Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie 12.2011-01.2012 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej Szczecin przy ul. Felczaka 9 w Szczecinie w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2009-2011. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym
w dniu 7 lutego 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z marca 2012  r.

Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów
w latach 2009-2011.  Stwierdzono jedynie pojedyncze uchybienia natury formalnej dotyczące przydziału sortów mundurowych oraz udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

W toku kontroli ustalono, że pracownicy Straży Miejskiej Szczecin nie otrzymywali przedmiotu umundurowania w postaci koszulobluzy w kolorze ciemnogranatowym. Takiego składnika nie wskazano również w zarządzeniach Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie nr 6/07 z dnia 16 kwietnia 2007 r. oraz nr 9/09 z dnia 6 lipca 2009 r. w sprawie zaopatrzenia pracowników w sorty mundurowe, środków ochrony indywidualnej oraz zasad ich gospodarowania, zwanych dalej zarządzeniami w sprawie sortów mundurowych.
Ww. stan rzeczy naruszył przepis § 2 ust. 1 i 2 w związku z § 3 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r.
w sprawie umundurowania, legitymacji, dystynkcji i znaków identyfikacyjnych strażników gminnych (miejskich) (Dz. U. Nr 112, poz. 713), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie umundurowania, według którego strażnikowi gminnemu (miejskiemu), przysługuje umundurowanie, m.in. koszulobluza w kolorze ciemnogranatowym. Przyczyną ww. naruszenia było zapewnienie oszczędności przez nie przydzielanie elementów umundurowania, które nie znajdują zastosowania w codziennej pracy funkcjonariuszy.

Stwierdzono pojedyncze przypadki nieprzestrzegania przepisów zarządzeń Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie nr 6/07 z dnia 16 kwietnia 2007 r. oraz nr 9/09 z dnia 6 lipca 2009 r. w sprawie zaopatrzenia pracowników w sorty mundurowe, środki ochrony indywidualnej oraz zasad ich gospodarowania, zwanych dalej zarządzeniami w sprawie zaopatrzenia w sorty mundurowe. Dotyczyło to wydawania w latach 2009-2009 następujących elementów sortów mundurowych:

• koszul błękitnych z długim rękawem - 2 spośród 46 (4.35%) pracowników Straży przydzielono 2 koszule błękitne z długim rękawem, podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługuje 1 koszula rocznie,
• koszul błękitnych z krótkim rękawem - 9 spośród 46 (19.57%) pracowników przydzielono 2 koszule błękitne z krótkim rękawem, podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługują 2 koszule rocznie,
• podkoszulek polo - w odniesieniu do 10 z 46 (21.74%) pracowników przydzielono pracownikom 4 koszulki T-shirt podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do
  ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługują 2 koszulki rocznie.

Przyczyną powyższego było dostosowanie przydziałów sortów mundurowych do potrzeb funkcjonariuszy. W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości dotyczących wydawania sortów mundurowych.

W toku kontroli udzielenia 7. spośród 28. zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, stwierdzono, że notatki służbowe dotyczące 4. spośród 7. skontrolowanych zamówień publicznych nie zawierały wartości zamówienia w przeliczeniu na euro, czym naruszono § 4 ust. 2 pkt 2 zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecinze zm, zwanego dalej zarządzeniem wsprawiezamówień publicznych, według którego każdorazowo należy sporządzić notatkę służbową,
w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna również zawierać informacje dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

W toku kontroli ujawniono nieprawidłowości i uchybienia w umowach dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro.  W 1. spośród 7.  przypadków nie zawarto pisemnej umowy
o udzielenie zamówienia publicznego na kwotę  12. 349,20 zł brutto.  Dokument zatytułowany „zamówienie 21/2011” nie został bowiem opatrzony podpisem wykonawcy lub osoby upoważnionej. Nie zawierał ponadto szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w tym wskazania, jakim wymogom towar powinien odpowiadać. W 3. spośród 7. przypadków (umowy na kwoty 9.450,00 zł  brutto, 62. 673,50 zł brutto oraz  53.570,81 zł brutto) nie zawarto szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w tym wskazania, jakim wymogom towar powinien odpowiadać, zastrzegając jednocześnie prawo złożenia reklamacji gdyby towar nie odpowiadał wymogom. Umowy w ww. przypadkach zostały nazwane zamówieniami, z podaniem numeru i roku zamówienia.
W 2. spośród 7. przypadków nie zawarto w nich informacji o terminie wykonania zamówienia (umowy na kwoty 62. 673,50 zł brutto oraz  53.570,81 zł brutto).  Ww. braki świadczą o niedostatecznej ochronie interesów zamawiającego. Wydatkowanie środków publicznych w oparciu o dokument niepodpisany przez jedną ze stron, niewskazujący szczegółowo przedmiotu umowy i jego niezbędnych właściwości lub terminu dostawy niesie ze sobą wysokie ryzyko związane z możliwością niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę. W przypadku ewentualnego sporu sądowego takie formułowanie umów może spowodować wydłużenie postępowania i pogorszenie sytuacji procesowej zamawiającego. Wskazać ponadto należy, że umowy zwierające uchybienia w dwóch przypadkach dotyczyły zamówień o wartości nieznacznie tylko niższej od równowartości 14.000 euro, której przekroczenie powoduje obowiązek zastosowania procedury wskazanej w ustawie prawo zamówień publicznych.

Według standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 14 –lit. a,zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej Komunikatem Nr 23, powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych - rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie procedury udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości  14.000 euro zostały przeprowadzone zgodnie z wymogami zarządzenia sprawie zamówień publicznych,
a w szczególności:

1. dokonywano analizy rynku od co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców,
2. sporządzano notatki służbowe, w których dokumentowano fakt dokonania analizy rynku, wskazywano informacje dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
3. ustalano szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3  ustawy prawo zamówień publicznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w ewidencji środków trwałych jednostki oraz dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji 4-letniej z przełomu 2009 i 2010 r. Dokumentacja była prowadzona zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki, zawierała wszystkie niezbędne informacje, rubryki były prawidłowo wypełnione.

Osobą odpowiedzialną m.in. za zaopatrzenie oraz prawidłowe i zgodne z przepisami prawa przygotowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych był od dnia 2 listopada 2007 r. do dnia zakończenia kontroli Kierownik Referatu Gospodarczo - Zaopatrzeniowego.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Komendantowi Straży Miejskiej:

1. Podjecie działań zmierzających do zapewnienia umundurowania Straży zgodności z przepisami rozporządzenia w sprawie umundurowania, w szczególności w zakresie zasadniczych przedmiotów umundurowania wchodzących w skład ubioru służbowego oraz zmianę treści zarządzenia w sprawie umundurowania w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami
   ww. rozporządzenia, 
2. Formalne dopuszczenie możliwości wymiany elementów sortów mundurowych zarządzeniem kierownika jednostki lub zaniechanie dokonywania wymian przysługujących pracownikom elementów sortów mundurowych na inne,
3. Każdorazowe zawieranie pisemnych umów w sprawie udzielenia zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 3.000 zł brutto oraz opracowanie i stosowanie wzoru umowy zapewniającego ochronę interesów zamawiającego
   w szczególności poprzez szczegółowe określanie przedmiotu umowy i jego niezbędnych właściwości oraz terminu wykonania zamówienia.