Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od dnia 03.03.11 r. do dnia 17.05.11 r., z przerwą w dniach: 21.03.11 r. – 03.05.11 r.przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym dla Dzieci Słabo Słyszących im. Juliana Tuwima w Szczecinie przy ul. Grzymińskiej 6 (zw. dalej SOSWdDSS) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04.07.11 r.  

SOSWdDSS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. SOSWdDSS uzyskał dochody w wysokości 282.877,98 zł, w tym dochody własne stanowiły 277.904,02 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 6.090.269,37 zł, co stanowiło 98,26% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 276.751,33 zł, tj. 95,88 % zaplanowanych.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 6.367.020,70 zł, na podstawie próby w wysokości 387.306,31 zł,  stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- w 18. przypadkach (na 19 skontrolowanych) dekretacja faktury/rachunku nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania kont ksiąg pomocniczych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej. W 3. przypadkach (na 16 skontrolowanych) wyciągi bankowe nie zostały zadekretowane i podpisane przez osobę sprawdzającą. Dodatkowo dekretacja 13. wyciągów bankowych i 1. raportu kasowego sporządzona została zbiorczo i bez wskazania kont ksiąg pomocniczych. Na poleceniach księgowania, załączonych do 12. wyciągów bankowych i 1. raportu kasowego, znajdował się podpis głównego księgowego dotyczący sprawdzenia dokumentów. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. W 2. przypadkach (na 19) faktury/rachunki na łączną kwotę 7.575 zł nie zostały podpisane przez osoby sprawdzające i nie zawierały zatwierdzenia do wypłaty. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Przy zatwierdzaniu kwot do zapłaty we wszystkich 19. skontrolowanych przypadkach nie wskazano źródła środków, z których będzie finansowany wydatek (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych). Dodatkowo w 8. przypadkach nieprawidłowo została wskazana klasyfikacja budżetowa przy zatwierdzeniu do wypłaty faktur/rachunków,
a w 18. przypadkach nie zamieszczono na fakturze/rachunku adnotacji dot. zastosowanej procedury zamówień publicznych, co było niezgodne z zapisami procedur wewnętrznej kontroli finansowej, obowiązujących w SOSWdDSS;

- stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 19 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 5 przypadków, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

- w 4. przypadkach (na 19 skontrolowanych) nie dokonano ewidencji faktur/rachunków na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Ustalono ponadto, iż nie uwzględniono w kwocie dot. ulepszenia środka trwałego wydatku na sporządzenie dokumentacji technicznej (m.in. kosztorysu i przedmiaru robót) w wysokości 1586 zł. Według ówcześnie obowiązującego załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont) (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, a konto 011 do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki;

- przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 1. spośród 7. badanych przypadków (wydatek na ekspertyzę techniczną) nie dokonano analizy rynku. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 11 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców;

- zapisy księgowe dotyczące 11. spośród 19. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a we wszystkich 19. przypadkach również opisu operacji. Powyższe zapisy księgowe zawierały jedynie opis dot. uszczegółowienia podziału wg klasyfikacji budżetowej. Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące wszystkich skontrolowanych 16. wyciągów bankowych i 1. raportu kasowego nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego (dot. wyciągów bankowych) i opisu operacji, a w 15. przypadkach (dot. wyciągów bankowych i raportu kasowego) również daty dokonania operacji gospodarczej. Na wszystkich skontrolowanych wyciągach bankowych nie wskazano ponadto numeru z dziennika. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, a także art. 14 ust. 1-2 uor.;

- w 4. przypadkach (na 19 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SOSWdDSS w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na opłatę abonamentową dot. odprowadzenia ścieków i dostarczania wody na kwotę 15,50 zł ujęte zostały w § 426, wydatki na montaż drzwi na kwotę 12.938,10 zł w § 605 (11.683,40 zł) i § 421 (1.254,70 zł) oraz wydatki na montaż ślusarki aluminiowej na kwotę 4039,36 zł w § 605 (2.691 zł) i § 427 (1.348,36 zł). Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430, zakup usług remontowych w § 427, zakup materiałów i wyposażenia w § 421, natomiast wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych w § 605;

- 2 faktury/rachunki spośród 19. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 4 dni opóźnienia, kwota potencjalnych odsetek – 29,07 zł), co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

            Według zapisów 6. umów dotyczących robót inwestycyjnych i remontowych, realizowanych przez SOSWdDSS w 2010 r., wykonawca zobowiązał się w szczególności doprowadzić na swój koszt niezbędne media (woda, energia elektryczna itp.) oraz pokryć koszty ich poboru. W toku kontroli stwierdzono, iż wykonawcy podczas prac wykorzystywali media udostępniane przez SOSWdDSS, a mimo to nie zostali obciążeni kosztami ich poboru.

            Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie 11 z 12 zestawień obrotów i sald zostało sporządzonych nieterminowo. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Dodatkowo nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor.

            Ewidencja analityczna dochodów prowadzona przez głównego księgowego w systemie komputerowym na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie uwzględniała klasyfikacji budżetowej. W dokumentacji SOSWdDSS znajdowało się jedynie robocze zestawienie głównego księgowego dot. dochodów. Powyższe niezgodne było z postanowieniami ww. rozporządzenia w sprawie planów kont dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach. Zmiany dot. prawidłowego prowadzenia ewidencji dochodów dokonane zostały w 2011 r.

            Kontrola dokumentacji dot. dochodów SOSWdDSS z tytułu korzystania z wyżywienia  wykazała, że:

- raporty kasowe ewidencjonowane były z datą ostatniego dnia miesiąca, w którym odprowadzone zostały ujęte w nim środki pieniężne, w związku z czym zapisy księgowe w ewidencji syntetycznej ww. dochodów dotyczące wszystkich 76. skontrolowanych wpłat nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a we wszystkich 5. skontrolowanych raportach kasowych wystąpiły operacje ujęte w księgach rachunkowych dopiero w kolejnym miesiącu od ich dokonania. Wyciągi bankowe ewidencjonowane były z datą ostatniego dnia miesiąca, w związku z czym zapisy księgowe w ewidencji syntetycznej ww. dochodów dotyczące wszystkich 22. skontrolowanych wpłat nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, a także art. 20 ust. 1 uor., wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

- na poleceniach księgowania, załączonych do wszystkich skontrolowanych 11. wyciągów bankowych i 5. raportów kasowych, znajdował się podpis głównego księgowego dotyczący sprawdzenia dokumentów. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w 3. przypadkach raport kasowy nie został podpisany przez osobę sporządzającą;

- 76. wpłat ujętych w skontrolowanych raportach kasowych, odprowadzonych zostało  na rachunek bankowy w terminie późniejszym niż w dniu następnym, mimo iż zgodnie z zapisami raportów kasowych wpłaty były odprowadzane w dniu ich dokonania. Według zapisów instrukcji kasowej, odprowadzenie przyjętych sum do banku powinno zostać dokonane w dniu ich pobrania, a najdalej w dniu następnym;

- ewidencja analityczna dochodów z tytułu korzystania z wyżywienia nie uwzględniała wpłat dzieci miejscowych, a jedynie wpłaty dzieci korzystających z internatu. Stwierdzono ponadto, że w ewidencji nie ujęto not księgowych (faktur) wystawionych jednostkom pomocy społecznej. Zapisy dotyczące kwot wynikających z not księgowych i faktur zaewidencjonowano jako przypis odpłatności i ujęto w kartotekach analitycznych poszczególnych uczniów. Ustalono ponadto, iż na notach księgowych nie wskazano terminu płatności. Według ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie planów kont, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor SOSWdDSS jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

            Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

            Zatwierdzona przez dyrektora SOSWdDSS dokumentacja dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała metody ustalania wyniku finansowego, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dodatkowo zakładowy plan kont nie obejmował kont: 080, 290, 401 – Amortyzacja, 810, 980 i 996. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 lit. b i c uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie planów kont, wg których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a ponadto ustalając zakładowy plan kont, konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Podstawę prawną następującej dokumentacji SOSWdDSS: statut, w tym regulamin pracy, zarządzenia w sprawie: zakładowego planu kont, zasad ewidencjonowania środków majątkowych, wprowadzenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w tym instrukcji kasowej oraz wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo -księgowych i instrukcji dot. przeprowadzania inwentaryzacji stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. W dokumentacji SOSWdDSS dot. środków specjalnych i rachunku dochodów własnych, ochrony danych i zbiorów, określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów, wykazu ksiąg rachunkowych, wykazu programów służących do przetwarzania danych księgowych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, regulaminu korzystania ze stołówki szkolnej, regulaminu premiowania i regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie wskazano daty obowiązywania, natomiast w dokumentacji dot. środków specjalnych i rachunku dochodów własnych, ochrony danych i zbiorów, wykazu ksiąg rachunkowych, wykazu programów służących do przetwarzania danych księgowych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych nie wskazano również podstawy prawnej. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące wskazania w dokumentacji SOSWdDSS osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno-rachunkową faktur/rachunków. Kontrola wykazała ponadto uchybienia dotyczące zapisów ww. dokumentacji i zapoznania się z nią pracowników. Stwierdzono bowiem, że w ww. dokumentach wskazane zostały stanowiska i instrukcje , które nie funkcjonują w SOSWdDSS, a ustalenia dot. zmian zakładowego planu kont i ewidencji inwentarza zostały podpisane jedynie przez głównego księgowego. 

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 10. standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 7. pracowników (ok. 8 % etatów), stwierdzono 14 przypadków, w których nieprawidłowo przyznano i wypłacono kwotę dodatku za wysługę lat. Ustalono bowiem, iż w 13. przypadkach wypłacono dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (sekretarz szkoły: XII.10 – 90,85 zł za dużo, nauczyciel: I-XII.10 – 273,48 zł za dużo), a dodatkowo w 1. przypadku w wysokości niższej niż wynikało to z ustalonego stażu pracy (nauczyciel: I.10 - 26,16 za mało). Stwierdzono ponadto, iż pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego przyznano z dniem 01.02.10 r. i wypłacono z dniem 26.02.10 r. nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy, mimo że według zestawienia okresów zatrudnienia pracownik nabył prawo do tej nagrody w dniu 03.01.10 r. Powyższe spowodowane było przekazaniem do płac nieprawidłowych informacji dot. stażu pracy pracowników.

Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktów 16. i 17. standardów kontroli zarządczejpracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

Stwierdzono ponadto, iż ustalając wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na stanowisku nauczyciela nie uwzględniono zmniejszenia z tytułu zwolnienia lekarskiego następujących składników wynagrodzenia: XI.10 dodatek za wysługę lat (82,10 zł za dużo) i XII.10 dodatek funkcyjny opiekuna stażu (85,33 zł za dużo). Dodatkowo premie dla 5. skontrolowanych pracowników w miesiącu listopadzie 2010 r. (główny księgowy za dużo o 471,60 zł, kierownik administracyjny za dużo o 430,80 zł, sekretarz szkoły za dużo o 181,70 zł, sprzątaczka za dużo o 297,40 zł, pomoc kuchenna za dużo o 74,35 zł) i 1. pracownika w miesiącu czerwcu 2010 r. (kierownik administracyjny za dużo o 258,48 zł) wypłacone zostały w wysokości wyższej niż wynikało to z wykazów przyznanych premii. Według wyjaśnień powyższe premie wypłacone zostały na podstawie dyspozycji ustnej. 

         Dyrektor SOSWdDSS zrealizował w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, wynagradzania pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.
5. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów.