Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od dnia 03.10.11 r. do dnia 15.11.11 r., przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie wSzczecinie przy ul. Sikorskiego 3 (zw. dalej MOPR)
w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.01.2012 r.  

MOPR prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. MOPR  uzyskał dochody w wysokości 1.139.840,67 zł, w tym dochody własne stanowiły 5.039,74 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 64.047.172,21 zł, co stanowiło 98,31 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 12.009,92 zł, tj. 39,03 % zaplanowanych.

W MOPR w roku 2010 wystawione zostały rachunki na rzecz Wykonawcy, które obejmowały opłaty za zużyte media (energię elektryczną, dostawę wody, odprowadzenie  ścieków) w trakcie remontu wraz ze zmianą sposobu użytkowania zespołu budynków przy ul. Strzałowskiej 9 oraz przeprowadzone rozmowy telefoniczne na łączną kwotę 16.877,79 zł. Wpływy środków pieniężnych z tytułu uregulowania ww. zobowiązań ujęte zostały w ewidencji MOPR jako zmniejszenie kwot wydatków w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 426 – dot. rozliczenia dostaw energii elektrycznej, § 430 – dot. dostaw wody i odprowadzenia ścieków, § 437 – dot. rozliczenia połączeń telefonicznych. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. 

W wyniku kontroli ustalono, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych MOPR za okres od początku roku do dnia 31.12.2010 r. omyłkowo wykazana została kwota niezgodna z danymi ujętymi
w ewidencji księgowej. Stwierdzono bowiem, że w rozdziale 85154 § 412 wykazane zostały zobowiązania w kwocie 400,99 zł, natomiast w ewidencji księgowej ujęta została kwota 910,84 zł. Powyższe niezgodne było z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 64.059.182,13 zł, na podstawie próby w wysokości 3.590.538,12 zł,  stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych
w obowiązujących przepisach prawa, w tym:

- zapisy księgowe dotyczące 30. spośród 34. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a w 1. przypadku również daty wystawienia dowodu.Dodatkowo w 2. przypadkach zapis dotyczący uregulowania zobowiązania wynikającego z faktury nie zawierał wskazania numeru wyciągu bankowego. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 – 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

- w 1. przypadku (na 34 skontrolowane) ujawniono uchybienie, dotyczące sposobu ujęcia wydatków MOPR
w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na dostarczenie wody na kwotę 629,88 zł ujęte zostały w § 430. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na dostarczenie wody ujmuje się w § 426. Powyższe wydatki w 2011 r. ujmowane były prawidłowo.

Ewidencja analityczna dochodów prowadzona w 2010 r. w systemie komputerowym na koncie 132 – „Rachunki dochodów własnych jednostki” nie uwzględniała podziału według klasyfikacji budżetowej. Powyższe niezgodne było
z postanowieniami załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.),
zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), wg których ewidencja szczegółowa do konta 132 powinna zapewniać podział środków według rachunków bankowych oraz według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.

Ustalono, że Kontrahent zrealizował dostawę mebli do MOPR w dniu 28.12.2010 r., mimo że w umowie termin realizacji zamówienia określony został na dzień 22.12.2010 r. W toku kontroli wykazano, że dopiero w dniu 29.08.2011 r. kierownik Działu Organizacyjnego MOPR skierował do Kancelarii Prawnej, prowadzącej obsługę prawną MOPR, prośbę o udzielenie opinii prawnej dotyczącej naliczenia kar umownych Kontrahentowi i w przypadku zasadności naliczenia kar wyegzekwowania tej należności.

W związku z powyższym w dniu 21.10.2011 r. przekazane zostało Kontrahentowi przedsądowe wezwanie do zapłaty kary umownej w wysokości 947,34 zł, mimo to informacja dotycząca naliczenia kary umownej została przekazana do księgowości MOPR dopiero w dniu 15.11.2011 r. Wykonawca dokonał wpłaty kary umownej z odsetkami w dniu 16.11.2011 r., co wraz z naliczeniem kary zostało ujęte w ewidencji MOPR.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF
Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych. Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktów 16. i 17. standardów kontroli zarządczej pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji
w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

Z dniem 1 stycznia 2009 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
(Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), a w dniu 1 kwietnia 2009 r. również rozporządzenie wykonawcze do ww. ustawy
tj. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych
(Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.). Według art. 39 ust. 1 ww. ustawy o pracownikach samorządowych pracodawca
w regulaminie wynagradzania określi, dla pracowników samorządowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3: wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego. Regulamin wynagradzania pracowników MOPR, uwzględniający ww. przepisy wprowadzony został dopiero zarządzeniem dyrektora MOPR z dnia 18.02.2010 r., co nie miało jednak wpływu na warunki wynagradzania pracowników MOPR.

            Stwierdzono ponadto uchybienia w dokumentacji MOPR dotyczącej przeprowadzonej na koniec 2010 r. inwentaryzacji. Ustalono bowiem, że: - w protokole weryfikacji z dnia 03.01.2011 r. dotyczącym salda konta 071 omyłkowo wskazane  zostało saldo konta 071-0101; - w protokole z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej na dzień 31.12.2010 r. błędnie wskazano kwotę w pozycji: stan gotówki w kasie (7.755,68 zł), mimo że według zapisów tego protokołu raport kasowy wskazywał saldo 4.817,04 zł (zgodne z zestawieniem ilości nominałów pieniężnych); - w protokole z inwentaryzacji należności przeprowadzonej drogą weryfikacji sald na dzień 31.12.2010 r. nieprawidłowo wskazano saldo konta 22118522808300288 jako kwotę 276,12 zł, mimo że według zapisów w księgach rachunkowych MOPR saldo ww. konta wyniosło 276,21 zł.

Zrealizowane zostały w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

            Prezydent Miasta zalecił:

1. Odprowadzanie pobranych dochodów na rachunek Urzędu Miasta Szczecin.
2. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
3. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji. 
4. Niezwłoczną realizację obowiązków wynikających z wprowadzonych w życie przepisów dotyczących wynagradzania pracowników.
5. Niezwłoczną realizację postanowień, ujętych w zawieranych umowach.
6. Bezbłędne prowadzenie dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji.