Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie od 12.08.2011 r. do 26.08.2011 r. oraz w dniu 30.08.2011 r.  Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1, Gimnazjum nr 5 oraz Szkole Podstawowej nr 18 przy ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie w zakresie realizacji umowy dot. remontu dachu w Gimnazjum nr 5 i Szkole Podstawowej nr 18 przy ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie – etap II.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 1 września 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 październik 2011 r.

W toku kontroli realizacji umowy nr 24/WOś/10 z dnia 14.06.2010 r. dot. remontu dachu w budynku Gimnazjum nr 5 oraz SP 18 przy ul. Komuny Paryskiej 20 – etap II, na kwotę 487.496,77 zł brutto, ustalono, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z umową oraz zakończona w terminie w niej wskazanym. Stwierdzono jednakże nieprawidłowości i uchybienia polegające m.in. nieobciążeniu Wykonawcy za zużyte podczas remontu media, braku potwierdzenia na fakturach zgodności z załączonymi protokołami odbioru przez inspektora nadzoru.

W wyniku kontroli stwierdzono, że SP 18 nie obciążyła firmy wykonującej remont dachu kosztami związanymi z zużyciem mediów podczas wykonywania prac co było niezgodne z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b umowy z dnia 14.06.2010 r., wg którego Wykonawca zobowiązany był do doprowadzenia na swój koszt niezbędnych mediów (wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, itp.) oraz do pokrycia kosztów ich poboru. Powyższe spowodowane było brakiem stosownego zapisu w przedmiotowej umowie zobowiązującego SP 18 (gospodarz obiektu dokonujący opłat za zużycie mediów w całym budynku) do naliczenia odpowiednich kosztów w przedmiotowym zakresie (w umowie wskazane było Gimnazjum nr 5 jako płatnik faktur za realizację przedmiotu umowy) jak i brakiem skutecznej komunikacji wewnętrznej pomiędzy jednostkami wykonującymi czynności w ramach realizacji zamówienia (SP 18, Gimnazjum nr 20, WOś). Według standardu kontroli zarządczej „komunikacja wewnętrzna” z grupy D „informacja i komunikacja” zawartego w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, należy zapewnić efektywny mechanizm przekazywania ważnych informacji w obrębie jednostki samorządu terytorialnego. Należy wskazać jednocześnie, że w protokole przekazania placu budowy do wykonawstwa podpisanym m.in. przez Kierownika administracyjno-gospodarczego SP 18 zawarto zapis wskazujący, że za media wykorzystane przez Wykonawcę rozliczenie nastąpi bezpośrednio z Użytkownikiem.

Kontrola wykazała także, że wszystkie faktury dot. realizacji przedmiotowej inwestycji w łącznej kwocie 487.496,77 zł brutto nie zawierały potwierdzenia przez inspektora nadzoru z WOŚ zgodności z załączonymi do nich odpowiednio protokołami odbioru częściowego i końcowego co było niezgodne z zapisem § 13 ust. 1 umowy nr 24/WOś/10, wg którego należało to zrobić.

Stwierdzono jednocześnie, że zakończenie prac częściowych przedmiotowej inwestycji nie nastąpiło w terminach określonych w Harmonogramie finansowo-rzeczowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy nr 24/WOś/10. Według harmonogramu poszczególne części robót budowlanych winny być wykonane w okresach od:

• 1 do 14 dnia, czyli do dnia 30.06.2010 r. – natomiast termin zakończenia według protokołu odbioru wykonanych robót to 05.07.2010 r.,
• 15 do 36 dnia, czyli do dnia 22.07.2010 r. – natomiast termin zakończenia według protokołu odbioru wykonanych robót to 26.07.2010 r.,
• 37 do 58 dnia, czyli do dnia 13.08.2010 r. – natomiast termin zakończenia według protokołu odbioru wykonanych robót to 30.08.2010 r.

Według zapisów umowy nadzór nad realizacją poszczególnych etapów robót budowlanych pełnił pracownik WOŚ. Zgłoszenie przez wykonawcę zakończenia prac nastąpiło jednakże w terminie określonym umową.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że WOŚ nie zwrócił gwarancji ubezpieczeniowej stanowiącej zabezpieczenie należytego wykonania umowy, co było niezgodne z zapisami Gwarancji ubezpieczeniowej dobrego wykonania kontraktu nr F10080436 z dnia 14.06.2010 r., wg których dokument gwarancji należało zwrócić po terminie jego obowiązywania. Jednocześnie umowa zawarta
z wykonawcą na remont dachu nr 24/WOś/10 zawierała zapis, który wskazywał m.in., iż „(…) z treści tych gwarancji musi w szczególności jednoznacznie wynikać: (…) miejsce i termin zwrotu gwarancji.”

  Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie dochowano zapisów umowy a w szczególności dokonano protokolarnego odbioru poszczególnych etapów robót oraz płatności realizowano w terminach i wysokościach wskazanych umową

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił:

Pani Dyrektor WOś:

1. Wskazywanie w umowach zawieranych z Wykonawcami podmioty odpowiedzialne za realizację poszczególnych jej zapisów w szczególności w zakresie naliczania i poboru opłat za zużyte w trakcie prac budowlanych media,
2. Realizowanie zapisów zawartej umowy w zakresie potwierdzania na fakturach zgodności z załączonymi do nich protokołami odbioru prac przez inspektora nadzoru.

Pani Dyrektor SP 18:

1. Wnikliwe analizowanie podpisywanych protokołów pod kątem odpowiedzialności za realizowanie poszczególnych zapisów w nich zawartych.