Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził  w dniach od 23 lutego do 22 marca 2011 r. kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 12 przy ul. Floriana Szarego 12 w Szczecinie (zw. dalej SP nr 12) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/8/11 podpisanym w dniu 30 marca 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  18 maja 2011 r.

 W toku kontroli funkcjonującego w SP nr 12 systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązująca w SP nr 12 polityka rachunkowości nie zawierała:

1. określenia okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego,
2.  opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
3.  w zakresie użytkowanego programu „Płace Optivum”: opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zasady zawierały jedynie zapis „W załączeniu krótki opis budowy oraz opis obsługi programu” Przyjęte zasady rachunkowości zawierały ponadto nieaktualne zapisy dotyczące programu do obsługi płac GRATYFIKAT.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dn. 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy. Polityka rachunkowości zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną, co naruszało zapisy art. 10 ust. 2 uor, wg którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

Obowiązujący w SP nr 12 plan kont nie zawierał stosowanych w ewidencji kont 011, 132, 149, 240, 310s, 401, 730, 760, 761, 810 oraz nie zawierał konta 221, niezbędnego do ewidencji wynagrodzenia płatnika, a wg zapisów § 15 ust. 1 pkt 1  rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem ws. zasad rachunkowości,  ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Główny księgowy SP nr 12, zwany dalej Głównym księgowym,  nie prowadził ewidencji analitycznej do paragrafów dochodów budżetowych i dochodów własnych wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27s i Rb-34, a wg § 16 ust.1 pkt 1 rozporządzenia ws. zasad rachunkowości, jeżeli przepisy dotyczące sprawozdań nakładają obowiązek wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach - stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów.

Główny księgowy nie prowadził także  ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych, co było niezgodne z  art. 17 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla rozrachunków z kontrahentami i rozrachunków z pracownikami.

Księgi główne nie zawierały oznaczeń dotyczących nazwy jednostki, tj. SP nr 12, a wg art. 13 ust. 4 pkt 1 uor, księgi rachunkowe powinny być m.in. trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą.

Główny księgowy sporządzał zestawienia obrotów i sald, jednakże salda końcowe niektórych kont (w tym m.in. w środkach budżetowych:
013, 014, 071, 072, 223, 225, 229, 231, 310, 400) wg stanu na 31.12.2010 r. nie były zgodne z saldami tych kont wykazanymi w księdze głównej (bilans zamknięcia na 31.12.2010 r.). Było to niezgodne z art. 14 ust. 1 uor, wg którego, bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik, którego rolę pełniła w szkole księga główna, powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

W księdze głównej dotyczącej środków budżetowych Główny księgowy nie wprowadził żadnych księgowań na koncie 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, co stało w sprzeczności z zapisem art.20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Poprawki w księdze głównej dokonywane były poprzez skreślenie błędnej treści, z podpisem ale bez daty dokonania poprawki lub przy zastosowaniu korektora, co było niezgodne ze sposobem dokonywania poprawek, wskazanym w art. 25 uor.

Wg sprawozdania Rb-34 wykonanie wydatków w rozdziale 80101 §4300 na dzień 31.12.2010 r. wyniosło 3.870,74 zł, a wg ewidencji analitycznej (karty wydatków), wykonanie to wyniosło 5.993,00 zł. Główny księgowy nie wprowadził na karty wydatków ostatnich księgowań 2010 r., a wg art. 16 ust. 1  konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzić  je należy w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Za wszystkie wymienione nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych odpowiedzialny jest Główny księgowy. Większość wymienionych nieprawidłowości wynika z przeoczenia lub braku czasu, co wg kontrolujących wynikało m.in. z wykonywania przez Głównego księgowego czynności, które winny być wykonywane przez innych pracowników, w tym wystawianie faktur lub prowadzenie ksiąg inwentarzowych.

 Wg standardów kontroli zarządczej nr 11 i 14 zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, Dyrektor powinien prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji oraz zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

W ramach kontroli umów najmu stwierdzono następujące uchybienia:

Przekazanie umów do podpisu Głównego księgowego należało do obowiązków Kierownika administracyjno – gospodarczego SP nr 12, zwanego dalej Kierownikiem administracyjno – gospodarczym.

1. Wg zapisów § 17 ust. 1 pkt 23 obowiązującego w szkole Regulaminu Organizacyjnego do zadań działu administracyjno – gospodarczego należało m.in. przekazywanie do księgowości faktur wystawianych najemcom na podstawie zawartych umów; faktury dla najemców wystawiane były w rzeczywistości przez Głównego księgowego, co stało w sprzeczności także z zapisem zawartym w § 5 Regulaminu kontroli wewnętrznej, wg którego Główny księgowy przeprowadza kontrole m.in. w zakresie poprawności wystawianych faktur. Mechanizmy kontrolne zastosowane przez Dyrektora SP nr 12 w przypadku wymienionych dokumentów, nie w pełni spełniły swoją rolę, a wg zapisów standardu nr 14, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, mechanizmy te winny służyć m.in. właściwemu podziałowi kluczowych obowiązków.
2. Umowa nr 54/2009 na najem sali gimnastycznej zawarta została z kontrahentem wskazanym w umowie, a faktury/rachunki wystawiane były w 2010 r. na innego kontrahenta.
3. W dokumentacji znajdowały się 2. umowy o numerze kolejnym 70/2010.
4. W umowie nr 5/2005 zawartej na najem miejsca pod automat do sprzedaży nie określono terminu płatności, a zapis o terminie 7 dni od doręczenia faktury, zawarty w większości umów - wobec braku pokwitowania odbioru faktur przez najemców -   uniemożliwiał określenie daty upływu terminu płatności.
5. Umowy zawarte przez szkołę na najem nie zawierały podpisu Głównego księgowego, mimo wskazania go w preambule umowy.
6. Głównyksięgowy wystawiał noty obciążeniowedla najemców w oparciu o nieaktualną stopę procentową odsetek ustawowych, tj. 11,5%, co było niezgodne z wprowadzonym w dn. 15.12.2008 r. rozporządzeniem Rady Ministrów z dn. 4. grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434), wg którego należało zastosować stopę odsetek ustawowych w wysokości 13%. Zastosowanie nieprawidłowej stopy odsetek spowodowało niedoszacowanie naliczonych odsetek na kwotę 5,86 zł (w przypadku 2. wybranych do kontroli kontrahentów). Odsetki naliczane były ponadto i ujmowane w księgach rzadziej niż na koniec każdego kwartału, co było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia ws. zasad rachunkowości, wg którego odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Dochody z tytułu kar umownych zaewidencjonowane zostały przez Głównego księgowego  na§057 – grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych. Stało to w sprzeczności z regulacjami zawartymi w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 2. marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego §057 obejmuje grzywny oraz kary od osób fizycznych, wymierzane i pobierane przez sądy oraz właściwe organy administracji publicznej, w tym nakładane w formie mandatu karnego oraz grzywny i kary pieniężne wymierzane na podstawie ustawy
– Kodeks karny skarbowy. Naliczone kary winny być zaewidencjonowane na§058
– grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych.

Kontroli poddano wpłaty za wyżywienie czerwiec 2010 r. W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. Główny księgowy wystawił dla MOPR Szczecin rachunek za wyżywienie 30. uczniów, na kwotę 1.350,00 zł, zamiast na kwotę 1.305,00 zł, zgodnie z załączoną do rachunku imienną listą,  wskazującą na 29. uczniów korzystających z obiadów. W wyniku błędu MOPR nadpłacił  za wyżywienie kwotę 45,00 zł.
2. Wg zapisów zawartych w 2. raportach kasowych (nr 11/2010 za okres od 1 do 15.06.2010 r i nr 12/2010 za okres od 16 do 30.06.2010 r.), za sporządzanie których odpowiedzialny był specjalista ds. administracyjnych SP nr 12, zwany dalej specjalistą ds. administracyjnych,wpłaty pobierane tytułem odpłatności za wyżywienie, nie były na bieżąco odprowadzane do kasy szkoły; wpłaty te ujmowane były ponadto zbiorczo pod jedną pozycją, pomimo iż dotyczyły różnych okresów. Było to niezgodne z art. 24 ust. 1 - 2 uor, wg którego ewidencję należy prowadzić rzetelnie, w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty oraz z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
3. W 2. kontrolowanych raportach kasowych stwierdzono przekroczenie kwoty pogotowia kasowego ustalonego przez Dyrektora SP nr 12, co było niezgodne z  § 48 obowiązującej w SP nr 12 Instrukcji kasowej.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że we wszystkich przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały w 2010 r. notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku.

Obowiązujący w SP nr 12 Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. euro, nie zawierał w podstawie prawnej przywołanegoZarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i ustawy prawo zamówień publicznych, z późniejszymi zmianami, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 235/2008.

W 2. notatkach, nie podano kursu euro, w 1. notatce podano nieprawidłowy kurs euro służący do przeliczenia wartości w złotych obowiązujący od 01.01.2010 r. (przy przeliczaniu, zastosowano poprawny kurs euro), w 3. notatkach, nie wskazano, od jakich wykonawców otrzymano oferty, w 2. notatkach służbowych, powołano się na nieobowiązujące Zarządzenie Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 27.04.2004 r.Było to niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 23. grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 17)., z § 11 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Nr 235/2008 oraz z zapisami zawartymi w pkt 5 stosowanego w SP nr 12 wzoru notatki służbowej.

5 umów zawartych w ślad za udzielonymi zamówieniami nie zawierało kontrasygnaty Głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8. marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), zwanej dalej ustawą o samorządzie gminnym, wg którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Wg zapisów § 3 ust. 3 umowy nr 61/2010 zawartej na montaż okien i obróbkę otworów okiennych, wykonawca zobowiązany był dołączyć do protokołu odbioru dokumenty świadczące o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu i stosowania w budownictwie, oświadczenie kierownika budowy o zastosowanych materiałach oraz dokument stwierdzający sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia, a w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było wymienionych dokumentów.

W trakcie kontroli ustalono także, że Dyrektor SP nr 12 nie zawarł umowy na wykonanie remontu dachu hali sportowej.

Umowa kompleksowa zawarta przez SP nr 12 na dostawę paliwa gazowego, umowa o korzystanie z abonamentu telefonicznego oraz aneks  do umowy o świadczenie usługi neostrada tp nie zostały parafowane przez Głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

Aneks do umowy o świadczenie usługi neostrada tp zawarty na czas określony od 01.12.2008 r. do 30.11.2010 r., został podpisany przez Kierownika administracyjno – gospodarczego, który nie posiadał stosownego upoważnienia do podpisywania umów. Było to niezgodne z art. 53 ust. 1 - 2,  ustawy  z dn. 27. sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), wg którego Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej kierownikiem jednostki, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Aneks nie zawierał ponadto w preambule umowy danych osoby upoważnionej ze strony Abonenta do podpisania tego aneksu.

W przywołanym przypadku zastosowanie znajdują standardy kontroli zarządczej nr 16 i 17 z  grupy D – Informacja i komunikacja zawarte w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg których m.in. należy zapewnić pracownikom, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a w jednostce - efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie jej struktury organizacyjnej. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 1.415.577,59 zł, tj. 33,8% ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. 4 faktury dotyczące 2009 r., zaewidencjonowane zostały w 2010 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1  uor, w którym wskazano na obowiązek ujmowania faktur w roku, którego dotyczą,
2. w wyniku pomyłki Głównego księgowego, 2. faktury zaewidencjonowane zostały w błędnej kwocie: w § 4350 dotyczącym usług internetu (jest 42,70 zł, winno być 29,00 zł), w § 4370 dotyczącym abonamentu telefonicznego (jest 29,00 zł, winno być 42,70 zł),
3. wszystkie dowody księgowe (m.in. faktury i wyciągi bankowe) nie zawierały przy wskazaniach dekretacyjnych podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien taki podpis zawierać,
4. wszystkie wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanej kontroli dokumentu w postaci podpisu osoby dokonującej kontroli, co było niezgodne z § 23 ust. 1 pkt 8 obowiązującego w szkole Regulaminu organizacyjnego, oraz pkt 2.1 Procedur wewnętrznej kontroli finansowej,
5. 20 z 40. faktur poddanych kontroli na łączną kwotę 218.728,02 zł, nie zawierało opisu merytorycznego, o którym mowa była w obowiązującej w szkole Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
6. wszystkie faktury nie zawierały wskazania dotyczącego źródła finansowania oraz daty dokonania zapłaty; obowiązek zamieszczania wymienionych informacji wynikał z zapisów rozdziału IV obowiązującej w SP nr 12 Instrukcji obiegu
   i kontroli dokumentów księgowych.

Wynagrodzenia pracowników SP nr 12 naliczane były przez Głównego księgowego. W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników SP nr 12, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. w wyniku pomyłki przy naliczaniu wynagrodzenia nauczyciela mianowanego za wrzesień 2010 r., nadpłacono pracownikowi wynagrodzenie o kwotę190,44 zł,
2. dodatek motywacyjny za styczeń i wrzesień 2010 r. 2. pracowników wypłacony został z miesięcznym opóźnieniem; było to niezgodne z zapisami § 3 ust. 4 Regulaminu przyznawania dodatku motywacyjnegoobowiązującego w SP nr 12, wg którego dodatek motywacyjny wypłaca się z góry, w terminie wypłaty wynagrodzenia,
3. w przedstawionej do kontroli dokumentacji płacowej stwierdzono jedynie 2 wnioski o przyznanie premii za styczeń i wrzesień 2010 r. pracownikom obsługi, mimo jej wypłacania w pozostałych miesiącach roku, w wysokości 20%,  co było niezgodne z pkt. 7 Regulaminu Premiowania Pracowników Administracji i Obsługi SP nr 12, wg którego oceny pracowników obsługi dokonuje Kierownik administracyjno
   – gospodarczy i przedstawia Dyrektorowi do zatwierdzenia wnioski o przyznanie premii poszczególnym pracownikom,
4. 2. pracownikom administracji i 1. pracownikowi obsługi, przyznane zostały nagrody Dyrektora, jednak w  przedstawionej do kontroli dokumentacji płacowej administracji i obsługi nie stwierdzono ww. dokumentów w postaci wniosków, co było niezgodne z  zapisem pkt 4 – 6 Regulaminu Nagród dla pracowników administracji i obsługi, wg którego, Dyrektor przyznaje nagrodę na wniosek przełożonego pracownika. Z wnioskiem o nagrodę ma prawo wystąpić zakładowa organizacja związkowa. Dyrektor może przyznać nagrodę z własnej inicjatywy, po zasięgnięciu opinii bezpośredniego przełożonego i zakładowej organizacji związkowej,
5. obowiązujący w SP nr 12 Regulamin Pracy, nie był zatwierdzony przez związki zawodowe, a wg art. 104²§ 1 ustawy z dn. 26. czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Akta osobowe pracowników SP nr 12 prowadzone były przez samodzielnego referenta ds. administracyjnych SP nr 12, zwanego dalej samodzielnym referentem ds. administracyjnych. W wyniku kontroli akt osobowych 5. losowo wybranych pracowników SP nr 12, co stanowiło 13 % ogółu pracowników stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) w następującym zakresie:

1. w aktach osobowych wszystkich przeanalizowanych pracowników nie było potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem pracy obowiązującym w SP nr 12, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit b) wymienionego rozporządzenia,
2. dokumenty w poszczególnych częściach akt (A, B, C) klasyfikowane były niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3 rozporządzenia,
3. dokumenty nie były układane w porządku chronologicznym, co było niezgodne z § 6 ust. 3 rozporządzenia,
4. poszczególne dokumenty nie posiadały nadanego kolejnego numeru, co stało w sprzeczności z § 6 ust. 3 rozporządzenia,
5. w aktach osobowych Głównego księgowego, zamieszczono oryginał dokumentu,  co było niezgodne z § 1 ust. 3 rozporządzenia; w aktach stwierdzono jednocześnie brak oświadczenia o znajomości obowiązków nałożonych na Głównego księgowego sektora finansów publicznych w zakresie rachunkowości, finansów i kontroli wewnętrznej, co stało w sprzeczności z art. 53 ust. 2 uofp, wg którego Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Zakres ten podłączony był pod regulamin, niemniej zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2
   lit. a) rozporządzenia, winien być również zamieszczony w aktach osobowych pracownika,
6. w aktach osobowych 1. pracownika, brakowało dokumentu, który został wymieniony w wykazie akt, w aktach 1. pracownika - dokumentu określającego zadania, uprawnienia i odpowiedzialności nauczyciela; powyższe było niezgodne z § 6 ust. 3 rozporządzenia.

Procedury dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń nie zawierały w swej treści podstawy prawnej (Regulamin przyznawania dodatku za wysługę lat dla nauczycieli), wskazań dotyczących aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną zapisów (Regulamin pracy, Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi, Regulamin przyznawania nagród Dyrektora) lub zawierały nieaktualną podstawę prawną (Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych, Regulamin wykorzystania funduszu świadczeń socjalnych).

W toku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, zwanego dalej pdof ustalono, że przychody z tytułu terminowego regulowania płatności pdof ujmowane były w SP nr 12 na koncie 760 - pozostałe przychody i koszty, co stało w sprzeczności z opisem kont zawartym w rozporządzeniu ws. zasad rachunkowości, wg którego przychód ten winien być ujmowany na koncie 750 - przychody i koszty finansowe. Naliczenie i przypis dotyczący wynagrodzenia płatnika ujmowany był ponadto na koncie 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, a zgodnie z wymienionym rozporządzeniem, winien być ujmowany na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1.  w SP nr 12 nie prowadzono księgi inwentarzowej środków trwałych,
2. księgi inwentarzowe wyposażenia prowadzone były i uzgadniane przez Głównego księgowego, co stało w sprzeczności z § 23 ust. 1 pkt 12 obowiązującego w szkole Regulaminu Organizacyjnego, wg którego do obowiązków Głównego księgowego należał m.in. nadzór i koordynacja czynności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych; wg art. 13 ust. 1 uor na księgi rachunkowe składa się m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz); w tym przypadku zawiodły również mechanizmy kontroli wymienione w standardzie nr 14 zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu
   w sprawie standardów kontroli zarządczej, w zakresie podziału kluczowych obowiązków, które gdyby działały poprawnie, nie powinny dopuścić do wystąpienia wymienionego przypadku,
3.  księgi inwentarzowe wyposażenia nie zawierały niektórych wpisów dotyczących m.in. dat, dowodów zakupu, wyliczenia stanu końcowego, a niektóre pozycje wyposażenia zostały wprowadzone do księgi inwentarzowej z treścią „bez wartości”,
4.  Protokół spisu środków pieniężnych, sporządzony został  przez specjalistę ds. administracyjnych, pełniącego funkcję kasjera, a wg zapisów pkt 8 obowiązującej w szkole Instrukcji inwentaryzacyjnej, spis ten winien być przeprowadzony przez komisję inwentaryzacyjną, a protokół - sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do tejże instrukcji,
5.  wg Zarządzenia nr 2/12/10 z dn. 07.12.2010 r. Dyrektora SP nr 12 na dzień 31.12.2010 r. należało przeprowadzić spis magazynu gospodarczego; stan magazynu wynosił zero, jednak w dokumentacji szkoły nie było protokołu potwierdzającego przeprowadzenie takiego spisu,
6. darowizny książek do biblioteki ewidencjonowane były na konta: Wn – 014, Ma – 072, z pominięciem księgowania na koncie zespołu „4” i koncie 760, a wg opisu do konta 760 zawartego w rozporządzeniu ws. zasad rachunkowości, konto to służy m.in. do ewidencji pozostałych przychodów operacyjnych, do których zalicza się darowizny,
7. w SP nr 12, nie prowadzono kartotek magazynowych materiałów biurowych, żywności oraz środków czystości, co było niezgodne z Działem I Zakres obowiązków pkt 13 Zakresu czynności Kierownika administracyjno – gospodarczego z dn. 01.09.2003 r., wg którego pracownik m.in. realizuje zakupy wyposażenia materialnego i żywnościowego oraz prowadzi kartoteki ilościowo – wartościowe,
8. na dzień 31.12.2010 r. wartość zbiorów bibliotecznych wykazana na koncie 014 nie została uzgodniona z księgą inwentarzową tych zbiorów z uwagi na przedłużający się proces porządkowania zbiorów (od 2007 r.).

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. faktury zakupu, notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, protokoły z inwentaryzacji, księgi inwentarzowe), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez Dyrektora SP nr 12, nie w pełni spełniły swoją rolę.
Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w części C komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi SP nr 12:

1. ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
2. naliczanie i ewidencję odsetek ustawowych w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy,
3. naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. zawieranie umów z kontrahentami przez upoważnione osobyoraz zapewnienie kontrasygnaty Głównego księgowego na umowach, których zawarcie może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
5. sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. bieżące i rzetelne prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz kartotek magazynowych, a także zakończenie porządkowania zbiorów bibliotecznych i uzgodnienie ich wartości z ewidencją księgową,
7. przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8. stosowanie w praktyce podziału zadań pracowników pozwalającego na oddzielenie czynności związanych z kontrolą wstępną i bieżącą, a czynnościami kontrolnymi wykonywanymi przez Głównego księgowego,
9. uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości, zamówień publicznych oraz pracy i wynagradzania pracowników.