Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  24.01. – 18.02.2011 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 11 im. UNICEF-u ul. E. Plater 20 w Szczecinie, zw. dalej SP 11, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/3/11podpisanym w dniu 21 lutego 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2011 r.

SP 11 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 3.180,37 zł, co stanowiło 41,3% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 4.232.356,65zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 SP 11 w 2010 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 433.415,03 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 2.975,24 zł).

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w SP 11 systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała metod ustalania wyniku finansowego oraz daty rozpoczęcia eksploatacji stosowanego oprogramowania a także zasad systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.  Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji a także zasady systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.  Według standardów kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” oraz „Mechanizmy kontroli - mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF.2009.15.84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, dyrektor szkoły powinien zadbać o określenie w formie pisemnej informacji wynikających z przepisów uor.

Osobą odpowiedzialną w SP 11 za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W toku kontroli ksiąg inwentarzowych wykazano, że zapisy w nich zawarte nie umożliwiały identyfikacji wpisanego środka względem składnika majątku, inwentarz nie był oznakowany, co było niezgodne z § 3 pkt 6 obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej, według którego wyposażenie dane w użytkowanie musi być niezwłocznie oznakowane przez kierownika administracyjno – gospodarczego zgodnie z zapisem w księdze inwentarzowej, w celu uniemożliwienia jego zmiany i ułatwienia identyfikacji.

Nie był wykazany ponadto stan posiadanych środków w podziale na kategorie a poszczególne lata nie były podsumowane.W księgach inwentarzowych dokonywano skreśleń i zamazywań bez umieszczania daty i podpisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, a według art.24 ust. 1 uor księgi rachunkowe, w tym m.in. księgi pomocnicze (inwentarzowe) powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W SP 11 osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był kierownik administracyjno - gospodarczy. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - nadzór” dyrektor szkoły powinien egzekwować od pracowników realizację obowiązujących w SP 11 zarządzeń wewnętrznych regulujących ww. zagadnienia.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2010r. ustalono, że na 32 skontrolowane dowody księgowe na łączną kwotę 301.513,27 zł:

• Notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 15.744 zł (faktury nr: 1234/10 za wyposażenie szkolnych miejsc zabaw i F/25/01/2010 za ławki) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych, udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
• W 6. przypadkach na łączną kwotę 149.084,58 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowanie w miesiącu wpływu faktury do SP 11 mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor i art. 23 ust. 2 uor pkt 1, 2 i 4, według których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2010r. stwierdzono, że na 10 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 65.430,17 zł - notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 15.785,79 zł (faktury nr: 20/MKM/2010 za roletę materiałową, FV000802 za meble, 309/08/2010 za meble i 6705/311/10 za notebooka) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z zapisami ww. § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”, dyrektor szkoły powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Ustalono ponadto, że w dniu 17.02.2010 r. (WB 31) zostały zapłacone ustawowe odsetki za niezapłacone zobowiązanie wobec SEC-u (faktura za listopad 2009 r. w kwocie 23.774,31 zł) – nota odsetkowa nr 10035 na kwotę 107,74 zł. Powyższe naruszało art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w SP 11 proces ten przebiegał nieprawidłowo w zakresie spisywanych notatek służbowych. W wyniku analizy 6. objętych kontrolą umów stwierdzono, że wszystkie poprzedzone zostały analizą rynku, z której sporządzone zostały notatki służbowe zawierające szacunkową wartości zamówienia z podatkiem VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z art. 32 ust. 1 pzp, według którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

W toku kontroli dochodów budżetowych za 2010r. ustalono, że wynajem pomieszczeń w budynku SP 11 (sale lekcyjne, sala gimnastyczna) odbywał się według cen umownych. Nie funkcjonował cennik regulujący wysokość opłat za wynajmowane pomieszczenia, co stwarza ryzyko dowolności i braku jasnych kryteriów przy dysponowaniu zasobami szkoły. Według standardu „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” powinien zostać stworzony dokument wewnętrzny w celu uregulowania cen za wynajem i stworzenia tym samym mechanizmu kontroli wpływów.

Zatwierdzona przez dyrektor szkoły dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

• procedury dotyczące zamówień publicznych i regulamin komisji przetargowej nie posiadały podstawy prawnej.
• procedury dotyczące zamówień publicznych, regulamin komisji przetargowej, instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,  instrukcja inwentaryzacyjna i gospodarki kasowej, instrukcja obiegu dokumentów i podpisywania korespondencji nie wskazywały daty wejścia w życie.
• Instrukcja obiegu dokumentów i podpisywania korespondencji, procedury dotyczące zamówień publicznych i regulamin komisji przetargowej nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 54 ust. 2 uofp, dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli 6 akt osobowych pracowników SP 11 oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.  

Dyrektor szkoły zrealizowała w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnienie dostępnej dokumentacji o brakujące zapisy,
2. przestrzeganie instrukcji inwentaryzacyjnej,
3. ustalenie cennika i zasad wynajmu pomieszczeń SP 11,
4. dostosowanie notatek służbowych z przeprowadzanych analiz rynku do obowiązujących przepisów,
5. terminowe regulowanie zobowiązań.