Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 05-06.2012 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 56 w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 22 (zw. dalej SP nr 56), w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 25.07.12 r.  

SP nr 56 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. SP nr 56 uzyskała dochody w wysokości 267.830,74 zł, w tym dochody, gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów, które stanowiły 267.137,12 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 3.837.865,32 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów wyniosły 267.137,12 zł, tj. 83,45 % zaplanowanych.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywna
z uchybieniami). Stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej polegające m.in. na braku kompletności zapisów księgowych, nieaktualizowaniu regulaminów i instrukcji oraz nieujęciu w nich zapisów dotyczących sposobu dekretacji
i sprawdzenia dowodów księgowych oraz stosowanych zasad ewidencji pozostałych środków trwałych.

W toku kontroli stwierdzono, że składki za miesiąc listopad 2011 r. odprowadzone zostały do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z jednodniowym opóźnieniem, co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ustalono jednak, że kwota składek przekazanych do ZUS została zwiększona o kwotę należnych odsetek, która została następnie zwrócona na konto SP nr 56 przez głównego księgowego.

Dekretacja wszystkich skontrolowanych 37. faktur/rachunków, 36. wyciągów bankowych oraz 2. raportów kasowych sporządzana była w formie wydruku z systemu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a podpis głównego księgowego pod dekretacją ww. wyciągów bankowych i raportów kasowych dotyczył również ich sprawdzenia. Powyższe zasady sprawdzania i dekretacji dowodów księgowych nie zostały jednak uregulowane w procedurach kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo ustalono, że wszystkie objęte kontrolą 19. faktur dotyczących dochodów z najmu i dzierżawy oraz 2. noty odsetkowe nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego
dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.  

Zapisy księgowe dotyczące 10. spośród 18. skontrolowanych faktur/rachunków dotyczących wydatków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące 34. z 36. objętych kontrolą wyciągów bankowych nie zawierały opisu operacji. Naruszało to postanowienia art. 23 ust. 2 pkt 1 i 3 uor, wg których zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji. Zapisy księgowe dokonywane w 2012 r. zawierały ww. elementy.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor SP nr 56 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków
w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć
m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Przy zakupie na kwotę powyżej 3000 zł w 2. przypadkach spośród 6. badanych nie sporządzono notatki służbowej
z przeprowadzonej analizy rynku. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 11 ust. 4 pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia
nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca
2010 r.), według którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych był kierownik gospodarczy. 

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dochodów z najmu i dzierżawy ustalono, że kierownik gospodarczy nie dokonał zmian zapisów umowy nr 17/2010, zawartej w dniu 30.09.10 r. Ustalono bowiem, że faktury za miesiące styczeń, marzec-maj 2011 r. wystawione zostały kontrahentowi przez głównego księgowego na podstawie zadeklarowanej liczby zajęć, natomiast kwoty, wykazane na fakturach za miesiące luty i czerwiec, na podstawie ustaleń ustnych zostały zmniejszone m.in. w związku z feriami zimowymi i zakończeniem roku szkolnego. Powyższe było sprzeczne z zapisami § 4 ust. 1 i 3 ww. umowy, według którego Najemca zobowiązany był płacić Wynajmującemu tytułem czynszu za odbytą godzinę lekcyjną kwotę 14,88 zł netto + 23 % VAT oraz § 10 umowy, według którego zmiany umowy wymagały formy pisemnej pod rygorem nieważności. Stwierdzono ponadto, że w dokumentacji SP nr 56 nie było protokołów zdawczo-odbiorczych dotyczących wynajmu pomieszczeń kontrahentowi, mimo że zgodnie z zapisami § 2 ust. 1 umów nr 16/2010 i 6/2011, zawartych z ww. kontrahentem odpowiednio w dniach 30.08.10 r. i 01.09.11 r., wydanie przedmiotu najmu miało nastąpić w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy, określający stan techniczny lokalu i jego wyposażenie. 

Stwierdzono ponadto, że w 3. przypadkach dokumentacja SP nr 56 nie zawierała dokumentu dotyczącego zagospodarowania odpadów, mimo że zgodnie z postanowieniami zrealizowanych w 2011 r. umów, Wykonawca zobowiązany był udokumentować Zamawiającemu sposób gospodarowania odpadami, jako warunek dokonania odbioru końcowego realizowanego zamówienia.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5. pracowników (ok. 6,5 % pracowników), stwierdzono 1. przypadek, w którym nieprawidłowo naliczono i wypłacono kwotę dodatku za wysługę lat. Ustalono bowiem, iż w miesiącu sierpniu 2011 r. wypłacono pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego dodatek za wysługę lat w wysokości niższej niż wynikający z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (22,80 zł).Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące sporządzania list płac był starszy księgowy.

W dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji za 2011 r. nie było zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz oświadczeń pracowników odpowiedzialnych materialnie za prowadzenie kasy (kierownik gospodarczy), magazynu gospodarczego i spożywczego (kierownik gospodarczy i intendent). Dodatkowo ustalono, że nie stosowano wzorów dokumentów, stanowiących załączniki do obowiązującej w SP nr 56 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 16/2010 dyrektora SP nr 56 z 29.12. 10 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Powyższe było niezgodne z zapisami części I ust. 7, 11 i 12 ww. instrukcji inwentaryzacyjnej, według których do kierownika jednostki
w zakresie inwentaryzacji należy m.in.: wydawanie wewnętrznych przepisów w zakresie inwentaryzacji – w szczególności zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, natomiast osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im składniki majątkowe składają oświadczenia o ujęciu w ewidencji magazynowej i przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów oraz oświadczenia, że wszystkie składniki zostały objęte spisem i osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności spisów i do pracy zespołu spisowego.

W dokumentacji SP nr 56 nie ujęto stosowanych w praktyce zasad ewidencji pozostałych środków trwałych. Stwierdzono bowiem, że w ewidencji pozostałych środków trwałych ujęte zostały krzesła na łączną kwotę 2.751,63 zł (ok. 91,72 zł brutto za sztukę), mimo że zgodnie z zapisami zarządzenia nr 16/2010 dyrektora SP nr 56 z 29.12.10 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, pozostałe środki trwałe o wartości do 100 zł ewidencjonowane są bezpośrednio w koszty. Ustalono ponadto, że w ww. dokumentacji wystąpiły rozbieżności dotyczące sposobu ujęcia w ewidencji pozostałych środków trwałych o wartości od 100 zł do 200 zł.

Dokumentacja SP nr 56 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości, nie zawierała aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

Dyrektor SP nr 56 zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy
E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 56:

1. Uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
4. Każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł.
5. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów oraz prawidłowe dokonywanie zmian ujętych w nich postanowień.
6. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
7. Sporządzanie dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi.