Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  16.10. – 18.08.2011 r. przeprowadził kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym ul. Kamiennej 22 w Szczecinie, zw. dalej MOW, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez  WKiAW  w 2010 r. w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/31/11podpisanym w dniu 18 sierpnia 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2011 r.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 grudnia 2010 r. Prezydent Miasta Szczecin zalecił m.in.:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi    przepisami.

Ustalono, że zaktualizowana została dokumentacja MOW dotycząca: zasad (polityki) rachunkowości, inwentaryzacji, procedur dotyczących zamówień publicznych oraz obiegu i kontroli dokumentów.

Kontrola wykazała jednak, że nie zrealizowano częściowo zalecenia dotyczącego uzupełnienia zarządzenia w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości o brakujące zapisy. Powyższa dokumentacja nie zawierała określenia aktualnych wersji oprogramowania służącego do: prowadzenia ewidencji księgowej -  Finanse Optivum , Płace Optivum, Inwentarz Optivum, Kadry Optivum.  Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,  w tym co najmniej: przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów  a ponadto określenie wersji oprogramowania.

Ustalono także, że w dokumentacji MOW nadal nie określono osób (stanowisk) odpowiedzialnych za przeprowadzanie poszczególnych rodzajów kontroli (merytorycznej i formalno – rachunkowej).

2. Właściwą i kompletną kontrolę oraz dekretację dowodów księgowych.

Kontrola wykazała, że w 2. na 13 poddanych badaniu dowodach księgowych stwierdzono brak podpisu w miejscu sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym, co było niezgodne  z przyjętymi zasadami i zapisami zawartymi w procedurach kontroli finansowej w MOW.  

Wszystkie poddane kontroli dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe)  były prawidłowo zadekretowane i  podpisane przez głównego księgowego.

3.Stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Przy dokonywaniu wydatków na kwotę powyżej 3000 zł, w 1. na 3 poddane  badaniu przypadki sporządzona notatka służbowa nie dokumentowała faktu dokonania analizy rynku,  co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08  z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego Zarządzeniem nr 340/10 z dnia 07.07.2010 r.), które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.

Ponadto w 1. na 3 poddanej badaniu notatce służbowej stwierdzono błędy rachunkowe (kwota netto zamówienia: 3.729,51 po przeliczeniu na euro 14.317,59 po zastosowaniu kursu 1 euro – 3,839 zł, powinno być: 971,49 euro).

             Pozostałe zalecenia dotyczące: każdorazowego informowania o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej oraz zapoznania pracowników MOW  z obowiązującymi regulaminami wewnętrznymi zostały zrealizowane bez uwag.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zaleciłpodjęcie działań w celu uzupełnienia dokumentacji jednostki dotyczącej polityki (zasad) rachunkowości
o brakujące zapisy oraz  stosowanie  procedur dotyczących zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.