Organizacji Pozarządowych.

Wzór ogłoszenia został określony w załączniku nr 2 do Zasad współpracy finansowej i pozafinansowej Gminy Miasto Szczecin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego (załącznik do Zarządzenia nr 499/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 listopada 2012 r.).

Przygotowana przez WK treść części A Ogłoszenia odpowiadała zapisom określonym we wzorze. Z kolei druga część Ogłoszenia (B) była zgodna z § 11 ust. 1 i 5 uchwały nr XXiV/707/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie „Programu współpracy Gminy Miasto Szczecin z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2013 rok” (dalej Program Współpracy), § 4 ust. 15 Zasad Współpracy oraz art. 15 ust. 2a i n. udppiw.

Maksymalna wysokość środków Gminy Miasto Szczecin przeznaczonych na realizację zadania publicznego została określona w pkt 3 Ogłoszenia na 1.100.000,00 zł.

Realizacja zadania publicznego została określona w pkt 5 Ogłoszenia i miała nastąpić w terminie do dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2013 r., co było zgodne z art. 16  udppiw.

Ogłoszenie Otwartego Konkursu Ofert zostało przekazane pismem z dnia 20 grudnia 2012 r. do Biura Obsługi Interesantów celem wywieszenia na urzędowej tablicy ogłoszeń, gdzie było upublicznione w okresie od dnia 21 grudnia 2012 r. do dnia 10 stycznia 2013 r. Natomiast na stronie internetowej bip.um.szczecin.pl w/w ogłoszenie zostało zamieszczone w dniu 20 grudnia 2012 r.

W drugiej części Ogłoszenia (B) upoważniony Zastępca Prezydenta Miasta powołał Komisję Konkursową do przeprowadzenia postępowania w otwartym konkursie ofert na realizację rzeczonego zadania publicznego, w której skład weszło dziewięć osób, przy czym Przewodniczącym została Dyrektor WK, a Sekretarzem – Główny Specjalista BOP. W skład Komisji Konkursowej weszło ponadto dwóch przedstawicieli organizacji pozarządowych.

Z prac Komisji sporządzono dokumentację zawierającą: listę obecności, oświadczenie, protokół z prac Komisji oraz karty oceny ofert. Do realizacji rekomendowano łącznie 11 z 29 złożonych ofert na ogólną kwotę 1.020.000,00 zł, co było zgodne z § 11 ust. 13 Programu Współpracy oraz z § 4 ust. 22 Zasad Współpracy, a wartość rekomendowanych do realizacji ofert mieściła się w kwocie wskazanej w Ogłoszeniu oraz w Programie Współpracy.

W dniu 24 stycznia 2013 r. Zastępca Prezydenta Miasta złożył w imieniu Gminy Miasto Szczecin oświadczenie woli nr 22/BOP/13 w sprawie przyznania dotacji podmiotom uprawnionym na realizację zadań publicznych na 2013 rok – otwarty konkurs ofert nr BOP/ID/2013/022, przy czym przygotowanie umowy dotacyjnej, uruchomienie środków budżetowych, kontrolę wykonania dotowanego zadania przez podmiot uprawniony oraz rozliczenie zawartej umowy dotacyjnej powierzono Dyrektorowi Wydziału Kultury. Treść oświadczenia odpowiadała postanowieniom § 4 ust. 25 Zasad Współprac, a samo Oświadczenie było zgodne ze wzorem określonym w Załączniku nr 7 do wspomnianych Zasad.

Pismem z dnia 25 stycznia 2013 r. BOP przekazało do BOI wyniki Otwartego Konkursu Ofert celem umieszczenia ich na tablicy ogłoszeń UM Szczecin w terminie od dnia 28 stycznia 2013 r. do dnia 04 lutego 2013 r. Sposób publikacji Ogłoszenia odpowiadał przepisom art. 13 ust. 3 i art. 15 ust. 2 udppiw.

W zakresie skontrolowanej procedury przeprowadzenia Otwartego Konkursu Ofert stwierdzono niedotrzymanie terminu, o którym mowa w art. 13 ust. 1 udppiw, zgodnie 
z którym termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia, o którym mowa w ust. 3. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert zostało natomiast przekazane do Biura Obsługi Interesantów pismem z dnia 20 grudnia 2012 r. i było upublicznione w okresie od dnia 21 grudnia 2012 r. do dnia 10 stycznia 2013 r. Termin do składania ofert został określony na dzień 10.01.2013 r., a winien być w tej sytuacji określony na dzień 11.01.2013 r. Ponadto, w toku kontroli, stwierdzono również inne uchybienia o mniejszej istotności, tj.:

• niewypełnienie pola „imię i nazwisko” w jednym z oświadczeń członka Komisji Konkursowej Otwartego Konkursu Ofert BOP/ID/2013/022,
• rozbieżność dat pomiędzy datą widniejącą na protokole z prac Komisji Konkursowej (22.01.2013 r.), a listą obecności (21.01.2013 r.),
• błędne oznaczenie listy obecności z dnia 21 stycznia 2013 r. jako „Ponowne Posiedzenie Komisji Konkursowej”.

WKiAW, pomimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił działalność tak BOP jak i WK w kontrolowanym zakresie.

2. UMOWY (w tym umowa nr WK/OKO/19/2013 - CRU 13/0001476)

Ramowy wzór umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego został określony rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania (Dz.U. 2011 r. Nr 6, poz. 25 – dalej rozporządzenie).

W wyniku przeprowadzonego Otwartego Konkursu Ofert Gmina Miasto Szczecin udzieliła dotacji 10 podmiotom, a treści umów odpowiadały warunkom określonym w w/w rozporządzeniu.

W związku z obszernością materiału dowodowego – szczegółowej kontroli poddano umowę nr WK/OKO/19/2013 (CRU 0001476).

W dniu 10 stycznia 2013 r. oferent złożył w UM Szczecin ofertę realizacji zadania publicznego, które zakwalifikowano jako działania, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 16 udppiw. Do oferty dołączono:

- pełnomocnictwo z dnia 26 marca 2007 r. do występowania w imieniu i na rzecz oferenta w sprawach majątkowych i finansowych (w tym do składania ofert
i podpisywania umów), związanych z działalnością statutową Zarządu Oddziału oferenta w Szczecinie,

- oświadczenie z dnia 09 stycznia 2013 r., wg wzoru z dnia stanowiącego Załącznik nr 3 do Zasad Współpracy,

-pełnomocnictwo z dnia 03 kwietnia 2008 r. do występowania w imieniu i na rzecz oferenta w sprawach majątkowych i finansowych (w tym do składania ofert
i podpisywania umów), związanych z działalnością statutową Zarządu Oddziału oferenta w Szczecinie,

-wydruk z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego,

- zaświadczenie o nr identyfikacyjnym REGON,

- potwierdzenie zgłoszenia rejestracyjnego podatnika podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, oraz

-pakiet działań promocyjnych realizowanych w związku z otrzymanym dofinansowaniem.

Oferta oferenta została prawidłowo zakwalifikowana, jako mieszcząca się w dyspozycji art. 4 ust. 1  pkt 16 udppiw. Prawidłowo oceniono również spełnienie przez oferenta wymogów formalnych wskazanych w Ogłoszeniu.

Umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego w zakresie: kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego została zawarta w dniu 19 kwietnia 2013 r., co było zgodne z art. 15 ust. 4 udppiw.

Wykonanie umowy miało nastąpić z chwilą zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego, oraz zatwierdzenia raportu promocyjnego przez Biuro Komunikacji Społecznej i Marketingowej, a termin realizacji zadania publicznego ustalono od dnia podpisania umowy do dnia  20 grudnia 2013 r. Termin złożenia sprawozdania częściowego określono na dzień 30 września 2013 r., a sprawozdania końcowego na dzień 20 stycznia 2014 r., a Zleceniobiorca zobowiązany był do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2013 r., poz. 330), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Strony dwukrotnie zmieniły umowę aneksami:

1.z dnia 03 czerwca 2013 r. zmieniając § 11 ust. 3, 4 i 6 umowy, oraz

2.z dnia 20 sierpnia 2013 r. w związku z wnioskiem oferenta z dnia 13 sierpnia 2013 r. o anektowanie umowy, w którym wnosił on o akceptację zmian w kosztorysie i opisie poszczególnych działań.

W dniu 30 września 2013 r. oferent złożył w UM Szczecin sprawozdanie częściowe, a w dniu 20 stycznia 2014 r. sprawozdanie końcowe, co było zgodne
z postanowieniami zawartej umowy. Wskazane w sprawozdaniach wydatki były kwalifikowane ze względu na rodzaj i cel realizowanego zadania publicznego.

Dnia 25 sierpnia 2013 r. pracownik WK przeprowadził kontrolę realizacji zadania, z czego został sporządzony protokół. Działanie to odpowiadało postanowieniom Zarządzenia nr 197/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad i trybu wykorzystania majątku i środków finansowych Gminy Miasto Szczecin przez podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego, spółdzielnie socjalne oraz jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowane.

Natomiast w dniu 30 października 2013 r. przedstawiono oferentowi uwagi do sprawozdania częściowego. Sprawozdanie częściowe zostało zatwierdzone w dniu 10 grudnia 2013 r.

Do dnia zakończenia kontroli WK przedstawił WKiAW dokumenty potwierdzające rozliczenie jedynie dwóch z udzielonych dotacji. W pozostałych przypadkach zatwierdzono jedynie sprawozdania częściowe z wykonania zadania publicznego.

WKiAW stwierdził, iż pomimo przysługujących Zleceniodawcy uprawnień do wystawienia pisemnych wezwań do złożenia sprawozdań, a nawet do naliczania stosownych kar umownych w sytuacji niezastosowania się do nich – Zleceniodawca poprzestał jedynie na kontakcie telefonicznym, co należy ocenić jako działanie niewystarczające.

Ponadto w toku kontroli stwierdzono również inne uchybienia o mniejszej istotności, tj.:

• rozbieżności w pkt. I.2 (koszty wyżywienia uczestników konkursu) w Korekcie kosztorysu realizacji zadania publicznego złożonego wraz z wnioskiem
  o anektowanie umowy zawartej na realizację zadania publicznego z dnia 13 sierpnia 2013 r. w zakresie różnicy pomiędzy wskazaną kwotą kosztu całkowitego –
  w wysokości 2830,00 zł, a kwotą do pokrycia w tym samym zakresie z wnioskowanej dotacji – w wysokości 2850,00 zł (umowa nr WK/OKO/19/2013),
• rozbieżności pomiędzy datami uwidocznionymi w poz. 24 zestawienia faktur (rachunków) części II sprawozdania z wykonania wydatków złożonego w dniu 30 września 2013 r. Zgodnie ze wskazanymi zapisami rachunek został wystawiony w dniu 24 sierpnia 2013 r., a należność została uregulowana w dniu 24 czerwca 2013 r. (umowa nr WK/OKO/19/2013),
• rozbieżności pomiędzy wpisem w pozycji nr 50 zestawienia faktur (rachunków) części II sprawozdania z wykonania wydatków złożonego w dniu 30 września 2013 r., a wartościami opisanymi na dokumencie źródłowym – fakturze VAT nr FA/701/2013 z dnia 31 maja 2013 r. W zestawieniu wskazano bowiem, że koszt całkowity reklamy radiowej wyniósł 2.233,68 zł, z czego z dotacji pokryto 2.213,42 zł, a kwota 20,26 zł została pokryta ze środków własnych – tymczasem, zgodnie z adnotacją na dokumencie źródłowym, z dotacji udzielonej przez Gminę Miasto Szczecin sfinansowano wydatek w wysokości 2.233,68 zł (umowa nr WK/OKO/19/2013).

WKiAW, pomimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił działanie WK w skontrolowanym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

Dyrektorowi BOP :

1. 1. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących dotrzymywanie terminu wskazanego w art. 13 ust. 1 uddpiw.
   2. Wyeliminowanie błędów i niedokładności w dokumentach wytwarzanych w toku pracy Komisji Konkursowej,

Dyrektorowi WK:

1. 1. Podejmowanie w uzasadnionych sytuacjach udokumentowanych działań prowadzących do realizacji przez Beneficjentów ich obowiązków dotyczących terminowości składania sprawozdań z realizacji zadania publicznego.
   2. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących wyeliminowanie niedokładności przy weryfikowaniu składanych sprawozdań.