Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 19.10. – 27.10.2010 r. przeprowadził kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym ul. Kamiennej 22 w Szczecinie, zw. dalej MOW, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/77/10 podpisanym w dniu 4 listopada 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 grudnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 157.820,82 zł, tj. 5,5 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 2.893.341,40 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 5 z 38. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 10.381,31 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 2918/2009, 29570/2009, 39039/2009, 15104/2009, 70385/2009) zostało zaewidencjonowanych w pełnej wysokości w § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• Ewidencja kosztów dokonywana była z datą zrealizowania wydatku lub zamknięcia raportu kasowego, w związku z czym w 33. przypadkach zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor.
• Wszystkie dokumenty księgowe poddane kontroli ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• W 6. na 37 zbadanych dowodach księgowych stwierdzono brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor.
• W 6. na 37 poddanych badaniu dowodach księgowych stwierdzono brak podpisu w miejscu sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym, co było niezgodne z przyjętymi zasadami i zapisami zawartymi w Procedurze kontroli finansowej w MOW.
• Główny księgowy nie prowadził ewidencji na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej”, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 rozp. o planach kont, według którego konto 132 służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych dochodów własnych jednostek budżetowych.
• Ewidencja operacji dotyczących rachunku dochodów własnych dokonywano na koncie 131 – „Rachunki bieżące”, które nie dotyczy jednostek budżetowych.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem konta 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”. Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
• Przy dokonywaniu wydatków na kwotę powyżej 3000 zł, w 5. na 12 poddanych badaniu przypadkach nie dokonano analizy rynku, w 9. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku, a dodatkowo w 1 przypadku sporządzona notatka nie zawierała wartości szacunkowej zamówienia wraz ze wskazaniem średniego kursu euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
Stwierdzono również, że w okresie podlegającym kontroli Dyrektor MOW nie posiadał upoważnienia Prezydenta Miasta do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutową działalność jednostki do kwot ujętych w planie finansowym jednostki, co jest niezgodne z art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym(j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 142, poz. 1592 ze zm.). Powyższe upoważnienie zostało wystawione w trakcie kontroli.
Zatwierdzona przez Dyrektora MOW dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Regulacje zawarte w Zarządzeniu Nr 140/2010 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro były niezgodne z zapisami obowiązującego Zarządzenia nr 235/08, dodatkowo zawierało nieaktualne podstawy prawne. Nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 ww. zarządzenia.
• Dokumentacja dotycząca procedur wewnętrznej kontroli finansowej nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych ówcześnie obowiązującym Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych.
• Zasady rachunkowości w MOW zawarte w Zarządzeniu Nr 61a nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
• Plan kont zawierał konto 131 – „Rachunki bieżące” którego nie przewiduje dla jednostek budżetowych rozp. o planach kont, nie ujmował kont: 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” i 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2, który stanowił wykaz kont występujących w jednostce budżetowej.
Wymienione poniżej dokumenty: Zarządzenie Nr 65/2004 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej, Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora MOW Nr 24a – Zakładowy plan kont, Zarządzenie wewnętrzne dyrektora MOW z dn. 15.06.2004 r., Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja kasowa, Procedury kontroli finansowej, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych w MOW - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. W dokumentacji: Instrukcja kasowa, Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych w MOW, Zarządzenie Nr 65/2004 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej i Zarządzenie wewnętrzne dyrektora MOW z dn. 15.06.2004 r. przywołano nieaktualne podstawy prawne.
Dyrektor MOW nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
W 2009 r. Dyrektor MOW zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r.
w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wymaganie potwierdzenia podpisem przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. właściwą i kompletną kontrolę oraz dekretację dowodów księgowych,
4. każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,
5. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.