Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie 12.2011 - 01.2012 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie w zakresie prawidłowości realizacji przetargu oraz umowy na „Druk i dostawę biletów miesięcznych, trzymiesięcznych, semestralnych, dobowych i wielodobowych, 10-przejazdowych, rodzinnych weekendowych, grupowych, blankietów do biletów, biletów wolnej jazdy i wizytówek na rok 2011 i 2012 (I kwartał)”. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 6 lutego 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 kwietnia 2012 r.

Kontrola podjęta na podstawie pisma informującego o nieprawidłowościach przy realizacji przetargu nieograniczonego na „Druk i dostawę biletów (…) na 2011 r. i 2012 r. (I kwartał)”, częściowo potwierdziła zarzuty wskazane w przedmiotowym piśmie. W celu sprawdzenia poprawności realizacji umowy na „Druk i dostawę biletów (…) i wizytówek na rok 2011 i 2012
(I kwartał)” kontroli poddano wzory biletów miesięcznych, trzymiesięcznych, semestralnych 4 miesięcznych, semestralnych 5 miesięcznych, dobowych, wielodobowych, 10 przejazdowych, rodzinnych weekendowych, grupowych, blankietów do biletu okresowego, przekazane do ZDiTM przez Wykonawcę w ramach realizacji powyższego zamówienia publicznego.

Stwierdzono, że wszystkie ww. wzory biletów dobowych (2 szt.) i biletów miesięcznych (9 szt.) oraz 1 bilet grupowy
(nr 0006647) na 2 poddane kontroli zawierały nieczytelny mikrodruk o treści „ZDiTM Szczecin”. Powyższe niezgodne było z § 3 ust. 6 umowy nr 8/FT/2011 z dnia 03.02.2011 r., według którego „Wykonanie wszystkich nadruków musi być czytelne, nie pozostawiające wątpliwości jaka to cyfra lub litera.” W wyjaśnieniu powyższego wskazano, iż wyniku losowego sprawdzenia biletów nie stwierdzono uchybień, w związku z powyższym nie zwracano się do Wykonawcy o poprawę nieczytelnego mikrodruku.

Wszystkie poddane kontroli wzory biletów dobowych (2 szt.), wielodobowych (4 szt.), karnetów 10-przejazdowych (5 szt.), rodzinnych weekendowych (1 szt.) oraz grupowych (2 szt.) nie zawierały oznaczenia serii blankietu, co było niezgodne
z odpowiednimi zapisami § 2 umowy z dnia 03.02.2011 r. według których powyższe bilety winny zawierać serię
i siedmiocyfrowy numer biletu zabezpieczone farbą fluorescencyjną. Stwierdzono ponadto, że w przypadku wszystkich biletów trzymiesięcznych (8 szt.), semestralnych 4 miesięcznych (4 szt.) oraz semestralnych 5 miesięcznych (4 szt.) nadrukowany rok nie był zabezpieczony farbą fluorescencyjną co było niezgodne z § 2 ust. 2, 3, 4 umowy według których bilety w ramach zabezpieczenia przed kopiowaniem elektronicznym winny zawierać „cenę i rok zabezpieczone farbą fluorescencyjną”. Natomiast wymiary wszystkich karnetów 10 przejazdowych (5 szt.) były niezgodne z wymiarami określonymi w § 2 ust. 7 pkt 1 lit. b umowy nr 8/FT/2011. W umowie wskazano: „wymiary biletu 35 mm x 420 mm, przy czym wymiary kuponu kontrolnego wraz z biletem nr 10 wynoszą: 35 mm x 60 mm, a każdego następnego biletu w karnecie 35 mm x 40 mm”, podczas gdy wymiary biletu wg wzoru wynosiły 35 mm x 370 mm, przy czym wymiary kuponu kontrolnego wraz z biletem nr 10 wynosiły: 35 mm x 54-57 mm, a każdego następnego biletu w karnecie 35 mm x 33-35 mm. W przypadku biletu rodzinnego weekendowego brak było na rewersie blankietu adnotacji o treści „bilet ważny do 22.00 od chwili skasowania” co było niezgodne z §2 ust. 8 pkt 1 lit. e tiret pierwsze umowy. W wyjaśnieniu Kierownik Działu Taryfowo-Biletowego wskazała,
że ww. zmian w realizacji zamawianych biletów dokonywano każdorazowo w trakcie ustnych rozmów prowadzonych
z Wykonawcą. Nie zawierano jednak na tę okoliczność aneksów do umowy nr 8/FT/2011. Powyższe niezgodne było z § 11 ust. 2 w związku z ust. 3 pkt 4 przedmiotowej umowy według których „Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej – aneksu – pod rygorem nieważności” oraz że „zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić wyłącznie
w sytuacji, gdy: (…) wystąpi konieczność wprowadzenia zmian, np.: logo, nominału biletu, nazwę biletu itp.”

W § 6 zawartej przez Dyrektora ZDiTM w dniu 03.02.2011 r. umowy nr 8/FT/2011 na „Druk i dostawę biletów (…) na rok 2011
i 2012 (I kwartał)” termin zakończenia realizacji umowy określony został na dzień 31.12.2011 r., jednakże w wyniku kontroli stwierdzono, że faktyczna realizacja umowy jak i wynikające z jej realizacji płatności następowały także w styczniu 2012 r. Ostatnie zamówienie nr FT.MW.0607-1144//11 na 525 550 szt. biletów przesłane zostało do wykonawcy w dniu 28.12.2011 r. natomiast realizacja zamówienia następowała w styczniu 2012 r. – według §3 ust. 1 umowy termin na realizację zamówienia wynosił 14 dni kalendarzowych od złożenia zapotrzebowania. W dniu 05.01.2012 r. wystawiona została przez Wykonawcę faktura VAT nr A/2012/004 (wpływ do ZDiTM w dniu 11.01.2012 r.) dot. 278 000 szt. biletów na kwotę 9.125,74 zł brutto
z terminem płatności do 25.01.2012 r. (do dnia zakończenia kontroli nie dokonano przedmiotowej płatności). Do zrealizowania przez Wykonawcę, w ramach realizacji powyższego zamówienia, pozostało (wg stanu na dzień 13.01.2012. r.) wydrukowanie i dostawa 247 550 szt. biletów. Jednocześnie płatność za fakturę VAT nr A/2011/313 z dnia 19.12.2011 r. nastąpiła w terminie płatności w dniu 05.01.2012r.

W toku kontroli stwierdzono, że podinspektor w Dziale Zamówień Publicznych ZDiTM pomimo, iż wykonywał czynności
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie złożył oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 ze zm.), zw. dalej pzp co było niezgodne z art. 17 ust. 2 pzp, według którego osoby  wykonujące czynności w postępowaniu
o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie
o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp. Powyższa osoba została powołana na sekretarza Komisji Przetargowej Zarządzeniem Dyrektora ZDiTM nr 3/DZP/11 w dniu 13.01.2011 r. i wykonywała czynności związane wyjaśnieniem oraz modyfikacją SIWZ. Była także osobą wyznaczoną do kontaktowania się wykonawcami (Rozdział VIII, pkt 8 SIWZ). Odwołana została z funkcji sekretarza w dniu 24.01.2011 r. Zarządzeniem nr 6/DZP/11.

Stwierdzono, że w przedmiotowym postępowaniu nie wezwano dwóch wykonawców do poprawienia/uzupełnienia ofert
o wymagane przez zamawiającego dokumenty, czym naruszono dyspozycję art. 26 ust. 3 pzpwedług którego, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa
w art. 25 ust. 1, zawierające błędydo ich złożenia w wyznaczonym terminie. Ww. naruszenie dotyczyło następujących ofert:

1. nr 1 – w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1A do SIWZ w kolumnie 3 „cena brutto (zł) za 1 sztukę” wskazana została wartość 0,0443 podczas gdy według pkt. 4 Rozdziału IX SIWZ „wszystkie wartości określone
   w ofercie i formularzu cenowym powinny być wyliczone do dwóch miejsc po przecinku”,
2. nr 2 -  zawarta w ofercie kserokopie dokumentów: Odpis z krajowego Rejestru Sądowego nr 0000027610 z dnia 29.12.2010 r., kopia dokumentu potwierdzającego że usługi zostały wykonane należycie, kopia dokumentu rejestracyjnego, nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentacji firmy – według ww. odpisu z KRS w przypadku zarządu wieloosobowego do reprezentowania spółki uprawnionych było dwóch członków zarządu działających łącznie – przedmiotowe dokumenty podpisane zostały tylko przez Prezesa Zarządu.

W umowie nr 8/FT/2011 z dnia 03.02.2011 r. w § 7 ust. 2 wskazano, ze „cena za druk i dostawę 1 szt. biletów miesięcznych, trzymiesięcznych, semestralnych, dobowych i wielodobowych, 10-przejazdowych, rodzinnych weekendowych, blankietów do biletów i biletów wolnej jazdy wynosi 0,0443 zł brutto (w tym podatek VAT wg obowiązującej stawki).” Powyższe było niezgodne z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050 ze zm.), według którego za cenę uznaje się wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę.Poczynając od dnia 1 stycznia 1995 r. jednostką pieniężną jest złoty, który dzieli się na 100 groszy. Prawidłowa postać ceny w systemie dziesiętnym powinna zostać uwidoczniona jako liczba naturalna z dwoma miejscami po przecinku. Nie istnieje natomiast cena zapisana w postaci liczby naturalnej z więcej niż dwoma miejscami po przecinku.

W § 2 ust. 6 ww. umowy błędnie wskazano ponadto ilość drukowanych nominałów biletów wielodobowych. Według umowy Wykonawca winien drukować bilety w 6 nominałach natomiast w faktycznie bilety wielodobowe drukowane były przez Wykonawcę w 4 nominałach (15,00 zł, 23,00 zł, 30,00 zł, 46,00 zł).

Stwierdzono ponadto błędy w protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. W części 2 pkt 2 protokołu nie uwzględniono w wartości zamówienia wartości przewidywanych zamówień uzupełniających ze wskazaniem równowartości
w euro pomimo, iż według pkt 12 Rozdziału I SIWZ zamawiający przewidywał udzielanie zamówień uzupełniających. Nie wskazano jednocześnie w części 3 lit. a protokołu podinspektora w Dziale Zamówień Publicznych ZDiTMjako osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Nie potwierdził się natomiast zarzut dotyczący braku nadruku numeru blankietu wykonanego farbą fluorescencyjną w biletach dobowych, wielodobowych oraz w karnetach 10-przejazdowych. We wszystkich skontrolowanych ww. wzorach biletów przy wykorzystaniu detektora z filtrem UV numery blankietów świeciły. Także w przypadku karnetów 10-przejazdowych szerokości hologramu wynosząca 0,3 cm spełniała warunek określony w § 2 ust. 7 pkt 1 lit. e tiret trzecie umowy nr 8/FT/2011 z dnia 03.02.2011 r. według którego na kuponie kontrolnym winien znajdować się „hologram typu Hot stamping o rozmiarach do 0,4x3,5 cm (…)”. Osobą odpowiedzialną ze strony ZDiTM za realizację przedmiotowej umowy według § 6 ust. 2 był specjalista z Działu Taryfowo-Biletowego.

   W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:

1. Dokładne oraz szczegółowe weryfikowanie, dostarczanych przez wykonawcę w ramach realizacji umowy, partii towaru.
2. Przestrzeganie zapisów zawieranych przez siebie umów w szczególności w zakresie formy zmian jej postanowień.
3. Ustalanie terminu zakończenia realizacji umowy przy uwzględnieniu faktycznego zakończenie wszystkich prac przez wykonawcę lub też składanie ostatniego zamówienia w terminie umożliwiającym wykonawcy jego realizację
   w umownym terminie jej zakończenia.
4. Składanie, przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń
   o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp.
5. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie.
6. Określanie ceny jednostkowej w zawieranych przez ZDiTM umowach zgodnie z ustawą o cenach. 
7. Rzetelne sporządzanie protokołu postępowania w szczególności uwzględniając w wartości zamówienia wartości zamówień uzupełniających (w przypadku ich przewidywania) oraz wskazując wszystkie osoby wykonujące czynności
   w postępowaniu.