Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził  w dniach od 25 sierpnia do 21 września 2011 r. kontrolę w Zespole Szkół Technicznych i Morskich przy ul. Willowej 2/4 w Szczecinie (zw. dalej ZSTiM) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/21/11 podpisanym  w dniu 28 lipca 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  13 września 2011 r.

W kontrolowanym okresie ZSTiM prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. ZSTiM uzyskał dochody w wysokości 219.793,11 zł, co stanowiło 84,6 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 3.964.302,36 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 218.090,02 zł, tj. 83,8 % zaplanowanych.

W toku kontroli funkcjonującego w ZSTiM systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązująca w ZSTiM polityka rachunkowości nie zawierała szczegółowego określenia okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych i finansowych, wchodzących w skład roku obrotowego.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dn. 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy.

Obowiązujący w ZSTiM plan kont nie zawierał stosowanych w ewidencji kont analitycznych oraz opisu funkcjonowania kont technicznych 700 i 900, a wg zapisów § 15 ust. 1 pkt 1  rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości,  ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Brak opisu do kont 700 i 900 był niezgodny z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, wg którego opis taki winien być zawarty w zakładowym planie kont.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Dokumentywprowadzane były do ksiąg rachunkowych przy pomocy dowoduPk, który w większości przypadków nie zawierał daty wystawienia (środki budżetowe) i daty pod jaką należało dokonać księgowania (środki rachunku dochodów własnych). DowodyPk dotyczące rachunku dochodów własnychpodpisywane były jedynie przez starszą księgową, a dowody Pk dotyczące budżetu podpisywane były tylko przez Głównego księgowego ZSTiM, bez względu na to, czy był to dokument zbiorczy, czy przeksięgowanie.W wielu przypadkach wymienione dowody nie zawierały także opisu operacji. Wg art. 21 ust. 1 pkt 3 – 4 uor dowód księgowy winien zawierać opis operacji, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. Każdy dowód winien być ponadto skontrolowany, zgodnie z zasadą trójstopniowości kontroli, opisaną w obowiązujących w ZSTiM w 2010 r. Zasadach rachunkowości – kontrola i weryfikacja dowodów księgowych.

 WRegulaminie kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych obowiązującym w ZSTiM w 2010 r. oraz w nowym -  obowiązującym od 2011 r.,nie zostały omówione wszystkie rodzaje dokumentów występujących w szkole i ich obieg, w tym m.in. dokumenty tworzone w ramach inwentaryzacji, wnioski o zaliczki ich rozliczenia, dokumenty dotyczące zmian w majątku trwałym (OW) i inne. W instrukcji nie wskazano ponadto miejsca powstawania dokumentu lub osoby wystawiającej.

Zapisy dokonywane w księgach rachunkowych w wielu przypadkach nie zawierały opisu operacji lub zawierały niepełny opis oraz nie zawierały daty dowodu stanowiącego podstawę zapisu, podczas gdy wg art. 23 ust 2 pkt 2 – 3 uor, zapis księgowy powinien zawieraćm.in. wymienione elementy.

W 2010 r. w ZSTiM wystąpiły wydatki strukturalne. Do wydatków tych Główny księgowy ZSTiM nie prowadził analityki i nie wprowadził konta pozabilansowego ponieważ jak wyjaśnił, wydatki te występowały sporadyczne. Było to niezgodne z opisem do konta pozabilansowego 975 zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto to służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Na stronie Wn konta ujmowana winna być wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych
wg ich klasyfikacji, a na stronie Ma – wartość wydatków strukturalnych.

Kwartalne sprawozdanie o stanie należności Rb-N sporządzone wg stanu na 31.12.2010 r.nie zawierało podpisu Dyrektora, a wg § 10 ust. 3 rozporządzeniaMinistra Finansówz dn. 4. marca 2010 r.w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43 poz. 247),podpisy na sprawozdaniu w formie dokumentu składa się odręcznie, a także umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

W ramach kontroli umów najmu jakie Dyrektor zawarł w imieniu ZSTiM, generujących dla szkoły w 2010 r. dochody,  stwierdzono następujące uchybienia:

1. Umowa na wynajem powierzchni użytkowej hali sportowej pod automat do sprzedaży napojów została zawarta na czas nieograniczony, co stało w sprzeczności z Uchwałą Nr XLI/521/97 Rady Miasta Szczecina z dn. 29.12.1997 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia przez Prezydenta Miasta gospodarki majątkiem Gminy Szczecin w zakresie: nabywania, zbywania i obciążania zabudowanych i niezabudowanych nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania, użyczania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony ze zmianami. Wg załącznika nr 1 do uchwały zawarcie umowy na czas nieokreślony możliwe było jedynie w celach i na rzecz osób wymienionych w uchwale. Nowa umowa podpisana w dn. 01.04.2011 r. została zawarta na czas określony do 30.06.2014 r. (na 3 lata i 3 miesiące), tj. ponownie w sprzeczności
   z zapisami wymienionej uchwały. Przez 10 lat trwania pierwszej umowy Dyrektor nie renegocjował ponadto warunków umowy w zakresie wysokości opłaty (42,00 zł brutto). Na zasadność jej renegocjowania wskazywał chociażby wzrost poziomu kosztów energii zużywanej przez automat, zawartej w opłacie. Termin płatności zawarty w kolejnej umowie (33 dni od daty otrzymania przez najemcę prawidłowo wystawionej faktury, wystawianej kwartalnie i z dołu), również wg kontrolującego nie znajduje żadnego uzasadnienia i jest zapisem niekorzystnym dla szkoły. Umowa zawierała ponadto błędny zapis o piśmie rozliczeniowym, którego przekazanie wraz z fakturą warunkowało uznanie przez najemcę prawidłowości otrzymanej dokumentacji, a które nie było sporządzane wg wyjaśnień Kierownika administracyjno – gospodarczego.
2. Umowa zawarta w dn. 02.01.2009 r. na najem powierzchni pod automat do sprzedaży nie zawierała precyzyjnie określonego terminu płatności, a kwestia ta uregulowana została jedynie zapisem o treści: „Należność będzie płacona na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wynajmującego”. 
3.  W umowie zawartej w dn. 12.01.2010 r. na najem sali konferencyjnej nie określono terminu płatności.
4. Zawieranym umowom nie nadawano kolejnych numerów.

Obowiązujący w ZSTiM Regulamin zamówień publicznychzawierał w podstawie prawnej nieaktualne dane w postaci Zarządzenia Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecin. W badanym okresie obowiązującym byłoZarządzenie Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zmianami, zwane dalej Zarządzeniem Nr 235/2008. Regulamin zawierał ponadto nieaktualną kwotę dotyczącą procedury uproszczonej, tj. 6.000,00 euro zamiast 14.000,00 euro.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14.000,00 euro ustalono, że: w 1. przypadku nie sporządzono notatki służbowej, w 5. notatkach, nie podano kursu euro, w 3. notatkach podano nieprawidłowy kurs euro służący do przeliczenia wartości w złotych obowiązujący od 01.01.2010 r., w 6. notatkach służbowych, powołano się na nieobowiązującą podstawę prawną dotyczącą kursu euro. Było to niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 23. grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), wg którego w 2010 r. należało stosować średni kurs złotego w stosunku do euro wynoszący 3,839 zł oraz  z zapisami § 11 ust. 4 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008, dotyczącymi zasad jakich zamawiający musi przestrzegać, udzielając zamówienia do 14.000,00 euro.

Umowa nr 6/2010 zawarta na wykonanie i montaż stolarki okiennej nie zawierała podpisu Głównego księgowego ZSTiM, mimo wskazania Głównego księgowego w preambule umowy.

Zawarte umowy zawierały niewypełnione pola w zakresie: umowa nr 6/2010 – dane inspektora nadzoru (w § 5 ust. 2) i kierownika budowy ( w § 6 ust. 3), dolnej kwotowej granicy sumy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (w § 8), umowa nr 4/2010 – danych kierownika budowy (w § 6 ust. 3), dolnej kwotowej granicy sumy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (w § 8), danych osoby odbierającej roboty (w § 11 ust. 2), określenia dnia zapłaty (w § 11 ust. 3).

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 795.471,76 zł, tj. 19 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. W raporcie kasowym nr 11/10 (budżet) z czerwca 2010 r. rozliczona została delegacja służbowa nauczyciela. Rozliczenie dotyczyło wyjazdu do Warszawy nauczyciela i 3. uczniów (brak załączonej listy imiennej uczniów uczestniczących w wyjeździe). Kwota naliczona tytułem delegacji w wysokości 445,64 zł dotyczyła 4. osób, pobrana została przez nauczyciela. W dokumentacji szkoły nie było potwierdzenia, że kwoty należne uczniom zostały faktycznie im wypłacone za pośrednictwem nauczyciela. Wydatki związane z wypłatą należności nauczyciela i uczniów zaewidencjonowane zostały w rozdziale 80130, § 4410 – podróże służbowe krajowe.

Zasady rozliczania delegacji służbowych pracowników zatrudnionych w szkole, wysokość oraz warunki ustalania należności regulowało rozporządzenieMinistra Pracy i Polityki Społecznejz dn. 19. grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie delegacji służbowych. Rozporządzenie dotyczyło osób będących pracownikami, którymi w tym przypadku nie byli uczniowie ZSTiM, a tym samym poniesiony wydatek winien być sfinansowany np. ze środków Rady Rodziców, a nie z § 4410. Zastosowany sposób finansowania wyjazdu uczniów stał w sprzeczności z regulacjami zawartymi w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 2. marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego§4410 obejmuje wydatki na podróże służbowe pracowników, ponoszone zgodnie z wymienionym rozporządzeniem w sprawie delegacji służbowych.

1. Rozliczenia delegacji służbowych 10. pracowników nie zawierały podpisów pracowników składających rozliczenie, 1 rozliczenie – zawierało pieczątkę Dyrektora (zlecający wyjazd), ale bez jego podpisu. Kontrola formalno – rachunkowa dowodów przeprowadzona przez starszą księgową i potwierdzona podpisem pracownika, nie spełniła wg kontrolującego swojej roli w odniesieniu do wymienionych dowodów.
2. Faktury zakupu, których płatność realizowana były w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201. Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynikał z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.
3. Faktury księgowane były pod tym samym numerem dowodu księgowego, pod którym zaewidencjonowany został wyciąg bankowy i w którym uregulowana została zapłata za te faktury, gdy tymczasem były to różne dowody i operacje gospodarcze (np. dow.: 28, 31, 47, 59, 62). Faktury księgowane były pod późniejszym numerem dowodu księgowego niż wyciąg bankowy, w którym uregulowana była zapłata (np. dow 98 – faktura, dow 94 – wyciąg bankowy, dow 97 – faktura, dow 94 – wyciąg bankowy). Różne faktury, od różnych kontrahentów ewidencjonowane były pod jednym numerem dowodu księgowego wraz z wyciągiem bankowym, w którym uregulowane zostały płatności. Powyższe stało w sprzeczności z art. 24 ust. 4 pkt 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne jeżeli m.in.  zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie.
4. Płatności za faktury zakupu (10 z 47 faktur/rachunków/rozliczeń) realizowane były wcześniej, niż przewidywały to zapisy umowne lub terminy płatności wskazane na fakturach.

Wynagrodzenia pracowników ZSTiM naliczane były przez specjalistę ds. płac, na podstawie dokumentacji otrzymywanej od Kierownika administracyjno – gospodarczego, za pośrednictwem Głównego księgowego ZSTiM. W wyniku kontroli wynagrodzeń 6. losowo wybranych pracowników ZSTiM, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. w wyniku błędu Kierownika administracyjno – gospodarczego 1. nauczycielowi wysługa w wymiarze 11 % liczona była od września 2010 r. zamiast od stycznia 2010 r., wskutek czego pracownikowi nie wypłacono kwoty 154,35 zł,
2. w wyniku błędu Kierownika administracyjno – gospodarczego 1. nauczycielowi naliczano o 1 % wysługi mniej, niż wynikało to z dokumentacji kadrowej, wskutek czego pracownikowi nie wypłacono w samym tylko 2010 r. kwoty 292,22 zł.

Akta osobowe pracowników ZSTiM prowadzone były przez Kierownika administracyjno – gospodarczego. W wyniku kontroli akt osobowych 10. losowo wybranych pracowników ZSTiM, stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, w następującym zakresie:

1. dokumenty w poszczególnych częściach akt (A, B, C) klasyfikowane były w przypadku 4. pracowników niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3 wymienionego rozporządzenia,
2. w przypadku 1. pracownika dokumenty dotyczące oceny pracy nie posiadały nadanego kolejnego numeru, co stało w sprzeczności z § 6 ust. 3 wymienionego rozporządzenia,
3. w aktach osobowych 1. pracownika obsługi nie było dokumentu potwierdzającego przyznanie pracownikowi wynagrodzenia, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. f wymienionego rozporządzenia,
4.  w aktach osobowych 1. nauczyciela nie było zaświadczenia o niekaralności, co było niezgodne z § 1 ust. 1 pkt 6 w związku z  § 6 ust.2 pkt 1 wymienionego rozporządzenia.

Umowy o pracę zawarte z 1. nauczycielem  w dn. 01.09.2009 r. i w dn. 01.09.2010 r. zawierały niezaparafowane poprawki w postaci zmiany daty zakończenia umowy (dzień zakończenia) poprzez użycie korektora i nadpisanie nowej treści, dokonane przez Kierownika administracyjno - gospodarczego.

W aktach osobowych Głównego księgowego ZSTiM stwierdzono brak oświadczenia o znajomości obowiązków nałożonych na Głównego księgowego sektora finansów publicznych w zakresie rachunkowości, finansów i kontroli wewnętrznej, co stało w sprzeczności z art. 53 ust. 2 ustawy z dn. 27. sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg którego kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki, który wg § 6 ust. 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie akt osobowych, winien być również zamieszczony w aktach osobowych pracownika.

Na 2010 r. Dyrektor zawarł z pracownikiem, umowę na korzystanie przez pracownika z samochodu prywatnego do celów służbowych. Wg rocznej ewidencji czasu pracy w 2010 r., sporządzonej przez Kierownika administracyjno – gospodarczego i zatwierdzonej przez Dyrektora, pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy m.in. w miesiącu marcu 2010 r. w ilości 3. dni oraz w miesiącu sierpniu 2010 r. w ilości 11. dni. Wg złożonych przez pracownika oświadczeń pracownik:

1. nie wykazał, a tym samym nie pomniejszył za miesiąc marzec kwoty naliczenia o 1/22 za 1 dzień, tj. o 19,00 zł,
2. wykazał za miesiąc sierpień 10 dni urlopu zamiast 11 dni, a tym samym nie pomniejszył kwoty naliczenia o 1/22 za 1 dzień, tj. o 19,00 zł.

Powyższe stało w sprzeczności z § 4 ust.2 rozporządzeniaMinistra Infrastruktury z dn. 25.marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.),wg któregokwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Oświadczenia składane przez pracownika, nie zawierały ponadto potwierdzenia wykonanej kontroli m.in. w zakresie poprawności wykazywanych przez pracownika dni nieobecności, co stało w sprzeczności z zasadą trójstopniowości kontroli, opisaną w obowiązujących w ZSTiM w 2010 r. Zasadach rachunkowości  – kontrola i weryfikacja dowodów księgowych, wg której każdy dowód winien być skontrolowany. Wg kontrolującego kontrola taka winna być przeprowadzana w ZSTiM przede wszystkim przez Kierownika administracyjno - gospodarczego.

Obowiązujący w ZSTiM Regulamin pracy zawierał nieaktualną podstawę prawną, Zakładowy regulamin premiowania – nieaktualny zapis o pracownikach warsztatów szkolnych, a Statut - zapis dotyczący nazwy szkoły, tj.: „Zespół Budowy Okrętów w Szczecinie (…)”.

W toku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, zwanego dalej pdof ustalono, że w trakcie roku obrotowego podatek dochodowy od osób fizycznych, którego płatność regulowana była z rachunku dochodów własnych, ewidencjonowany był na kontach 400/132, tj. z pominięciem księgowania na koncie 225. Wg rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami, w szczególności m.in. z tytułu podatków.

Wynagrodzenie płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych księgowane było na konta 225 i 222, a winno być księgowane także na koncie 221. W trakcie roku obrotowego wynagrodzenie nie było ponadto na bieżąco księgowane na konto 750. Przeksięgowanie na konto 750 wykonane zostało kwotą zbiorczą, na koniec roku obrotowego. Powyższe stało w sprzeczności z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 221 służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych (przypis), a konto 222 – do ewidencji rozliczenia dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostkę oraz art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W dokumentacji szkoły znajdował się protokół kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nr NKz 75/2010/O/B z dn. 29.01.2010 r. Kontrola w zakresie prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, objęła okres od
01.01.2008 r. do 31.12.2009 r. Do kwot niezgodności wykazanych w protokole szkoła złożyła częściowo zastrzeżenia, które zostały uznane, jednakże do dnia zakończenia kontroli w dalszym ciągu istniała niewyjaśniona różnica pomiędzy kwotą nadpłaty wykazaną przez ZUS, a kwotą nadpłaty potrąconą przez szkołę z kwot należnych w miesiącu kwietniu 2010 r. w wysokości 150,72 zł.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1. Wg wydanego przez Dyrektora Zarządzenia nr 4 2010/2011 z dn. 20.09.2010 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołany przez Dyrektora przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w osobie wicedyrektora, zobowiązany był do sporządzenia i do dostarczenia do dn. 30.11.2010 r. do Głównego Księgowego ZSTiM protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji. W toku kontroli ustalono, że protokół taki nie został przez pracownika sporządzony, co stało w sprzeczności z zapisami zawartymi w wydanym przez Dyrektora zarządzeniu.
2. Wszystkie wnioski osób odpowiedzialnych materialnie skierowane były do Dyrektora, zamiast do Komisji inwentaryzacyjnej. Na wnioskach znajdowały się wydane przez Dyrektora decyzje (odręczne adnotacje) skierowane do Głównego księgowego ZSTiM w sprawie sposobu kwalifikacji niedoborów. Wg podjętej przez Dyrektora decyzji braki należało zdjąć ze stanu jako niezawinione, przy czym 2 wyjaśnienia pracowników nie zawierały wskazania co do sposobu kwalifikacji niedoborów, a jedynie dyspozycję o zdjęciu ze stanu. Powyższe było niezgodne z zapisami obowiązującej w ZSTiM w 2010 r.  Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, wg których: „Przyczyny powstawania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna  w protokole, w którym stawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych” oraz „(…) żąda wyjaśnień na piśmie od osób odpowiedzialnych za stan składników majątkowych i po rozpatrzeniu wyjaśnień sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie tych niedoborów bądź wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem”.
3. We wszystkich uzasadnieniach wniosków pracownicy jako przyczynę powstania niedoborów podali brak sporządzonych protokołów zniszczenia. W toku kontroli ustalono, że we wrześniu 2010 r. Dyrektor przekazał pracownikom odpowiedzialnym materialnie ustne polecenie uporządkowania majątku.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu m.in. ich skutecznej realizacji.

Obowiązująca w szkole Instrukcja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, stanowiąca załącznik nr 3 do obowiązujących w szkole od 01.01.2005 r. zasad rachunkowości nie zawierała wzoru dokumentów przywołanych w instrukcji, w tym m.in. zestawienia różnic i protokołu Komisji inwentaryzacyjnej. Wzorów dokumentacji inwentaryzacyjnej, wymienionych w § 7 nie zawierała także nowa instrukcja, obowiązująca od 01.01.2011 r.

Ustalone podczas inwentaryzacji – spisu z natury różnice inwentaryzacyjne, zaksięgowane zostały przez Głównego księgowego ZSTiM w księgach rachunkowych 2010 r., jednakże z pominięciem konta rozrachunkowego zespołu 2 (np. konta 240 – pozostałe rozrachunki lub innego, utworzonego na potrzeby ZSTiM) i konta 761 – pozostałe koszty operacyjne. Wg opisu do kont zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, konto 240 służy m.in. do ewidencji należności i roszczeń oraz różnego rodzaju rozliczeń, a konto 761 – do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki.

W szkole wystawiane były dokumenty dotyczące ruchu na majątku, jednakże nie prowadzono ewidencji numerycznej poszczególnych rodzajów dowodów. Dowodom OT i OW nadawane były numery tożsame z numerem dowodu księgowego (faktury) lub numerem faktury nadanym przez wystawcę, której dotyczyły, a nie numer kolejny dowodu. Wg kontrolującego przyjęty sposób numerowania nie pozwala na ustalenie m.in. chronologii dowodów oraz liczby dowodów wystawionych w danym roku obrotowym.

Księgi inwentarzowe zawierały poprawki dokonywane przy użyciu korektora lub poprzez zamazywanie naniesionej treści, co stało w sprzeczności z art. 25 ust 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się m.in. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in.  notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, dokumentacja inwentaryzacyjna, księgi inwentarzowe, dokumentacja stanowiąca podstawę do naliczania wynagrodzeń), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i Dyrektora, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi ZSTiM:

1. ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
2. naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. zawieranie umów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. uzgodnienie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych pozostałej kwoty nadpłaty,
7. zwiększenie nadzoru nad wykonywaniem zadań powierzonych pracownikom,
8. uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości, zamówień publicznych, kontroli wewnętrznej, sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych oraz regulaminu pracy.