Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  14.04. – 20.04.2011 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 73 ul. Ceglanej 4 w Szczecinie, zw. dalej PP nr 73, w temacie wstępnej oceny  celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/15/11podpisanym w dniu 20 kwietnia 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 lipca 2011 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 122.304,60 zł, tj. 10,4 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 1.174.069,45 złstwierdzono, że:

Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

2 z 16. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 14.695,95 zł (faktury nr: 4251/01/SR/10, 07589/02/SR/10) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.)zwanej dalej uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zgodnie z zapisami Zakładowego Planu Kont, obowiązującego w PP nr 73, faktury i rachunki księguje siędo danego okresu sprawozdawczego, jeżeli wpłyną do jednostki do 5-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je wystawiono. Na skontrolowanych dokumentach nie było nanoszonej daty wpływu do jednostki, co uniemożliwiało weryfikację prawidłowego ujęcia dokumentu w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

W 9. na 16 objętych badaniem przypadków zapis księgowy w księdze rachunkowej nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, a dodatkowo w 13. przypadkach zapis księgowy nie zawierał opisu operacji, co było niezgodne z  art. 23 ust. 2 pkt 1 i 3 uor, według, których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji.

Wszystkie operacje gotówkowe ewidencjonowane były  z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.

W 1. przypadku na 4. objęte kontrolą umowy na prace remontowe i modernizacyjne w budynku i na boisku PP nr 73 na kwotę 6000 zł, Dyrektor PP nr 73 nie dopilnowała warunków § 4 pkt 1, umowy nie spisując protokołu przekazania placu budowy, od daty podpisania którego uzależniony był termin wykonania przedmiotu umowy.

Faktura nr 11/VIB/2010 na kwotę 6.000 zł została wystawiona w rezultacie dokonania wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku. Szacunkową wartość zamówienia w notatce służbowej z powyższej analizy  ustalono w oparciu o kwotę  brutto. Powyższe niezgodne było z odpowiednio stosowanymi postanowieniami art.32 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r.  Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. z  2010 r., Nr 113 , poz. 759  ze   zm.), wg którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów   i usług.

Przy dokonywaniu wydatków na kwotę powyżej 3000 zł, w 2. na 5 poddanych badaniu przypadkach sporządzone notatki nie zawierały wartości szacunkowej zamówienia wraz ze wskazaniem średniego kursu euro, co było niezgodne  z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08  z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, do sporządzania notatek służbowych zawierających informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Na zapewnienie przez Dyrektora PP nr 73 rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazuje standard kontroli zarządczej  grupy C – Mechanizmy kontroli – pkt 14 szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

           Główny księgowy PP nr 73 spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.

W 2010 r. Dyrektor PP nr 73 poinformowała  o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

            W 2010 r. Dyrektor PP nr 73 zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. przestrzeganie zapisów zawartych umów,
3. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie  z obowiązującymi regulacjami prawnymi.