Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22 – 27.01.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 66 ul. Czesława 7 w Szczecinie, zw. dalej PP 66, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/12/10 podpisanym w dniu 28 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 98.589,29 zł, tj. 10,6 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 928.240 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 2 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 3.374,55 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 9058/2009, 79749/2009) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• 2 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 11.019,08 zł (faktury nr: 1530/01/SRZ/09, 9391/02/SRZ/09) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Faktura (przedpłata) nr 173/2009/SZC216 na kwotę 1.204,35 zł była zadekretowana do paragrafu 4210 i przyjęta do ewidencji w paragrafach 4210 w kwocie 1.027,77 zł i 4300 w kwocie 176,58 zł.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS). Opatrzone były ponadto pieczęcią zakwalifikowania wydatku do wydatku strukturalnego, nie zawierały jednak podpisu pracownika dokonującego kwalifikacji. Dostępna dokumentacja nie regulowała sposobu kwalifikowania wydatków do wydatków strukturalnych i osób odpowiedzialnych za wskazania.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, bez umieszczenia podpisu i daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
Zatwierdzona przez Dyrektor dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej nie posiadały przywołanej podstawy prawnej i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej w aspekcie środowiska wewnętrznego, informacji i komunikacji, monitorowania i oceny, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto określenia wersji oprogramowania, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor.
• Plan kont nie zawierał opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 140 oraz kont pozabilansowych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Dyrektor PP 66 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad
i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r.
w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
3. uzupełnienie zasad rachunkowości i instrukcji obiegu i kontroli dokumentów o brakujące zapisy,
4. uzupełnienie planu kont o zasady klasyfikacji zdarzeń,
5. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.