Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w październiku 2011 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum nr 18 przy ul. Witkiewicza 40 w Szczecinie w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/55/10 przeprowadzonej przez WKiAW dotyczącej prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 8 listopada 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 grudnia 2011 r.

Kontrola wykazała, że Dyrektor GM 18 nie zrealizowała 3 z 7 zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu z dnia 12 lipca 2010 r. znak WKiAW/I/TW/0914/376/10 dot. kontroli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów.

Nie zrealizowano zalecenia dotyczącego przestrzegania postanowień uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin
z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwanej dalej uchwałą z dnia 16 października 2006 r., w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej oraz uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali. W przypadku dwóch umów najmu nie przeprowadzono procedury przetargowej ani nie uzyskano zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2, według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji, gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa niemająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta. W odniesieniu do ww. umów jednostka nie posiadała również pisemnych wniosków najemców o przedłużenie umów najmu, czym naruszono § 4 ust. 5 uchwały z dnia 16 października 2006 r., według którego kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców lub dzierżawców, którzy przed zakończeniem trwania umowy dzierżawy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie.

Uwagi kontroli dotyczą również sposobu naliczania oraz wysokości opłat za używanie lokali mieszkalnych położonych na terenie GM 18. Wysokość opłaty za wywóz odpadów została ustalona na podstawie tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015, według których objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 – 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok.
Ww. stawkę zastosowano w odniesieniu do każdego z lokali, a nie ilości zamieszkujących w nich osób,
co spowodowało zaniżenie wartości ponoszonych przez najemców opłat.

Kolejną przyczyną pobierania zbyt niskich opłat było nieuwzględnienie zmiany taryfy cen i stawki opłat Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w Szczecinie za zbiorowe zaopatrzenie w wodęi zbiorowe odprowadzanie ścieków na rok 2011 r. Aktualna stawka wynosi 3,65 zł brutto/m³ wody oraz 5,31 zł/m³ ścieków, podczas gdy opłaty były naliczane
w oparciu o stawki w wysokości 3,51 zł/m³ wody oraz 4,63 zł/m³ ścieków, - a w 2. rozliczeniach z tytułu zużycia zimnej wody w lokalu położonym na parterze za II i III kwartał 2011 r.zastosowano stawkę za wodę w wysokości 3,48 zł/m³.

Stwierdzono, że w jednym przypadku przegląd stanu technicznego budynku nie został odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było niezgodne z przepisem § 5 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), zwanego dalej rozporządzeniem
w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623 ze zm.) oraz powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu. Stwierdzono również, że badanie skuteczności samoczynnego szybkiego wyłączania zasilania obwodu oraz ochrony przeciwporażeniowej przeprowadzone dnia 11 maja 2011 r. zostało opatrzone niezgodną ze stanem faktycznym datą (wpisano datę faktury zamiast daty przeprowadzenia badań). Ww. badanie zostało nadto wpisane w książce obiektu budowlanego w dalszej kolejności niż okresowa kontrola przewodów kominowych dokonana dnia 17 maja 2011 r., co narusza § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

Ustalono ponadto, że powierzchnia użytkowa jednego z lokali mieszkalnych położonego na I piętrze przy ul. Witkiewicza 40 nie została jednoznacznie oznaczona, co uniemożliwia dokonanie oceny prawidłowości wyliczenia czynszu.
W dokumentacji dotyczącej przydziału lokalu mieszkalnego, ustalenia wysokości czynszu oraz umowie najmu oznaczono powierzchnię ww. lokalu na 70,10 m², natomiast inwentaryzacja budynku wskazuje jako powierzchnię
ww. lokalu 72,46 m². Według standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 10 – Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej Komunikatem Nr 23, dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja ta powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.Standard kontroli zarządczej grupy C – Mechanizmy Kontroli pkt 14 - szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych zawarty w załączniku do Komunikatu Nr 23, wskazuje, że należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych. Ujawnione w toku kontroli niespójności
w dokumentacji wskazują na nieprawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej we wskazanym obszarze.

W zakresie realizacji pozostałych zaleceń wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym nr WKiAW/I/TW/0914/376/10 z dnia 12 lipca 2006 r. nie stwierdzono nieprawidłowości.

Osobą odpowiedzialną zamienie GM nr 18, naliczanie czynszu i opłat dla najemców lokali mieszkalnych oraz prowadzenie książki obiektu budowlanego był kierownik administracyjno – gospodarczy.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM 18:

1. każdorazowo przestrzegać postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej bądź uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali oraz zawierania umów na zasadzie kontynuacji wyłącznie w przypadku przedstawienia przez dotychczasowego najemcę wniosku o kontynuację,
2. usunąć wskazane wyżej nieprawidłowości dot. opłat ponoszonych przez najemców,
3. przestrzegać postanowień rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego w zakresie należytego prowadzenia książki obiektu budowlanego,
4. dokonać pomiaru lokalu mieszkalnego położonego na I piętrze przy ul. Witkiewicza 40 oraz usunąć niespójności w dokumentacji dot. powierzchni ww. lokalu.