Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w 2013 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Miejskiego Konserwatora Zabytków UM Szczecin pl. Armii Krajowej 1 (zwanym dalej BMKZ) w zakresie prawidłowości przeprowadzania w 2012 r. postępowań administracyjnych w zakresie określonym  w ustawie o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzania w 2012 r. postępowań administracyjnych  w ww. zakresie stwierdzono niezgodność obowiązującego wzoru wniosku z właściwymi przepisami oraz pojedyncze naruszenia przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 267) zwanej dalej kpa, pozostające bez wpływu na treść rozstrzygnięć, zgodność przeprowadzonych spraw z procedurami, terminowość ich załatwiania oraz kompletność gromadzonej dokumentacji (ocena pozytywna z uchybieniami).

Kontroli poddano 17 z 228 postępowań dotyczących wydania pozwolenia na  prowadzenie prac w obszarze lub obiekcie wpisanym do rejestru zabytków (7,4 %), z których: w 8 przypadkach postępowanie zakończono wydaniem decyzji administracyjnych, w 2 przypadkach wydano postanowienie, a w kolejnych 7 – zakończono sprawy w inny sposób, a także 13
z 189 spraw dotyczących wydania zaleceń konserwatorskich  określających sposób korzystania  z zabytku, jego zabezpieczenia
i wykonania prac  konserwatorskich, a także  zakres dopuszczalnych  zmian, które  mogą być wprowadzone w tym zabytku (6,8%).

Stwierdzono, że załączniki wskazane w obowiązującym w BMKZ wzorze wniosku BMKZ – III – „wydanie pozwolenia na  prowadzenie prac w obszarze lub obiekcie wpisanym do rejestru zabytków” odnoszącym się zbiorczo do wszystkich wniosków uregulowanych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z  dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych (Dz. U. z 2011 r. Nr 165, poz. 987) zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie prac konserwatorskich nie odpowiadały załącznikom wskazanym w § 3 - 10 ww. rozporządzenia w odniesieniu do poszczególnych rodzajów wniosków.

W treści ww. wzoru wniosku wymieniono następujące załączniki: projekt budowlany, koncepcję architektoniczną, kserokopię decyzji o warunkach zabudowy lub decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz tytuł prawny nieruchomości lub upoważnienie w przypadku występowania w imieniu inwestora. Tymczasem w § 3 -10 rozporządzenia dokonano podziału na następujące rodzaje wniosków:

• wniosek o wydanie pozwolenia na prowadzenie prac konserwatorskich, prac restauratorskich, badań konserwatorskich albo badań architektonicznych,
• wniosek o wydanie pozwolenia na prowadzenie robót budowlanych,
• wniosek o wydanie pozwolenia na przemieszczenie zabytku nieruchomego albo przeniesienie zabytku ruchomego,
• wniosek o wydanie pozwolenia na podział zabytku nieruchomego albo zmianę przeznaczenia lub sposobu korzystania
  z zabytku,
• wniosek o wydanie pozwolenia na umieszczenie na zabytku urządzeń technicznych, tablic, reklam oraz napisów,
• wniosek o wydanie pozwolenia na podejmowanie innych działań,
• wniosek o wydanie pozwolenia na poszukiwanie zabytków albo prowadzenie badań archeologicznych,
• wniosek o wydanie pozwolenia na wykonywanie robót budowlanych w otoczeniu zabytku,

gdzie w odniesieniu do każdego z ww. wniosków zapisy rozporządzenia w sprawie prac konserwatorskich wymagały innych załączników. Załączniki wskazane w stosowanym przez BMKZ wzorze nie pokrywały się w całości z żadnym z wniosków wskazanych w § 3-10. Przykładowo, wymagany przez BMKZ projekt budowlany stanowił załącznik wskazany w § 4 ust. 2 pkt 1 oraz § 5 ust. 4 pkt 1 ww. rozporządzenia i dotyczył jedynie wniosków o wydanie pozwolenia na prowadzenie robót budowlanych oraz wniosku o wydanie pozwolenia na przemieszczenie zabytku nieruchomego albo przeniesienie zabytku ruchomego. Podkreślić jednakże należy, że błędna treść wzoru wniosku nie miała wpływu na rozpatrywanie konkretnych spraw,
w odniesieniu do których prawidłowo stosowano przepisy rozporządzenia.

Kontrola wykazała również, że w przypadku sprawy 69089/BMKZ/-III/12 nie wezwano wnioskodawcy do  uzupełnienia  wniosku poprzez wskazanie planowanego terminu rozpoczęcia prac, naruszając tym samym art. 64 § 2 kpa według którego jeżeli podanie nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków
w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Obowiązek zamieszczenia planowanego terminu rozpoczęcia prac we wniosku wynikał z zapisów § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prac konserwatorskich. Przyczyną ww. zaniechania, był fakt, iż pracownicy BMKZ uznali za wystarczającą  ustną informację, z której wynikało, że wnioskodawca rozpocznie prace niezwłocznie po uprawomocnieniu się decyzji.

Ustalono ponadto, że zalecenia konserwatorskie z dnia 17.01.2013 r. znak 69065/BMKZ/-II/12 oraz decyzja z dnia 13.09.2012 r. znak: 42696/BMKZ/-III/12 zostały odebrane w siedzibie BMKZ przez osoby niebędące stronami postępowania, pomimo braku stosownego upoważnienia (pełnomocnictwa) w aktach sprawy. Naruszono tym samym dyspozycję art. 40 § 1-2 kpa według którego pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela (pełnomocnika) - temu przedstawicielowi (pełnomocnikowi). Przyczyną ww. naruszeń było uznanie ww. osób  za upoważnione do odbioru pism z uwagi na fakt,
iż kontaktowały się one z BMKZ w kwestii ww. spraw.

W pozostałym zakresie postępowania administracyjne przeprowadzono zgodnie z wymogami kpa, ustawy z dnia 23 lipca
2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568  ze zm.) oraz rozporządzenia w sprawie prac konserwatorskich, jednocześnie prawidłowo realizując zapisy porozumień zawartych pomiędzy Wojewodą Zachodniopomorskim a Prezydentem Miasta Szczecinw sprawie powierzenia prowadzenia spraw oraz wydawania decyzji administracyjnych z dnia 11 lutego 2004 r.(Dz. Urz.  Woj. Zachodniopomorskiego Nr 11, poz. 207) oraz z dnia 31 lipca 2012 r.(Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 1802), a w szczególności:

• w przypadku nie złożenia przez wnioskodawcę odpowiednich załączników do wniosku, powołując się na art. 64 § 2 kpa wzywano do jego uzupełnienia,
• przestrzegano terminów załatwienia spraw wskazanych w art. 35 § 3 kpa,
• w przypadku stwierdzenia swojej niewłaściwości w sprawie, BMKZ niezwłocznie przekazywało  sprawę do organu właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie,
• wszystkie wydane przez BMKZ decyzje zawierały informacje wskazane w art. 107 kpa oraz § 19 ust. 1 rozporządzenia
  w sprawie prac konserwatorskich,
• wszystkie wydane przez BMKZ postanowienia, zawierały informacje wskazane w art. 124 kpa.

Osobami odpowiedzialnymi za: przygotowanie na wniosek inwestora lub stosownego organu decyzji lub postanowień obejmujących postępowania przy zabytkach oraz przygotowywanie zaleceń konserwatorskich w zakresie spraw związanych
z zagospodarowaniem  zabytków, prowadzeniem badań, prac i robót oraz  podejmowaniem innych działań  w sprawach, 
w których ujawniono naruszenia kpa byli w 2012 r. następujący pracownicy zatrudnieni na stanowisku Głównego Specjalisty oraz Podinspektora. Przygotowanie procedur i wzorów wniosków należało natomiast do Miejskiego Konserwatora Zabytków.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Miejskiemu Konserwatorowi Zabytków:

- wzywania wnioskodawcy do uzupełnienia  wniosku w przypadku, gdy jego treść nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach,

- doręczania pism w sposób zgodny z art. 40 kpa.

1. Dostosowanie wzoru wniosku dotyczącego wydania pozwolenia na  prowadzenie prac w obszarze lub obiekcie wpisanym do rejestru zabytków w zakresie wymaganych załączników do zapisów rozporządzenia.
2. Wdrożenie skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej w zakresie: