Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził  w dniach od 25 sierpnia do 21 września 2011 r. kontrolę w Państwowej Szkole Muzycznej I stopnia przy al. Wojska Polskiego 115 w Szczecinie (zw. dalej PSM) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/35/11 podpisanym  w dniu 28 września 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  12 października 2011 r.

PSM prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej - szkoły artystycznej, dla której organem założycielskim był Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, organem prowadzącym – Gmina Miasto Szczecin, a organem sprawującym nadzór pedagogiczny - Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W 2010 r. PSM uzyskała dochody w wysokości 110.348,27 zł, w tym dochody własne stanowiły 102.697,05 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 3.028.605,03 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 113.944,54 zł, tj. 40,30 % zaplanowanych.

W toku kontroli funkcjonującego w PSM systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązujące w 2010 r. zasady rachunkowości jak i zasady wprowadzone od 01.01.2011 r. nie zawierały szczegółowo opisanych okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych i finansowych, opisu metody ustalania wyniku finansowego. Zasady obowiązujące do 2010 r. nie zawierały ponadto opisu programu płacowego firmy VULCAN, stosowanego do naliczania wynagrodzeń.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy.

Zakładowy Plan Kont obowiązujący w 2010 r. nie zawierał stosowanych w ewidencji kont analitycznych, w tym m.in. 130-1, 223-1, 400-1. Wg zapisów § 15 ust. 1 pkt 1  rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości,  ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

          Zestawienia obrotów i sald sporządzane przez Głównego księgowego w programie Excel zawierały numery kont, obroty narastająco i salda końcowe.
Powyższe było niezgodne z art. 18 ust. 1 uor, wg którego zestawienia obrotów i sald winny zawierać symbole lub nazwy kont,salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Główny księgowy nie prowadził analityki do niektórych kont, w tym m.in. do kont dotyczących rozrachunków z pracownikami (wg pracowników), rozrachunków z kontrahentami (wg kontrahentów), operacji sprzedaży i zakupu. Było to niezgodne z art. 17 ust.1 pkt 2 – 5 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków
z pracownikami, operacji sprzedaży i operacji zakupu.

           Noty księgowe, przy pomocy których Główny księgowy wprowadzał dokumenty do ksiąg rachunkowych nie zawierały m.in. pełnego opisu operacji, daty dokonania operacji, wskazania miesiąca ujęcia dowodów w księgach rachunkowych. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 3, 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in.:opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

WZasadach obiegu, wystawiania i ewidencji dokumentów księgowych,obowiązujących w PSM w 2010 r.,  nie zostały omówione wszystkie rodzaje dokumentów występujących w szkole i ich obieg, w tym m.in. rachunki wystawiane najemcom. W zasadach przywołana była ponadto nieaktualna w 2010 r. podstawa prawna w postaci uor.

 Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W 2010 r. w PSM wystąpiły wydatki strukturalne. Do wydatków tych Główny księgowy PSM nie prowadził analityki i nie wprowadził konta pozabilansowego ponieważ jak wyjaśnił, wydatki te występowały sporadycznie. Było to jednak niezgodne z opisem do konta pozabilansowego 975 zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto to służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Na stronie Wn konta ujmowana winna być wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych wg ich klasyfikacji, a na stronie Ma – wartość wydatków strukturalnych.

W ramach kontroli umów najmu jakie zawarte zostały w PSM, generujących dla szkoły w 2010 r. dochody,  nie stwierdzono rażących uchybień.

 W szkole opracowany był Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych orazRegulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych (wybór oferty do 14.000,00 euro). Zapisy zawarte w regulaminach nie były spójne, tj.: w regulaminie dotyczącym kwot do 14000 euro – wg pkt 9 zamieszczono zapis: „Każdorazowo sporządzany jest protokół z wyboru oferty dokumentujący fakt dokonania analizy rynku”, a w regulaminie dotyczącym kwot od 14000 euro – wg rozdziału VII pkt 3 zapis o treści: „Zamawiający musi sporządzić notatkę służbową dokumentującą fakt analizy rynku”.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być m.in. spójne.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14.000,00 euro ustalono, że:

1. W 2. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku, w 2. przypadkach w notatce nie został podany zastosowany kurs euro a w 1. przypadku błędny kurs euro, 1. notatka służbowa nie uwzględniała zmian dotyczących zwiększenia kwoty zamówienia, w 1. notatce brak było informacji o złożonych ofertach, a w 5. przypadkach notatki zawierały nieaktualną podstawę prawną w postaci przywołanego dziennika ustaw. Było to niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), wg którego w 2010 r. należało stosować średni kurs złotego w stosunku do euro wynoszący 3,839 zł oraz  z zapisami § 11 ust. 4 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zmianami, dotyczącymi zasad jakich zamawiający musi przestrzegać, udzielając zamówienia do 14.000,00 euro.
2. W 2. przypadkach zebrano 2. oferty zamiast 3. ofert, co było niezgodne z pkt 1  obowiązującego w PSM Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych (wybór oferty do 14.000,00 euro), wg którego zamawiający zbiera od potencjalnych wykonawców minimum 3 oferty podlegające porównaniu cen.

 Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. wykazała, że:

1.  W księgach rachunkowych szkoły zaewidencjonowane były dowody w postaci  polecenia wyjazdu służbowego wystawione dla uczniów wyjeżdżających np. na konkursy. Zasady rozliczania delegacji służbowych pracowników zatrudnionych w szkole, wysokość oraz warunki ustalania należności regulowało rozporządzenieMinistra Pracy i Polityki Społecznejz dn. 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236,
   poz. 1990 ze zm). Wg zapisów § 1 rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju, a tym samym  nie dotyczy uczniów.
2. Faktury zakupu, których płatność realizowana były w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201. Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynikał z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.
3. Faktury księgowane były pod tym samym numerem dowodu księgowego, pod którym zaewidencjonowany został wyciąg bankowy i w którym uregulowana została zapłata za te faktury, gdy tymczasem były to różne dowody i operacje gospodarcze (np. dow.: 03/01, 208/11, 239/12).
4. W księgach rachunkowych szkoły za  2010 r. zaewidencjonowane zostały faktury dotyczące 2009 r. (np. dow.: 03/01, 06/01, 57/03). Stało to w sprzeczności z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
5. Kwota 183,00 zł zawarta w fakturze nr FA/000063/04/2010 (dow. 92/05), dotycząca usługi przewozu została zaewidencjonowana w § 4210, a nie zgodnie z opisem na fakturze – w § 4300. Faktura  nr 07/10/2010 (dow. 177/10 rdw) wystawiona tytułem czyszczenia rynien zaewidencjonowana została w § 4270, zamiast w § 4300. Faktura nr FV/10/558 (dow 208/11) zaewidencjonowana została w pełnej kwocie 1.520,00 zł w § 4240, gdy tymczasem kwota 20,00 zł z faktury dotyczyła opłaty za kuriera UPS i winna być zaewidencjonowana w § 4300. Wg opisu zawartego w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.): § 4270 obejmuje m.in.  usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, usługi budowlano – montażowe, w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, usługi w zakresie remontów dróg, a § 4300 – zakup usług pozostałych.
6. Dowód, na podstawie którego wprowadzono do ksiąg rachunkowych zakup książek do nauki gry na gitarze nie był fakturą lub rachunkiem, tylko dowodem dostawy (dow 199/10). Dowód wystawiony został w Tychach przez niemieckiego kontrahenta, po niemiecku, w PLN. Dowód nie zawierał numeru kolejnego.
   Wg art. 21 ust 1  pkt 1 uor, dowód księgowy winien zawierać m.in. numer identyfikacyjny. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (art. 20 ust. 4 uor).
7. Faktury / rachunki zakupu nie zawierały adnotacji o dacie wpływu do PSM.

Wynagrodzenia pracowników PSM naliczane były przez Głównego księgowego. W wyniku kontroli wynagrodzeń 6. losowo wybranych pracowników PSM, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. w wyniku przeoczenia, Główny księgowy nie naliczył sobie za okres od
   15.01.2010 r. do 31.01.2010 r. dodatku funkcyjnego w kwocie 466,02 zł, proporcjonalnie do przepracowanego czasu nominalnego (88h).
2. Główny księgowy naliczając wynagrodzenia nie zmniejszył kwoty dodatku za wysługę lat:  1 nauczyciel– zwolnienie lekarskie od 08 do 11.03.2010 r.
   (nie pomniejszono o 60,75 zł), 1 nauczyciel – zwolnienie lekarskie od 11 do 12.10.2010 r. (nie pomniejszono o 37,32 zł), 1 nauczyciel – zwolnienie lekarskie od 29.03 do 22.04.2010 r. (nie pomniejszono o 436,00 zł).

Akta osobowe pracowników PSM prowadzone były przez Specjalistę ds. kadr i płac. W wyniku kontroli akt osobowych, na potrzeby analizy wynagrodzeń wybranych pracowników, stwierdzono następujące przypadki: 

1. Głównemu księgowemu PSM nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności, o których mowa w art. 54 ust 1 ustawy z dn. 27. sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg zapisów którego: Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Wg § 6 ust. 2 pkt 2 lit a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, powierzenie takie winno znajdować się w aktach osobowych pracownika.
2. W aktach osobowych rzemieślnika występowały rozbieżności w określeniu stanowiska powierzonego pracownikowi:  w piśmie z dn. 20.12.2010 r. dotyczącym dodatku za wieloletnią pracę wskazano stanowisko konserwatora, a w umowach o pracę z dn.: 25.10.2004 r. i 31.08.2005 r. – stanowisko rzemieślnika. Powyższe nie pozwalało na jednoznaczne ustalenie poprawnej grupy zaszeregowania i stawki wynagrodzenia.
3. Wg akt osobowych staż pracy Kierownika administracyjno – gospodarczego na dzień 08.12.2010 r. wyniósł 15 lat. Prawo do 15% wysługi pracownik nabywał  od 01.01.2011 r., gdy tymczasem 15 % wysługi zostało naliczone już od grudnia 2010 r. (nadpłata 19,20 zł). Wg akt osobowych rzemieślnika, na dzień 04.01.2010 r. pracownik miał udokumentowane 15 lat stażu pracy. Prawo do 15 % wysługi pracownik nabywał od 01.02.2010 r., gdy tymczasem pracownikowi naliczano 15% od stycznia zamiast od lutego 2010 r., a 16% już od grudnia 2010 r. zamiast od lutego 2011 r. (nadpłata 31,70 zł). Było to niezgodne
   z zapisami art. 6 ust. 6 obowiązującego w 2010 r. Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, któremu PSM podlegała i wg któregododatek za wysługę lat przysługuje od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub prawo do wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca.
4. Specjalista ds. kadr i płac nie prowadził kart ewidencji czasu pracy nauczycieli, zawierającej całościowe rozliczenie czasu pracy poszczególnych nauczycieli. Do rozliczania czasu  pracy pracowników stosowane były zestawienia nieobecności, godzin ponadwymiarowych oraz dokumentacja w postaci list obecności i zwolnień lekarskich. Stało to w sprzeczności z § 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg którego  pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

        Obowiązujący w PSM Regulamin pracy szkoły zawierał w tabeli dotyczącej norm przydziału odzieży i obuwia, wśród stanowisk uprawnionych do przydziału m.in. stanowisko konserwatora i szatniarza, tj. stanowiska, które w szkole nie występowały w 2010 r. i nadal nie występują. Wg umów o pracę występują natomiast stanowiska: rzemieślnik i woźny. W załączniku nr 1 do Regulaminu wymienione zostały stanowiska sekretarza szkoły i szatniarza, które również nie występowały. Regulamin pracy nie był ponadto uzgodniony z działającymi w szkole związkami zawodowymi, a wg art. 104²   § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

W toku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, że płatność tytułem podatku dochodowego od osób fizycznych za miesiąc  listopad 2010 r. uregulowana została przez Głównego księgowego z jednodniowym opóźnieniem, tj. 21.12.2010 r. zamiast 20.12.2010 r. Potencjalne odsetki wynoszące za  jeden dzień zaległości podatkowych 5,06 zł nie zostały przez Głównego księgowego przekazane do urzędu skarbowego na podstawie zapisów art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli wysokość odsetek nie przekracza trzykrotności opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjna” za polecenie przesyłki listowej. Obecnie kwota ta wynosi 6,60 zł (tj. 3 x 2,20 zł).    

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że wg Zarządzenia nr 70/2010 z dn. 01.10.2010 r. Dyrektora PSM, spisem z natury objęte miały być rzeczowe składniki majątku. W zarządzeniu nie było informacji o inwentaryzacji rocznej innych składników majątku, w tym m.in. środków pieniężnych w kasie.

W wyniku kontroli dokumentacji związanej z przeprowadzonym spisem z natury, stwierdzono następujące uchybienia:

1. Arkusz spisowy nr 68 nie zawierał zapisu dotyczącego daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, arkusz spisowy nr 48 – podpisu Głównego księgowego (wyceniający), a w arkuszach spisowych nr  103 i 105 błędnie przeniesiona została pozycja kolejna wskutek czego, zdublowano nr pozycji 30 i 31 arkusza.
2. 10 arkuszy spisowych nie zawierało podpisu jednego z członków komisji inwentaryzacyjnej, wymienionych na arkuszach z imienia i nazwiska.
3. 38 arkuszy spisowych nie zawierało podpisu osoby odpowiedzialnej materialnie.
4. Wg zapisów na 31. arkuszach spisowych, członkiem komisji inwentaryzacyjnej był pracownik, wskazany jednocześnie na arkuszach spisowych jako osoba odpowiedzialna materialnie.
5. 43 arkusze spisu z natury nie zawierały zapisu dotyczącego pozycji, na której spis zakończono.
6. Arkusze spisu z natury zawierały ponadto wpisy dotyczące poszczególnych pozycji majątku zamieszczone pod tabelą zasadniczą arkusza, poprzez odręczne dopisanie dodatkowej numeracji pozycji, a nie na kolejnym arkuszu spisu, skreślenie, które nie były opatrzone odpowiednimi podpisami.
7. Wyceny arkuszy spisowych dokonał Główny księgowy zamiast pracowników prowadzących ewidencję ilościowo – wartościową.
8. Arkusze spisowe nie zawierały adnotacji o dokonanych czynnościach kontrolnych przez kontrolerów spisowych.

Wymienione uchybienia stały w sprzeczności z zapisami art. 27 ust. 1 uor, wg którego przeprowadzenie inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować.

Wg § 10 pkt 4 obowiązującej w szkole Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji i rozliczania jej wyników omyłkowe zapisy muszą być m.in. podpisane przez członka zespołu spisowego, który dokonał poprawki i osobę materialnie odpowiedzialną. Wg § 10 pkt 7 tejże instrukcji, arkusze spisu z natury podpisują członkowie zespołu spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna. Arkusz spisu z natury należy podpisywać po zakończeniu każdej strony, a po zakończeniu arkusza zamieścić klauzulę „spis zakończono na pozycji …”, podając numer pozycji i nazwę zamieszczonego w niej składnika majątkowego.

Wg § 12 pkt 1 instrukcji wyceny rzeczowych składników majątkowych, ujętych na arkuszach spisu z natury dokonują pracownicy, którzy prowadzą dla danej grupy majątkowej ewidencję ilościowo – wartościową. Nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem tych prac sprawuje Główny księgowy.

Wg § 11 instrukcji, spis z natury powinien być poddany kontroli przez wyznaczonych kontrolerów spisowych, a fakt ten winien być potwierdzony w rubryce Uwagi.

W 2010 r. nie przeprowadzono żadnych, niezapowiedzianych kontroli kasy, co stało w sprzeczności z zapisami § 4 obowiązującej w szkole Instrukcji kasowej, wg którego funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom, które przeprowadza komisja powołana przez dyrektora nie rzadziej niż dwa razy do roku (bez zapowiadania).

Środki pieniężne pozostające na stanie kasy ponad ustalone w szkole w 2010 r. pogotowie kasowe, określone w wysokości 700,00 zł nie zostały odprowadzone do banku na koniec poszczególnych miesięcy, co było niezgodne z zapisami § 2 pkt 4 obowiązującej w szkole Instrukcji kasowej, wg którego znajdującą się w kasie na koniec miesiąca nadwyżkę (kwotę ponad 700,00 zł) należy odprowadzić do banku w tym samym dniu. Wg wyjaśnień pracownika pełniącego funkcję kasjera, na powyższą sytuację w przypadku rachunku dochodów własnych miał wpływ przede wszystkim fakt rozliczania w ostatnim dniu miesiąca kwitariusza z wpłatami za wypożyczanie instrumentów oraz wpłatami na fundusz instrumentalny szkoły. Wg kontrolujących przekroczenia kwoty pogotowia kasowego można było uniknąć wprowadzając odpowiednie zmiany w procedurach szkoły, na przykład poprzez zwiększenie częstotliwości sporządzanych raportów kasowych, przyjmowanie wpłat tylko do przedostatniego dnia miesiąca lub zmianę wysokości obowiązującego pogotowia kasowego.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu m.in. ich skutecznej realizacji.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in.  notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, dokumentacja inwentaryzacyjna, dokumentacja stanowiąca podstawę do naliczania wynagrodzeń), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez ówczesnych Dyrektorów, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.  

Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi PSM:

1. ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
2. przyznawanie, naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości, zamówień publicznych, sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych oraz regulaminu pracy,
5. obciążanie kontrahentów odsetkami ustawowymi za nieterminowe płatności,
6. regulowanie płatności z tytułu zobowiązań podatkowych zgodnie z obowiązującymi terminami,
7. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.