Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 11 marca do 15 marca 2010 r. kontrolę w Szkolnym Schronisku Młodzieżowym przy ul. Monte Cassino 19a (zw. dalej SSM) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/33/10 podpisanym w dniu 15 marca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 kwietnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 30.757,52 zł, tj. 6 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r., wypłaconego w 2009 r. (badaniem objęto 13. pracowników):
1/ nie pomniejszono podstawy do naliczenia o wynagrodzenie chorobowe (1 pracownik),

2/ dwukrotnie pomniejszono podstawę do naliczenia o wynagrodzenie chorobowe (1 pracownik), 3/ nie pomniejszono podstawy do naliczenia pracownikom korzystającym w 2008 r. z dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem oraz z urlopów okolicznościowych i bezpłatnych o wynagrodzenie za te dni (4. pracowników), 4/ błędnie naliczono kwotę brutto do wypłaty (2. pracowników); powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• 1. z 2. objętych badaniem faktur za studia podyplomowe zaewidencjonowana została na § 4300 i § 4700, a wg Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 ze zm.), do księgowania opłat za studia służy § 4300,
• faktury zakupu płatne gotówką ewidencjonowane były z pominięciem księgowania na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, a wg opisu do konta zawartego w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy m.in. do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług,
• 1. z 2. objętych badaniem faktur nie zawierała podpisu Głównego księgowego (zatwierdzono do wypłaty),
• wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne oraz numeru dowodu księgowego, pod którym zostały wprowadzone do ksiąg, a polecenia księgowania nie zawierały numeru dowodu księgowego, daty wystawienia i daty pod jaką dowód został zaksięgowany oraz podpisu osoby sporządzającej; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód winien zawierać m.in. określenie numeru identyfikacyjnego, datę sporządzenia dowodu, wskazanie miesiąca dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; wyciągi nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu, a polecenia księgowania – podpisu osoby zatwierdzającej dowód.
2. Wykonanie wydatków w § 4210 wg sprawozdania Rb-28s wykazane zostało w wysokości niezgodnej z wartością faktury dokumentującej ten wydatek (wg sprawozdania: 1.386,00 zł, wg faktury i ewidencji: 1.380,55 zł, różnica:
5,45 zł); było to niezgodne z § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.).
3. Zatwierdzona przez Dyrektora SSM dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie zawierała: 1/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 2/ okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 3/ opisu metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 4/ systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, 4/ opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń do konta 761 i do kont pozabilansowych; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą m.in. wymienione elementy; brak aktualnej podstawy prawnej,
• procedury kontroli finansowej - brak,
• „Instrukcja obiegu dokumentów (…)” – brak opisu m.in. dla dowodów: polecenie księgowania, wyciąg bankowy, zamówienia, zlecenia, umowy, porozumienia; nieaktualne zapisy o stanowisku sekretarza, brak przyjęcia do wiadomości przez pracownika (aktualnie kierownika administracyjno – gospodarczego)
• procedury inwentaryzacyjne – brak,
• procedury dotyczące udzielania zamówień publicznych – brak.

W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor SSM wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor SSM nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina
– za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego
– o kontrolach przeprowadzonych w SSM przez organy kontroli zewnętrznej
w 2009 r. i ich wynikach, zgodne z zapisami § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SSM:
1. Sporządzanie dokumentacji księgowej i sprawozdawczości, ewidencję oraz naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Przekazywanie informacji o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.