Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W czerwcu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Gimnazjum nr 18, ul. Witkiewicza 40 w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z funkcjonującym systemem gospodarowania mieniem komunalnym będącym w trwałym zarządzie GM nr 18 w aspekcie prawidłowości wynajmu lokali mieszkalnych i użytkowych (w tym powierzchni gruntu).
Wynajem dwóch lokali mieszkalnych następował w oparciu o umowy zawarte odpowiednio 02.07.1983 r. i 01.04.1997 r. Nieprawidłowo określono w nich metraż lokali, stanowiący jedną z przesłanek wpływającą na wysokość czynszu za lokal
(co w konsekwencji spowodowało jego zaniżenie). Powierzchnia lokali wynikająca z zawartych umów najmu wynosiła 70,10 m2 i 53 m2, podczas gdy rzeczywista odpowiednio: 72,46 m2 i 55,56 m2 (dane z dokumentacji inwentaryzacyjnej budynku). Podkreślić należy, iż błędne określenie metrażu w przypadku umowy z dnia 01.04.1997 r. nastąpiło pomimo posiadania ww. dokumentacji inwentaryzacyjnej budynku, opracowanej w styczniu 1989 r.
Nierzetelnie wyliczono też ilość punktów dla przedmiotowych lokali mieszkalnych jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu - stosownie do przepisów zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin. Zgodnie z procedurą określoną ww. zarządzeniem liczba punktów dla lokalu na parterze winna wynieść – 47, a dla lokalu zlokalizowanego na pierwszym piętrze budynku – 45 punktów, podczas gdy stawkę liczono od odpowiednio: 38 i 37 punktów, co stanowiło kolejną przyczynę pobierania zaniżonego czynszu.
Uwagi kontroli dotyczą również sposobu naliczania opłat za używanie ww. lokali mieszkalnych. Zużycie zimnej i ciepłej wody w przypadku jednego z lokali obliczane jest w oparciu o dane podawane przez lokatora, bez cyklicznego uzgadniania stanu zużycia ze strony GM nr 18 (drugi z lokatorów rozliczany w oparciu o średnie zużycie). Podobnie nie dokonywano cyklicznego uzgadniania - w oparciu o stan podliczników - wartości C.O. dla lokali. Spowodowało to, iż obciążenie lokatorów opłatami za C.O. (zużycie za 2009 r.) było niższe od kosztów poniesionych z tego tytułu przez GM nr 18 (koszt – 5257,71 zł. przy obciążeniu w kwocie 4.441,35 zł., a przy wliczeniu opłat za C.W. – 4782,59 zł.). Do wyjaśnienia pozostaje również kwestia naliczania opłat za C.W., a w szczególności czy zużycie C.W. w GJ i opłaty z tym związane stanowią różnicę pomiędzy zużyciem i kosztem ponoszonym przez GM nr 18 (faktura SEC) a GJ wykazywanymi na podlicznikach najemców. Ustalona stawka za wywóz nieczystości w kwocie 3,64 zł./miesiąc/osoba nie stanowi – w ocenie kontroli – stawki adekwatnej do ponoszonych kosztów wywozu nieczystości. Podkreślić należy, że zgodnie ze wskazaniami tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20.07.2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015 - objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł 2,57 m3 na jednego mieszkańca na rok w latach 2002/2003, a w latach 2008/2009 – 2,97 m3. Przy kosztach wywozu nieczystości wynoszących w 2009 r. 53,30 zł. za m3, a w 2010 r. – 57 zł./ m3, wysokość miesięcznej opłaty za wywóz odpadów na jednego najemcę wyniosłaby odpowiednio: 13,19 zł. w 2009 r. i 14,11 zł. w 2010 r., a zatem ponad trzykrotnie więcej niż ustalona stawka.
W przypadku umowy dzierżawy z przeznaczeniem na zainstalowanie reklamy (z dnia 01.06.2006 r. przedłużonej aneksem z dnia 18.09.2009 r.) stwierdzono brak corocznej aktualizacji stawki opłat w stopniu odpowiadającemu wskaźnikowi inflacji, pomimo wyraźnych zapisów umowy dopuszczających tego typu aktualizację (§5 ust. 2 umowy). Również – pomimo zmiany stawek opłat wprowadzonych Zarządzeniem nr 488/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.11.2008 r. w sprawie udostępniania nieruchomości w celu umieszczenia reklam i oznaczeń przedsiębiorcy - dzierżawcy w dalszym ciągu naliczana była opłata w pierwotnej wysokości, co pozostawało w sprzeczności z §5 ust. 5 umowy, według którego w przypadku zmiany uchwały Zarządu Miasta określającej stawki czynszu dzierżawnego, dzierżawca zobowiązany jest do zapłaty czynszu dzierżawnego obliczonego według nowych stawek od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie miesiąca od dnia podjęcia uchwały. Spowodowało to stratę w wysokości 54,90 zł. miesięcznie od 01.01.2009 r. Nie naliczono również opłaty w wysokości trzykrotności czynszu dzierżawnego za bezumowne korzystanie z gruntu w miesiącu czerwcu 2009 r. pomimo, że wnioskodawca wystąpił z wnioskiem o przedłużenie dopiero w dniu 25.06.2009 r. tj. prawie miesiąc po dacie wygaśnięcia umowy; a według §13 ust. 3 umowy – w przypadku złożenia wniosku o przedłużenie umowy dzierżawy nieruchomości komunalnej w celu umieszczenia reklamy, po dacie wygaśnięcia tej umowy z powodu upływu czasu na jaki została zawarta, za bezumowne wykorzystanie nieruchomości komunalnej pobiera się opłatę odpowiadającą trzykrotnej wysokości czynszu dzierżawnego naliczonego według właściwej stawki czynszu.
W toku kontroli stwierdzono przypadki zawarcia umów najmu z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej zw. dalej uchwałą z dnia 16.10.2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustalono też, że w żadnym przypadku nie uzyskano zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2 uchwały z dnia 16.10.2006 r. według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność
m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.
Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u.
Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego nie był jednak – poza kontrolą ogólnobudowlaną 5-letnią z 2005 r., kontrolą instalacji odgromowej z 2009 r. oraz instalacji gazowej w mieszkaniach z 2009 r. - odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego, co było niezgodne z przepisem § 5 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u oraz powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu. Wpisu dot. kontroli ogólnobudowlanej 5-letniej oraz kontroli instalacji odgromowej dokonano ponadto w niewłaściwej tablicy książki obiektu budowlanego tj. w miejscu przeznaczonym do dokonywania wpisu corocznych kontroli, zamiast kontroli 5-letnich.
Nie sporządzono protokołu odbioru prac dot. dostawy i montażu okien pomimo, że zgodnie z § 4 ust. 2 umowy z dnia 03.03.2009 r. płatność nastąpić miała (…) w terminie dwóch tygodni od daty dostarczenia faktury VAT wraz z protokołem odbioru.
Oględziny ksiąg inwentarzowych GM nr 18 wykazały, iż w części pozycji wpisy ograniczono do nazwy przedmiotu oraz wartości cenowych (rozchodu bądź przychodu) bez wskazania daty przychodu (względnie rozchodu) jak i symboli i numeru dowodu. Część wpisów była ponadto korektowana, co pozostawało w sprzeczności z treścią art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (…).
Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych - zaleceń przeprowadzonych w 2005 i 2009 r. roku kontroli ogólnobudowlanych budynków (półrocznych i pięcioletniej)
dot. wymiany zapadniętego podłoża pod posadzkami z ewentualnym podbiciem fundamentów i miejscowym przemurowaniem ścian i filarków południowych, przemurowania słupków kamiennych bramy od strony zaplecza, wymiany instalacji CO (częściowe wykonanie), naprawy nawierzchni sportowych, kompleksowych rozwiązań projektowych oraz robót budowlanych dotyczących prawidłowego i skutecznego odprowadzenia wody opadowej z dachu budynku i z terenu pomiędzy pawilonami, likwidacji zbędnych murków przy nieczynnych wyjściach z pawilonów oraz uzupełnień i napraw tynków elewacji, a także cokołów budynku oraz wykonania naprawy ogrodzenia terenu (częściowe wykonanie).

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM nr 18 aby:
1. usunął wskazane wyżej nieprawidłowości dot. najmu lokali mieszkalnych położonych na terenie szkoły w zakresie metrażu, czynszu i opłat,
2. okresowo uzgadniał wskazania najemców dot. mediów ze stanem liczników,
3. wyjaśnił kwestie związane z obciążaniem najemcy kosztami C.W.,
4. przestrzegał właściwych przepisów oraz postanowień umowy w zakresie naliczania opłat za dzierżawę terenu z przeznaczeniem na zainstalowanie reklamy,
5. przestrzegał postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej oraz uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali,
6. przestrzegał postanowień rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego w zakresie należytego prowadzenia książki obiektu budowlanego,
7. prowadził rzetelnie księgi inwentarzowe jednostki.