Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w czerwcu 2013 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Psychologiczno - Pedagogicznym w Szczecinie przy ul. Łaziebnej 6 - 7, zwanej dalej CPP, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2012 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za
2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 czerwca 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 czerwca 2013 r.

W wystąpieniu pokontrolnym (znak: WKiAW-II.1711.267.2012.MK) z dnia19.04.2012 r. Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi CPP:

1. uzupełnienie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami; 
2. dokonywanie dekretacji i sprawdzania dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi;
3. dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów;
4. każdorazowe wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu zdarzeń, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym;
5. każdorazowe zatwierdzanie przez radcę prawnego zawieranych umów;
6. zapewnienie kontrasygnaty głównego księgowego do umów, których zawarcie może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych.

Zalecenie nr 1 zrealizowane zostało przez dyrektora CPP poprzez wprowadzenie  zarządzenia nr 8/2012  z dnia 2 maja 2012 r.
w sprawie: zatwierdzenia i wprowadzenia Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej w Centrum Psychologiczno – Pedagogicznym
w Szczecinie.

W toku kontroli stwierdzono, że zalecenie nr 2 zostało zrealizowane poprzez wykonanie niżej omówionych czynności:

 - w dniu 05.05.2012 r. dyrektor CPP wprowadziła załącznik nr 1 do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych CPP, w którym uzupełniono powyższą instrukcję o opisy brakujących rodzajów dokumentów występujących w jednostce, w tym
o sposób dekretacji dokumentów księgowych;

 - wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe (13) zawierały dekretację w formie wydruku z systemu FK oraz potwierdzenie sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym  i formalno – rachunkowym;

 - wszystkie poddane kontroli faktury/rachunki (7) oraz ujęte w raportach kasowych dowody zadekretowane były w formie ręcznej adnotacji na odwrocie dokumentu, zawierały również potwierdzenie sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym;

  - dekrety opatrzone były datą i podpisem osoby dokonującej dekretacji;

  - raporty kasowe były każdorazowo zatwierdzone przez osoby odpowiedzialne;

  - błędy w dowodach księgowych poprawiane były przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb oraz wpisanie treści poprawnej wraz z datą poprawki i złożeniem podpisu osoby do tego upoważnionej.       

Dyrektor CPP zrealizowała również zalecenie nr 3, to znaczy:

  - zapisy dokonywane w ewidencji księgowej dotyczące skontrolowanych faktur/rachunków zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej;

  - w dniu 31.05.2012 r. dokonano zmiany planu dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2012 roku, w której uwzględniono nowe paragrafy (§ 075 – „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze” – zwiększenie o 7.400 zł; § 053 – „Przychody z tytułu zagospodarowania odpadów” – zwiększenie o 100 zł).

Zalecenie nr 4 zostało zrealizowane poprzez ewidencjonowanie wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowych płatności składek
i podatków na bieżąco w okresie sprawozdawczym, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Kontrola realizacji zaleceń nr 5 i 6 wykazała, że wszystkie poddane kontroli umowy (6) zostały zatwierdzone pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego. Wszystkie poddane kontroli umowy, których zawarcie skutkowało powstaniem zobowiązania pieniężnego jednostki (5) posiadały również kontrasygnatę głównego księgowego.