Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

W okresie 5-6.2013 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 35 przy ul. Świętoborzyców 40 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2012 r. procedury przetargu nieograniczonego na sprzedaż energii elektrycznej do budynków Szkoły Podstawowej nr 35 im. Jana Pawła II wraz z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 04.06.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.07.2013 r.

Kontrola, pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenia proces przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego na dostawę energii elektrycznej do budynku SP nr 35 o wartości 35.798 zł (ocena pozytywna z uchybieniami). Uchybienia dotyczyły jedynie braków formalnych w ogłoszeniu o zamówieniu, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz umowie na dostawę energii elektrycznej.

Stwierdzono, że w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym na stronie internetowej zamawiającego nie ujęto informacji dotyczących:

• określenia przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia,
• terminu wykonania zamówienia,
• warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
• kryteriów oceny ofert i ich znaczenia,
• miejsca i terminu składania ofert,
• terminu związania ofertą,

co było niezgodne z art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 ze zm.), zw. dalej pzp, który nakładał obowiązek zamieszczania powyższych informacji. W przedmiotowym ogłoszeniu nie wskazano jednocześnie informacji o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co z kolei naruszyło art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp, wg którego, ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio publikowane na stronie internetowej powinno zawierać informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Ustalono jednocześnie, że w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłanej do wykonawcy nie zawarto informacji dotyczącej terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, co było niezgodne z art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, wg którego zawiadomienie powinno zawierać określenie ww. terminu.

Stwierdzono ponadto, że w umowie nr DO/OS/EP/PW2012/1 na dostawę do SP nr 35 energii elektrycznej nie wskazano podstawy prawnej jej zawarcia co było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 1 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Prac Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który wskazuje, iż umowa o zamówienie publiczne powinna, m.in. określać podstawę prawną jej zawarcia wraz ze wskazaniem trybu udzielenia zamówienia.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokół z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym ofertę cenową, aktualną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu energią elektryczną wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, aktualny odpis
  z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - jak
  i dokonano ich merytorycznej oceny,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie składania ofert i związania ofertą.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na sprzedaż energii elektrycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami był Kierownik Gospodarczy w SP nr 35.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie informacji zamieszczanych w ogłoszeniu o zamówieniu publikowanym na stronie internetowej oraz w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty.