Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził  w dniach od 9 maja do 7 czerwca 2011 r. kontrolę w Gimnazjum Nr 34 przy ul. Wojciechowskiego 50 w Szczecinie (zw. dalej GM 34) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/17/11 podpisanym  w dniu 10 czerwca 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  4 lipca 2011 r.

W toku kontroli funkcjonującego w GM nr 34 systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązująca w GM nr 34 polityka rachunkowości zawierała zapis dotyczący kwalifikowania do księgowania w koszty roku bieżącego tylko tych kosztów, na potwierdzenie których dokumenty wpłynęły do 1. dnia nowego roku obrotowego, stojący w sprzeczności z art. 6 ust. 1ustawy z dn. 29. września
1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W ramach kontroli umów najmu, stwierdzono następujące uchybienia:

1. Umowy nie były parafowane przez Głównego księgowego GM nr 34, zwanego dalej Głównym księgowym, na potwierdzenie wykonania czynności kontrolnych. Wg zapisów § 22 ust. 1 pkt 10 Regulaminu organizacyjnego szkoły, do obowiązków Głównego księgowego należało m.in. zapewnienie pod względem finansowo – księgowym prawidłowości umów zawieranych przez szkołę.
2. W umowie (bez numeru) zawartej na najem miejsca pod automat do sprzedaży, nie określono terminu płatności, wprowadzając jedynie zapis, że płatność ma być regulowana z góry, za bieżący miesiąc, na podstawie rachunku.

W toku kontroli wpłat za wyżywienie za miesiąc czerwiec 2010 r. stwierdzono, że wg raportu kasowego rdw nr 6/2010 sporządzonego za okres od 1. do 30. czerwca 2010 r. przez Kierownika administracyjno – gospodarczego, pod datą 28.06.2010 r. rozchodowano kwotę 323,30 zł – wpłata gotówki do banku. Rozchodowana kwota dotyczyła odprowadzenia wpłat za obiady wniesionych w dn. 09.06.2010 r., a wg § 4 obowiązującej w GM nr 34 Instrukcji kasowej, do obowiązków kasjera należy m.in. odprowadzenie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania, a najpóźniej w dniu następnym jeżeli zostanie przekroczona kwota pogotowia kasowego. Stwierdzono ponadto, że Dyrektor GM 34 nie ustalił wysokości pogotowia kasowego, o którym mowa była w przywołanej Instrukcji kasowej.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że we wszystkich przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały w 2010 r. notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku.

Obowiązujący w GM nr 34 Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. euro, nie zawierał w podstawie prawnej przywołanegoZarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i ustawy prawo zamówień publicznych ze zmianami, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 235/2008.

W toku kontroli stwierdzono, że 3 umowy zawarte w ślad za udzielonymi zamówieniami nie zawierały kontrasygnaty Głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8. marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), zwanej dalej ustawą o samorządzie gminnym, wg którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Wg zapisów § 3 ust. 3 umowy nr 2/2010 zawartej na remont korytarzy, wykonawca zobowiązany był dostarczyć dokumenty potwierdzające dopuszczenie zastosowanych materiałów do użytkowania. Do dnia zakończenia kontroli, wskutek braku kontaktu z wykonawcą, nie uzyskano takich dokumentów.

W trakcie kontroli ustalono także, że Dyrektor GM 34 nie zawarł umowy na wykonanie remontu pokrycia dachowego oraz wymianę uszkodzonych rynien.

Umowa kompleksowa zawarta na dostawę paliwa gazowego, umowa o świadczenie usługi dostępu do internetu, umowa o świadczenie usługi kompleksowej – dostawa energii, umowa zawarta na prowadzenie eksploatacji zleconej węzła cieplnego, umowa na dostawę wody i odprowadzanie ścieków oraz umowa na świadczenie usługi ochrony obiektu, nie zawierały parafowania przez Głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 331.004,61 zł, tj. 12 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. 3 faktury dotyczące 2009 r., zaewidencjonowane zostały w 2010 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1  uor, w którym wskazano na obowiązek ujmowania faktur w roku, którego dotyczą,
2. wszystkie dowody księgowe (m.in. faktury i wyciągi bankowe) nie zawierały przy wskazaniach dekretacyjnych podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien taki podpis zawierać; podpis Głównego księgowego znajdował się na dowodzie Pk, przy wykorzystaniu którego dokumenty wprowadzane były do ksiąg ale przyjęty sposób podpisywania nie został uregulowany w obowiązujących w szkole Zasadach polityki rachunkowości,
3. fakt przeprowadzenia kontroli formalno – rachunkowej potwierdzał na fakturach / rachunkach Główny księgowy, co było niezgodne z zapisami pkt 2 rozdziału XIII – obieg i kontrola dokumentów, obowiązującej w szkole Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych, wg którego kontrolę formalno – rachunkową w szkole przeprowadza sekretarz szkoły,
4. faktury / rachunki zakupu, których płatność realizowana była w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 202 – rozrachunki z dostawcami, aobowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynika z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem ws. zasad rachunkowości,
5. 1. faktura zawierała błędny numer NIP szkoły, 2. faktury zapłacone zostały po terminie płatności wskazanym w fakturach, 1. faktura nie zawierała podpisu Dyrektora GM 34, a 1. faktura podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno – rachunkową.

W toku kontroli stwierdzono jednocześnie, że obowiązująca w szkole Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowych nie zawierała opisu obiegu i kontroli niektórych dokumentów , w tym m.in. wyciągi bankowe, wnioski o zaliczki i ich rozliczenia, dokumenty dotyczące delegacji służbowych, dokumenty dotyczące zmian w stanie majątku trwałego i inne. Faktury / rachunki zakupu były ponadto podpisywane w wielu przypadkach przy zastosowaniu parafek, a wymieniona instrukcja nie zawierała wzorów tych parafek.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Wynagrodzenia pracowników GM nr 34 naliczane były przez Głównego księgowego. W wyniku kontroli wynagrodzeń 4. losowo wybranych pracowników,  nie stwierdzono nieprawidłowości.

Akta osobowe pracowników GM 34 prowadzone były i przechowywane przez Sekretarza szkoły (akta osobowe nauczycieli) i Kierownika administracyjno – gospodarczego (akta osobowe obsługi).W wyniku kontroli 4. losowo wybranych pracowników, co stanowiło 8 % ogółu pracowników,  nie stwierdzono nieprawidłowości.

Obowiązujący w GM nr 34 Regulamin Pracy, nie był uzgodniony ze związkami zawodowymi, a wg art. 104²§ 1 ustawy z dn. 26. czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Regulamin zawierał ponadto w § 31 ust. 2 błąd pisarski w postaci zapisu: „Za wykonywanie powierzonych obowiązków pracownicy pedagogiczni (…)”, a winno być: „Za wykonywanie powierzonych obowiązków pracownicy niepedagogiczni (…)”.

Procedury dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń nie zawierały w swej treści aktu normatywnego przepisu przywołanego jako podstawa prawna (Wewnątrzszkolne zasady rozliczania czasu pracy nauczycieli, Regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego, Regulamin przyznawania nagród dyrektora), wskazań dotyczących aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną zapisów (Regulamin przyznawania dodatku za wychowawstwo klasy) lub zawierały nieaktualną podstawę prawną (Regulamin przyznawania i wypłacania nagrody jubileuszowej, Regulamin nagród dla pracowników administracji i obsługi).

W toku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, zwanego dalej pdof ustalono, że w miesiącu lipcu 2010 r., wg deklaracji rocznej PIT 8AR podatek dochodowy od osób fizycznych do zapłaty wyniósł 1.023,00 zł, a zapłacono 1.041,00 zł (różnica 18,00 zł). W tym samym miesiącu, wg deklaracji rocznej PIT 4R podatek do zapłaty wyniósł 8.692,00 zł, a zapłacono 8.674,00 zł ( różnica – 18,00 zł). W ślad za błędem, który wystąpił w wyniku wpisania omyłkowej treści na poleceniu przelewu, Główny księgowy nie sporządził korekty deklaracji.

Składki ZUS za miesiąc lipiec i sierpień 2010 r. w wysokości 75,44 zł za każdy miesiąc, zapłacone zostały 30.06.2010 r. (wb 75 rdw) wraz ze składką za miesiąc czerwiec 2010 r. w wysokości 75,44 zł, a nie w terminach wymagalności, przypadających na poszczególne miesiące.

W wyniku kontroli w zakresie gospodarowania majątkiem i wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1. Szkoła posiadała księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych założone jeszcze przez zlikwidowaną Szkołę Podstawową Nr 36. Ostatnie zapisy dokonywane były w 2008 r., a w księdze dokonano wielu skreśleń , zamazań lub poprawek. Wg zapisów art. 13 ust. 1 pkt 5 uor  księgi rachunkowe tworzy m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), do którego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które miało miejsce w danym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust.1 uor), a błędy mogą być w nich poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (art. 22 ust. 3 uor).
2. Wartość pozostałych środków trwałych z ksiąg inwentarzowych nie została uzgodniona z księgami rachunkowymi na dzień 31.12.2010 r. w związku z utrudnieniami jakie spowodowało zalanie szkoły, które miało miejsce
   w dn. 12.07.2010 r. (zniszczenie budynku, mebli, sprzętu i wyposażenia oraz konieczność przeprowadzenia niezbędnych prac remontowych, które trwały prawie do końca 2010 r.).   
3. Do kwoty 8.272,21 zł zaewidencjonowanej w księgach rachunkowych na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne nie prowadzono ewidencji pozwalającej na ustalenie części składowych tego rodzaju majątku. Było to niezgodne z art. 16 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Wg art. 17 ust. 1 pkt 1 konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. umowy, faktury zakupu, księgi inwentarzowe), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez Dyrektora GM 34, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w części C komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi GM 34:

1. przeprowadzenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
2. aktualizację ksiąg inwentarzowych, uzgodnienie ich z księgami rachunkowymi oraz bieżące prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. zapewnienie kontrasygnaty Głównego księgowego na umowach, których zawarcie może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
4. uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości, zamówień publicznych oraz pracy i wynagradzania pracowników.