Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 21.06.2011 r. - 20.07.2011 r.  przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 10 przy ul. Królewicza Kazimierza 63 w Szczecinie, zw. dalej SP 10, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/23/11 podpisanym w dniu 28.07.2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.09.2011 r.

SP nr 10 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 16.212,16zł. Wydatki budżetowe wyniosły 4.899.838,19zł, a finansowane z rachunku dochodów własnych wynosiły 314.928,77 zł. Według sprawozdania Rb-34, SP nr 10 w 2010 r. uzyskała dochody z rachunku dochodów własnych w wysokości 314.928,77 zł (w tym stan środków pieniężnych na początek okresu 897,01 zł).

W toku badania funkcjonującego w SP nr 10 systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dn. 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zapisy obowiązującej Polityki (zasad) rachunkowości przyjęte w SP nr 10  nie spełniały wymogu art. 24 ust. 5 pkt. 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wg standardów kontroli zarządczej pkt. 11 „nadzór” i pkt. 14 lit. a „szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C - Mechanizmy kontroli, zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. nr 15, poz. 84) zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, Dyrektor powinien prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji oraz zapewnić m.in. pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

W ramach kontroli umów najmu zawartych przez DyrektoraSP nr 10, w 2010 r. i 2009 r. obowiązujących w 2010 r.,stwierdzono następujące uchybienia:

1. w tytule przelewu opłaty za fakturę VAT nr 000087/10 z dn. 02.06.2010 r.( WB nr 89 z dn. 16.06.2010 r.) wskazano nieprawidłową nazwę kontrahenta,
2. w umowie nr 1/2010 zawartej dn. 04.01.2010 r. na najem hali sportowej, określono termin płatności jako: „po upływie miesiąca, którego dotyczy w terminie 30 dni od doręczenia faktury”. Faktura FVS-000009/10 z dn. 29.01.2010 r. nie zawierała pokwitowania odbioru przez najemcę w związku z czym, niemożliwym było określenie daty upływu terminu płatności. Pokwitowanie odbioru, dostarczono podczas kontroli,
3. w umowie najmuna najem pomieszczenia stołówki,z dn. 23.02.2010 r. nie wskazano osoby reprezentującej kontrahenta;umowę podpisał Administrator,
4. 6 umów zawartych przez szkołę w 2010 r. nie zawierało nadanych kolejnych numerów.

Kontroli poddano wpłaty za wyżywienie za m-c czerwiec 2010 r. W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. wpłaty za wyżywienie przyjmował i rozliczał Intendent; gotówkę odprowadzał na rachunek bankowy Starszy księgowy.W wyniku kontroli odpłatności za wyżywienie uczniów w SP nr 10 stwierdzono: wpłaty za obiady odprowadzane były na bieżąco do kasy SP nr 10. Ewidencja opłat na koncie 101 – Kasa, ujmowana była w ostatnim dniu wpłaty gotówki do kasy (31.05.2010 r.). Według § 7 ust. 4 Instrukcji kasowej SP nr 10, Raporty kasowe sporządza się zbiorczo za okresy miesięczne. Według § 3 ust. 8 Zasad (polityki) rachunkowości SP nr 10, „(…) ze względu na specyfikę programu finansowo - księgowego  operację w raportach kasowych księgowane są pod jedną datą ostatniego dnia miesiąca (…).” Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt. 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 2010 r. do wszystkich zamówień sporządzano notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku. Stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

1. W5. notatkach służbowych, nie podawano kursu euro obowiązującego od 01.01.2010 r. zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796). Jednakże przy przeliczaniu, zastosowano poprawny kurs euro, tj. 3.839, jednak kurs ten winien być podany zgodnie z §11 ust. 4 pkt. 2 Załącznikanr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,ze  zmianami, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 235/2008.
2.  5 notatek służbowych zawierało szacunkową wartośćzamówienia z podatkiem VAT wraz z jej równowartością w euro, gdzie podstawą ustalenia wartości zamówieniawinno byćcałkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług(netto).
3. Faktura nr 48/2010 wystawiona została w ślad za zamówieniem wykonanym na podstawie analizy rynku, na modernizację podłogi w sali lekcyjnej (s. 43) oraz biblioteki (s. 49), w trakcie której wybrano ofertę korzystniejszą cenowo (umowa nr 4/R/2010 z dn. 25.08.2010 r.) Strony ustaliły termin wykonania przedmiotu umowy na 10 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu remontu. W dokumentacji nie stwierdzono potwierdzenia przekazania placu remontu. Protokół zdawczo- odbiorczy sporządzono i podpisano bez zastrzeżeń w dn. 30.08.2010 r.
4. Faktura nr 35/2010 wystawiona została w ślad za zamówieniem wykonanym na podstawie analizy rynku, na przegląd i konserwację rozdzielni głównej, w trakcie której wybrano ofertę korzystniejszą cenowo (umowa nr 3/R/2010 z dn. 05.08.2010 r.) Strony ustaliły termin wykonania przedmiotu umowy na 5 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu remontu. W dokumentacji nie stwierdzono potwierdzenia przekazania placu remontu. Protokół zdawczo odbiorczy sporządzono i podpisano bez zastrzeżeńw dn. 20.08.2010 r.
5. Faktura nr 2010/377 wystawiona została w ślad za zamówieniem wykonanym na podstawie analizy rynku, na opracowanie dokumentacji i wymianę instalacji elektrycznej w sali lekcyjnej nr 43 wraz z wymianą tablicy zabezpieczeń i wykonaniem pomiarów, w trakcie której wybrano ofertę korzystniejszą cenowo (umowa nr 2/R/2010 z dn. 04.08.2010 r.) Strony ustaliły termin wykonania przedmiotu umowy na 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu remontu. Potwierdzenie przekazania terenu i placu budowy oraz protokół nr 245/2010 spisany w sprawie odbioru częściowego obiektu, podpisany był jedynie przez Wykonawcę.
   W wymienionej dokumentacji nie wskazano daty ich sporządzenia oraz czasu wykonania robót.
6. Rachunki nr 7 i 8 wystawione zostały w ślad za zamówieniem wykonanym na podstawie analizy rynku, na remont pomieszczeń szkoły: s. 32 – świetlica, s. 49 – biblioteka, s. 43 (wyrównanie ścian i sufitów, szpachlowanie ubytków, gruntowanie, malowanie ścian, sufitów, grzejników, obróbka okien, położenie paneli w s. 32), w trakcie której wybrano ofertę korzystniejszą cenowo (umowa nr 1/R/2010 z dn. 02.08.2010 r.) Strony ustaliły termin wykonania przedmiotu umowy na 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu remontu. W dokumentacji nie stwierdzono potwierdzenia przekazania placu remontu. Protokół zdawczo odbiorczy sporządzono i podpisano bez zastrzeżeń w dn. 25.08.2010 r. Zgodnie z zapisami § 3 ust. 2 umowy „Do protokołu odbioru Wykonawca zobowiązany jest dołączyć dokumenty świadczące o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu i stosowania w budownictwie, oświadczenie kierownika budowy o zastosowanych materiałach oraz dokument stwierdzający sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia”. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było wymienionych dokumentów.

W dokumentacji SP nr 10 znajdowały się umowy zawarte przez szkołę m.in. na dostarczanie paliwa gazowego, zakup usług telekomunikacyjnych, dostarczanie wody, odprowadzanie ścieków, dostarczanie energii elektrycznej i cieplnej.

Aneks do umowy o świadczenie usługi neostrada tp zawarty z TP SA na czas określony od 30.06.2009 r. do 29.06.2011 r. zawierał w preambule umowy dane osoby upoważnionej ze strony Abonenta do podpisania aneksu tj.: ówczesnego Głównego księgowego SP nr 10. Nazwisko Głównego księgowego zostało odręcznie przekreślone i zastąpione nazwiskiem Dyrektora SP nr 10 - korekta nie zawierała daty.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 1.331.274,96 zł, to jest 25,53 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. Faktury zakupu (nr 35/2010 za naprawę i konserwację rozdzielni głównej, nr 48/2010 za remont sali oraz nr 00005 za roboty budowlane i sanitarne) oraz rachunek (nr 0077/SRS/2010 za badania profilaktyczne pracowników), zatwierdzone zostały pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym z datą wcześniejszą niż data wpływu do SP nr 10,
2. Faktury zakupu (nr 1LV002197 za świetlówki, gniazda oraz nr 48/2010 za modernizację podłogi)i rachunek (nr 7/2010 za remont sali), zawierały podpis Kierownika administracyjno - gospodarczego bez daty. Było to niezgodne z § 8 ust. 5 lit. a Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów SP nr 10, gdzie Kierownik administracyjno – gospodarczy, zobowiązany jest do zarejestrowania faktur i sprawdzania ich zgodności ze stanem faktycznym, a na dowód potwierdzenia prawidłowości danych zawartych na fakturze datuje i składa swój podpis.

Wynagrodzenia pracowników SP nr 10 naliczał Starszy księgowy. W wyniku kontroli wynagrodzeń 4. losowo wybranych pracowników SP nr 10, nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, a jedynie uchybienia:

1. Głównemu księgowemu SP nr 10, w 2010 r. wypłacano miesięcznie dodatek funkcyjny w wysokości 1.044,00 zł. W dokumentacji nie wskazano grupy wg, której przyznano dodatek.
2. 2. nauczycielom, w dn. 01.09.2010 r.nie wypłacono przyznanego od 01.09.2010 r. dodatku motywacyjnego. Wypłata nastąpiła w dn. 09.09.2010 r., co było niezgodne z § 6 ust. 2 Procedur przyznawania dodatku motywacyjnego nauczycielom SP nr 10 w Szczecinie, gdzie dodatek wypłacany jest z góry, w terminie wypłaty wynagrodzenia.
3. Błędy indywidualnych kartotekach wynagrodzeń pracowników SP nr 10, Starszy księgowy, poprawiał przez skreślenie błędnej treści z zachowaniem czytelności treści korygowanej, z podpisem ale bez daty dokonania poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt. 1 uor, wg któregostwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
4. Na indywidualnej kartotece wynagrodzeń Głównego księgowego SP nr 10,
   w czerwcu w pozycji: wynagrodzenie do wypłaty (netto), widniała inna kwota niż rzeczywiście wypłacona (różnica 1,00 zł). Na konto pracownika przelano prawidłową kwotę.

Ustalono ponadto, że Regulamin Nagradzania pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w SP nr 10, sporządzony został w oparciu o nieaktualne przepisy, a obowiązujący w SP nr 10 Regulamin premiowania pracowników niepedagogicznych SP nr 10,nie był podpisany przez związki zawodowe.

Regulacje dotyczące przyznawania nagród Dyrektora w SP nr 10, ujęte były w Regulaminie Pracy SP nr 10, Regulaminie nagradzania pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w SP nr 10 orazZasady przyznawania nagród Dyrektora SP nr 10 dla pracowników niepedagogicznych. Zapisy w przyjętych regulacjach, nie były spójne, a co za tym idzie nie można było jednoznacznie stwierdzić czy, wymagana jest opinia związków zawodowych przy przyznawaniu nagród Dyrektora.

Powyższa nieprawidłowość odnosi się do standardu  kontroli zarządczej pkt 10 „dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” z grupy C - Mechanizmy kontroli, zawartego w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna.

Akta osobowe pracowników administracji i obsługi SP nr 10 prowadzone były przez Kierownika administracyjno – gospodarczego, a akta osobowe nauczycieli SP nr 10 prowadzone były przez Specjalistę ds. sekretariatu. W wyniku kontroli akt osobowych 4. losowo wybranych pracowników SP nr 10, stwierdzono że w aktach osobowych nauczyciela, brakowało dokumentu przyznającego dodatek funkcyjny, co naruszało zapisy § 6 ust. 2 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, a jedynie drobne uchybienia.

Dyrektor SP nr 10 w 2010 r. nie zrealizował zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w § 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Dyrektor SP nr 10, w 2010 r. zrealizował zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki oraz kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. wypłacanie dodatków motywacyjnych zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami oraz przydzielanie grupy wg, której wypłacany jest dodatek funkcyjny dla pracowników administracji,
3. sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. przestrzeganie zapisów zawartych umów,
5. przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości oraz przyznawania nagród pracownikom,
7. dokładne wypełnianie druków: „P” (Magazyn Przyjmie),
8. każdorazowe informowanie Prezydenta Miasta za pośrednictwem Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.